いまさら聞けないインボイス制度について詳しく解説

インボイス制度をおさらい

事業者間で交わされる請求書や領収書のことを「インボイス」と呼び、インボイス制度の正式名称は「適格請求書等保存方式」と言います。これまでは、企業によって請求書の方式もさまざまでしたが、インボイス制度開始後はこれを「適格請求書」にすることが原則となりました。もし、正しい方式の適格請求書を発行・保存していない場合、仕入税額控除が受けられなくなります。

適格請求書には以下の項目を記載する必要があります。

• 適格請求書発行事業者としての登録番号（税務署への登録申請後に発行）
• 税率ごとに区分し、合計した税抜きまたは税込みの金額と適用税率
• 税率ごとの消費税額

例：
8%対象 合計10,000円　→　消費税800円
10%対象 合計20,000円　→　消費税2,000円

2019年10月の消費増税から、10%と8%の税率を耳にするようになりました。私たちの日常で言えば、イートインなのか、テイクアウトなのかで消費税が変わるシーンが正にこれです。同じ商品の領収書でも記録を明確にしておかないと、正しい消費税額を受け取っているのかがわかりません。

つまり、同じに見える取引であっても、請求書や領収書が2パターン存在する事となります。税率・税額がわかるように明記しないと混乱するのでわかるように明記しましょう、というのがインボイス制度の原点です。

インボイス制度対応において必要な準備

すでに制度はスタートしていますが、事前準備は万全でしょうか？済ませておくべきことも改めて確認しましょう。

1　登録申請

まず初めに適格請求書発行事業者の登録申請です。「インボイスの申請」はこの登録を指します。もし、まだ登録申請が済んでいない場合は、速やかに所轄の税務署にお問い合わせ、申請する必要があります。

2　必要書類の雛形作成

申請が無事完了すれば、登録番号が発行されます。事業者は、登録番号、適用税率、消費税額を請求書や領収書に明記できるようになり、上述した「適格請求書」の発行も可能となります。もちろん、発行したものは保存しておく必要があり、保存義務期間はこれまで通り７年間です。
請求書、領収書以外にも、見積書、注文請書、納品書、など、必要に応じた雛形を準備しておきたいところです。なお、レシートや領収書は適格簡易請求書となりますから、控除証明として利用可能です。

3　取引金額などの表示方法

税額の端数は、四捨五入、切り捨て、切り上げを自由に設定可能です。ただし、端数処理は税率毎に1回だけで、商品ごとは不可です。こちらも決めておきましょう

4　インボイス対象書類を取引先に通知

もう制度はスタートしていますが、今からでも遅くはありません。取引先に対しては互いに必要な変更内容を確認し合い、適正な書類を揃えておくと安心です。

5　相手が消費税課税事業者の場合

仕入税額控除のために書類の保存が必要です。どの書類がインボイス対象なのか共有しましょう。
ほとんどの場合は、請求書か領収書が対象となりますので、この2つは単独でインボイス対象であると示せることが望ましく、また相手にも親切です。

6　自社が発行したインボイス対象書類のコピーを保存する方法

発行したインボイスを紙にてファイリングしている事業者でもPC上やクラウド上にデータを保存しているケースが大半かと思います。フォルダーの場所、管理方法、バックアップやセキュリティーのルールまで、しっかりとルール化しておき、過去7年分は遡れるように保存する必要があります。

7　取引先から受ける請求に対する対応

請求する側よりも、請求される側の時が要注意です。
まだインボイス制度は始まって間もないため、取引先によってはインボイスに精通していないケースも考えられます。不足している情報、こちらの要望を明確に伝え、対処できるようにしておきましょう。

8　免税事業者は？

自身が免税事業者、つまり課税対象とならない事業者の場合、制度開始の2023年10月1日までに、課税事業者になるのか否かの判断をしておく必要がありました。もし、今も免税事業者のままである場合は、インボイス申請・登録ができていませんので登録番号も当然付与されていません。すなわち、インボイスに対応した「適格請求書」が発行できない事業者ということになります。
今後は、インボイスに対応している事業者であることを取引条件とする事業者も増えていく可能性があることから、取引そのものを失ってしまうリスクが生じます。こうしたリスクを回避するためにも、必要であればインボイス登録を済ませましょう。

