日比谷総合設備株式会社

日比谷総合設備は1966年の創業以来、空気調和設備、給排水衛生設備、電気設備、情報通信設備の4分野を業務の核とする総合エンジニアリングサービス企業として設備業界をリードしてきた。なかでも高度な品質が求められるデータセンターでは、診断から設計、施工、その後のサポートまでワンストップサービスで顧客ニーズに対応し、多数の実績を保有している。2023年度に発表した「第8次中期経営計画」では、コア事業を深める、事業領域を拡げる、経営基盤を高める、ESG経営の4つを基本方針として掲げており、いずれも安全・確実な情報をキーにした緊密なコミュニケーションが深く関わってくる。

「私たちは工事会社ですので、お客さまから設計図面などのセンシティブなデータをお預かりすることが少なくありません。このため弊社グループではISMSの認証を取得し、情報セキュリティ体制を構築してまいりましたが、継続的な情報漏洩などのセキュリティ対策の徹底は必須です。しかし、仕事柄、工事現場の数だけ仮設事務所が存在し、そこに業務データを入れたNAS（ネットワーク接続ハードディスク）を持ち込むのが長年の慣習になっていました。万一の紛失・盗難などの情報漏洩のリスクを解消するための、有効なセキュリティ対策が重要だったのです」と管理本部ICTソリューション部長の石川希典氏は、従来のデータ管理の在り方に潜む危険性を指摘する。

さらに、管理側の観点からの問題もあった。なぜなら、現場では壊れない限り、数年にわたり同じNASを利用するケースが多く見受けられたためだ。「万一、NASが壊れてデータが消失したら仕事が回らなくなります。数年に1度は買い替える必要があるのですが、なかなか現場で利用されるすべてのNASの状況を把握するのは困難でした」と保守に関する面でも大きな問題があったと石川氏は続ける。

そんな折、新型コロナ感染症の蔓延により、テレワークへの対応など従来の働き方を見直す必要が出てきた。事業所、現場の仮設事務所のみならず、自宅などでもロケーションを問わず業務を回せるような環境整備が求められるようになり、やはりそこで問題になったのもデータだった。「これまでデータは個人や現場単位で所有していることが多く、デスクと現場、現場とお客さまといった社内外でデータを共有する受け渡しには、ひと手間、ふた手間の稼働がかかっていました。すべてのデータを関係者でリアルタイムに共有でき、利活用できる新たなデータプラットフォームの構築が必要になっていたのです」（石川氏）

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データ共有プラットフォームの構築にあたり、同社ではオンプレミス、クラウドを含めた複数サービスの比較検討を開始する。「いろいろなサービスを比較したのですが、やはり設備導入のいらないクラウドサービスに絞られました。セキュリティの高さ、信頼性や実績、柔軟なアクセス権限の付与など多彩な機能、データ容量が無制限という使い勝手の良さや他システムとの連携メニューの豊富さなどで、最終的にはBoxに軍配が上がりました。実際に弊社では現在、基幹システムや社内ポータルと連携させ情報のBoxへの一元化を進めています。」（石川氏）

ちなみにBoxとは、ストレージ容量無制限でファイル共有や業務アプリケーションとのシームレスな連携を可能にする、世界で10万社以上の企業に選ばれるクラウドストレージ。さまざまなコンテンツの一元的な管理、共有により社内外のコラボレーションを活性化、業務効率の向上を実現するサービスだ。日本国内でBoxを利用する場合、パートナーの選定も重要なポイントになってくる。

「データセンター構築など仕事上のお付き合いもあり、自社のICT基盤でもさまざまなサービスを利用しているNTTコミュニケーションズをパートナーに選定しました。自社のICT環境に精通していることに加え、Boxに詳しい担当者主導のもとできっちり導入体制をつくってくれたことも助かりました」（石川氏）

こうして、同社のBox導入プロジェクトはスタートした。まず無料期間を利用して東京の現場で試験運用を行ったところ、現場でもすんなり受け入れられたようだ。「これまで利用していたNASの画面とBox Drive画面の見た目が似ていたので、現場が混乱することなく使えたようです。さらに、+αの効果としてデスク側の社員がデータを見て、現場のサポートできるようになったことも大きかったと思います」と、ICTソリューション部の石田純也氏は試験運用の成果を振り返る。確かな手応えを感じた同社では徐々に導入規模を拡大していき、最終的には全社でBoxを利用できる環境が完成した。

「NTTコミュニケーションズにお願いして良かった点は、Box管理クラウドという管理者向けの機能を多数備えた無料ツール^※が用意されていることです。これは管理側の立場としては非常に大きなメリットだと感じています」（石田氏）

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Boxの導入により、日比谷総合設備にさまざまな効果が生まれた。まず、現場のNASが順次撤廃されたことで盗難・紛失などによる情報漏洩のリスクがなくなった、さらにNASの故障により業務データが失われるという保守保全に関する心配もなくなった。しかも、データをBoxに集約し、関係者がいつでも閲覧できるようになったことで、これまで個人や現場に紐づいていたデータの共有が格段に効率化された。現在、1/3の従業員が図面共有などでモバイルやタブレットでもアクティブにBoxを利用している状況だという。

「図面はもちろん、写真もBoxのアプリで撮れるので現場の進捗状況が共有できるようになったと聞いています。さらに、デスク側の管理職はいくつも現場を掛け持ちしており、現場が立て込んでいるときはなかなか必要なデータがもらえなかったりするのですが、いまではBoxにデータが集約されているのでデータの確認、管理がしやすくなったという話もあります。加えて、Boxシールドというセキュリティ機能によりNASではできなかったリアルタイムなウイルス・不正アクセスの検知が実現でき、管理者側としては大変助かっています。そこが従来のNASとの大きな違いですね」（石田氏）

「もちろん現場だけでなくデスク側での部門横断的な情報共有のほか、弊社グループで運用している社内ポータルサイトのコンテンツ格納先としても活用しており、情報共有の基盤としてBoxは完全に定着しています。とはいえ、まだまだ現状は情報の保管場所という用途がメインです。もっといろいろな用途で使ってもらうために最近はICTソリューション部が支店や現場に赴き、講習会を開いています。想定以上に参加者も多く、評判もいいため、今後、全社的にBoxの機能をフル活用していく機運が高まっていると感じています（石川氏）

現在、日比谷総合設備のグループ全社にBoxの導入が拡大し、さらに情報共有が活性化しているという。「自社導入をフォローしてもらった際のノウハウを活かし、外部の手を借りることなく私たち主導でグループ全社へのBoxの導入を進めました。私たちは基幹システムで管理しているのですが、グループ会社の中にはBoxを活用して改正電子帳簿保存法に対応する取り組みなども進んでいます。」（石田氏）

最近、日比谷総合設備でもBoxを活用したPPAP対策が完了しています。「今後、Box内の情報を有効活用するために、効率的な情報検索などにAIの機能も積極的に使っていきたいと考えています。豊富な知見を持つNTTコミュニケーションズには、これまで通りの手厚いサポートを期待しています」（石川氏）

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