【経理・管理部門必見！】請求書をクラウドで管理・発行すべき理由とその方法を解説！

クラウド請求書とは何？

クラウド請求書とは、請求書を電子化する方法の1つです。クラウドとはサーバーやソフトウェアを準備せずに、インターネットを通じて必要なサービスを必要な分だけ利用する考え方のことです。クラウド請求書は請求書などの発行、送付、受取、管理をクラウド環境で行うことを指します。

請求業務の電子化・システム化が進む理由

近年、請求書の電子化やシステム化が急速に進んでいます。理由として、以下のようなことが関係しています。

業務効率化と費用削減

業務効率化や費用削減を目的としたペーパーレスの促進のため、請求業務の電子化やシステム化が求められています。

紙の請求書をやめ、電子に切り替えることで次のようなメリットがあります。

• 書類の送付に時間がかからなくなる
• 紛失のリスクが減る
• 紙への押印が不要
• 保管スペースが不要

紙の請求書を郵送で送付すると、取引先に届くまで時間を要します。急な変更や修正などがあると、期日までに請求書が届かない可能性もあります。また、紙の請求書には紛失のリスクがあります。紛失した書類を探すのも時間が必要ですし、最悪、見つからないことも考えられます。
ペーパーレスにすることで、郵送時間はかからず、紛失リスクも抑えることができます。

日本では、紙の請求書に押印することで承認する商習慣があり、担当者の出社のタイミングなどが理由でなかなか押印を受けられず、承認に時間がかかるケースもあります。ペーパーレスにすると、データで書類を確認することになり出社せずにすむため、速やかに承認作業を進められるようになります。

さらに、紙の請求書を保管するにはスペースが必要ですが、電子化することによりクラウド上で保管するため、保管場所の確保をする必要がなくなります。

ペーパーレスについて詳しくはこちらの記事をご確認してください。

ペーパーレスの必要性や方法などについてご紹介

電子帳簿保存法に対応

電子帳簿保存法とは、原則として紙で保存することになっている帳簿などを、電子データで保存することを認めた法律です。1998年に施行されてから、複数回の改正を重ねてきました。2022年1月の改正では、適用の条件が大幅に緩和され、多くの事業者に関係するようになっています。

改正の主なポイントは以下の点です。

• 特例のための承認制度の廃止
• タイムスタンプ、検索に関する要件の緩和
• 電子取引データの書面保存廃止

今までは電子帳簿保存法の特例を適用するために、税務署に申請をして承認を受ける必要がありました。申請は電子帳簿保存法の適用開始の3カ月前までにする必要があり、その準備は大変負担の大きなものでしたが、改正によって事前承認が廃止されたため、電子帳簿保存法の特例を受けられるようになりました。
また、タイムスタンプの付与や保管している電子データの検索要件も緩和され、総じて多くの企業が国税関係帳簿書類などの電子化を導入しやすくなりました。
一方で、電子取引データは、電子のまま保存することが義務化され、印刷して書面で保存することは廃止されました。従来のように紙に印刷して保管することはできません。
※電子取引における電子データ保存の義務化は、広く影響があり対応できない事業者が多くいるため、2年間の猶予期間が設けられています。一定の要件化で宥恕措置を受けることができます。

電子帳簿保存法について詳しくはこちらの記事をご確認してください。

改正が続く「電子帳簿保存法」！度重なる改正内容や電子帳簿保存法について徹底解説

在宅勤務やテレワークの普及

請求書の印刷、捺印、発送業務のためにテレワークでは請求業務が完結しないケースも多くありました。クラウド請求書にすることで、請求書の印刷と捺印は不要、郵送する代わりにインターネット上での送信になるため、いつでもどこからでも請求業務ができるようになります。

クラウド請求を導入するメリット

クラウド請求を導入することで、次のようなメリットがあります。

コストの削減ができる

郵送コストや紙・切手代などを抑えることができますが、併せて紙の請求書の場合は関連する工数の削減効果もあります。社内配達や印刷、スキャン、データ転記、ファイリングなど細かい作業ですが、月1,000通もの請求書を処理する稼働工数は年間で500時間以上もの試算となりますクラウド請求を導入することでこの請求書理に関連する稼働を大きく削減することができます。

場所や時間関係なく、やり取りができる

クラウド請求なら、場所や時間に関係なくやりとりができます。そのため、上司の不在などで上長承認を得るのに時間がかかっているような場合でも、出先からの確認が可能で業務時間の短縮が図れます。

グローバル対応ができる

前述した通り、クラウド請求なら場所や時間を問いません。国や地域を問わずに請求対応が可能です。プラットフォームによっては外貨対応しているものもあり、郵送などによるタイムラグやコストもかからないため、請求業務のグローバル対応が可能です。

BConnectionデジタルトレードは請求書電子化を支援します

NTTコミュニケーションズが提供するBConnectionデジタルトレードは、請求書電子化プラットフォームであるTradeshiftと連携したサービスであり、お客さまの請求書業務の電子化を支援します。BConnectionデジタルトレードには以下のような特徴があります。

請求書電子化と請求業務効率化を推進

請求業務の電子化を通じて業務効率化を実現するうえで、次の2点が重要になります。

• 請求業務がクラウド上で完結すること
• 取引先を含めたサポート体制

受け取った請求書は仕分けや支払い承認などの複数の工程を経て処理されます。Tradeshiftは請求書の作成・送付・受取などの一連の工程をすべてプラットフォーム上で処理できます。さらに、BConnectionデジタルトレードは、承認フロー機能を提供しており、受領した請求データについて仕訳情報を登録し、支払い承認のための社内回覧もクラウド上で実現できます。

また、請求業務は取引先とのやり取りが多い業務です。電子化を進めるためには取引先が協力してくれるかどうかも重要になります。

BConnectionデジタルトレードではアプリを利用することで、FAQの閲覧やお問い合わせの受付など、取引先を含めた支援をご提供することが可能です。

お使いの会計・販売管理システムとの連携が可能

BConnectionデジタルトレードはお使いの会計・販売管理システムなどと柔軟に連携できます。今まで手作業で投入していた請求データも自動で連携することが可能となります。

手作業での作成やデータ入力するよりも短時間でミスなく進められるのがメリットです。

まとめ

クラウド請求書とは請求書を電子化する方法の1つで、インターネット上で提供されるサービスを使って請求書の発行・送付・受取・管理ができます。テレワークに対応しやすく、業務効率化や費用削減を進める選択肢の1つとなります。2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法や2023年10月から開始されるインボイス制度への対応を見据えて、近年、急速に普及しています。

NTTコミュニケーションズが提供するBConnectionデジタルトレードは企業の請求業務の電子化を支援します。インボイス制度や電子帳簿保存法に対応し、海外の取引先でも利用できるプラットフォームと協業して、既存のシステムとの柔軟なデータ連携や社内回覧をクラウド上で完結させる承認フローなどの機能を提供しています。