9　改めてインボイスについて社内や取引先への確認を

まだインボイス制度が動き出したばかりですので、手探りで対応している事業者も少なくありません。早い段階で社内および取引先に確認し、インボイスに正しく対応した雛形で取引を継続できると安心です。

インボイスは電子交付OK！

昨今では請求書、領収書を郵送するよりもデータで送受信する事業者も徐々に増えてきています。未だに郵送やFAXを選ぶ事業者もいますが、インボイスは電子交付が可能であること、紙から電子に転換することによる業務の効率化を考えると、これを機にますますビジネスシーンでは電子化が進むことは容易に想像できます。

電子帳簿保存法を知る重要性

インボイスとセットで電子帳簿保存法も抑えておきましょう。

電子帳簿保存法とは1998年7月に施行された法律です。
税務関係の帳簿・書類は紙でファイリングしてしっかりと保存している時代が続いていました。当然、これでは保管スペースも埋まり、全国の事業者が使う紙の量も莫大になります。1998年に電子帳簿保存法が施行されたことで、電子取引データでも帳簿・書類を保存できるようになりました。もちろん保存の方法などルールはありますが、これも時代の変化と共に、少しずつ改定がされてきました。

電子帳簿保存法において事業者なら知っておきたいこととしては、2022年1月1日より施行された改正電子帳簿保存法です。主な改定ポイントの1つとして「電子データでやり取りした取引のデータ保存が義務化された」という内容があります。

2024年から改正電子帳簿保存法の義務化開始

改正電子帳簿保存法の完全移行により、電子取引データの保存が2024年1月から義務化されました。
領収書や帳簿書類は過去７年分の保存をしなければなりませんので電子化での帳票保存を検討している事業者は保存している紙媒体を電子化し、データ保存を軸とした新たな管理体制に移行しなければなりません。

請求書業務を見直すタイミングは今！

インボイス制度が開始となり、改正電子帳簿保存法を見据えた現在、請求書業務の運用・管理を見直す最善のタイミングです。インボイス制度に対応した適格請求書の作成、管理を行い、煩雑になる請求書業務をミスなく、効率的に実施し、請求書を電子データとして保管することにより、法制度への対応と業務プロセスの見直しによる効率化を同時に実現すべく検討を始めてはいかがでしょうか。

クラウド型の請求書電子化支援サービスの活用でアナログ業務から脱出脱却！

法制度への対応に伴う、請求書業務のプロセス見直しにおいて、クラウド型請求書電子化支援サービスを導入することをお勧めします。煩雑な適格請求書の作成、管理・保管、取引先への送信、並びに取引先から受領した請求書の確認、管理・保管において請求書をデジタルデータとして一元管理することが可能となります。また、今までは販売管理システムや経理システムへ請求書データを手入力していた作業も既存システムと請求書電子化支援サービスをデータ連携することで人を介した作業をなくし、人的なミス抑制することで、請求業務全般の効率化につながります。

こちらの記事もご参考ください： 請求業務とは｜課題や問題点と請求業務電子化のメリットを紹介

まとめ

すでに動き出したインボイス制度。インボイスの申請・登録はもちろん、適格請求書を始めとした各種書類の雛形準備、業務運用の検討、取引先との連携を済ませることが大切です。
また、今後の請求書業務の更なる効率化を見据えて請求書の電子化サービスの導入検討をするには、正に今が良いタイミングでしょう。
NTTコミュニケーションズが提供する「BConnectionデジタルトレード」は、クラウド型請求業務の電子化支援サービスです。請求における取引情報をデータとして扱い、請求書の電子化と請求業務の効率化を推進します。請求書の受取・発行のどちらにも対応しており、どちらの業務も一元管理が可能です。今までのように紙の請求書の場合に生じる保管スペースが不要となり、業務の手間や間接コストも削減可能です。インボイス制度や改正電子帳簿保存法にも対応し、請求書のスムーズな管理や業務効率化を実現する「BConnectionデジタルトレード」を、ぜひご検討ください。