請求書の正しい書き方をご紹介！注意点や書き方の例まで詳しく解説

請求書とは

請求書とは、商品やサービスの対価を請求する際に発行する書類です。請求書を作成・送付することで、請求金額を取引先に知らせるだけでなく、取引した商品や提供したサービスの種類や個数など、取引内容を双方で確認できます。

法的には請求書の書き方や形式に決まりはないのですが、記載したほうが良い項目などがありますので、トラブルを防ぐためにも基本的な請求書の書き方をご紹介します。

請求書に必要な項目

請求書の書き方に決まりはないと言っても、実務として必要な事項や慣習、マナーとして記載しておくべき項目はあります。

以下の6項目は、以前の請求書と同様の内容でも必ず記載しましょう。また、最上部には「請求書」と題目を記載し、受け取った方がすぐに請求書だとわかるようにしておきます。

請求書発行者

誰からの請求書なのかを明確にするために、請求書発行者を記載します。企業名だけでなく、住所や電話番号も合わせて書くことがあります。

請求書宛先

請求先の会社名や個人名を記載します。発行者同様、住所などを書くかどうかは会社のフォーマットによります。所属部署や担当者名も書くと親切です。

請求内容（取引内容）

取引内容を詳しく記載します。具体的には以下のような項目です。

• 取引した品名（サービス名）
• 単価
• 数量
• 金額

請求書は、取引内容の証明書としても使われる場合があります。何を何個取引したのかがわかるように、取引したメニューごとに記載しましょう。

請求金額

請求金額を明記します。請求書にはさまざまな数字が書いてあるので、取引先が振り込む金額を間違えることがないように文字を大きくしたり別枠にするなど、見やすく記載しましょう。

支払期限

請求金額の支払い期限を記載します。通常、支払い期限は契約時や発注時に決められています。請求書に支払い期限を記載する理由は、お知らせではなく取引先へのリマインドと自社の入金確認のためといった意味合いが大きいです。

振込先

振込先は前回と変更がない場合も詳しく記載します。具体的には以下の事項を書いておきましょう。

• 銀行名
• 支店名
• 預金種類
• 口座番号
• 口座名義

口座名義はカタカナで記載します。また、銀行コードや支店コードも書いておくと丁寧です。

請求書の書き方の例

請求書に決まった書式はありませんが、以下でご紹介する書き方のものが多いです。

一般的なビジネス文書同様、宛先を左上に、請求書発行者を右上に記載します。宛先の下には、請求金額を明記し、その下に取引内容を項目ごとに表にします。

事前に話し合って決めていた支払期限や、振込先も領収書を発行するたびに必ず記載すると良いでしょう。これらの記載場所については特に決まりはありません。

請求書の書き方の注意点

請求書の書き方で注意したい点を3つご紹介します。

事前に確認しておくこと

請求書を作成する前に、以下のことを確認しておきましょう。

• 支払い期限
• 振り込み手数料は誰が負担するのか
• 消費税の扱い

支払期限は前述の通り、契約時や発注時に決まっています。契約や発注の書類を確認し、事前の取り決め通りに記載しましょう。

振り込み手数料をどちらが払うのかや、消費税の小数点以下の扱いについても確認します。消費税は小数点以下を切り捨てることが多いですが、繰り上げの場合もあります。支払期限と合わせて契約や発注時に確認しておくのがおすすめです。

「御中」と「さま」の使い方

取引先に使用する敬称に「御中」と「さま」があります。「御中」は会社や団体、官庁などの組織宛に、「さま」は担当者などの個人宛に送付する際に使用します。

次のようなケースは特に注意しましょう。

• 社名と部署名で送付する場合……「会社名、部署名、御中」と書く
  • 例：〇〇会社〇〇部署 御中
• 社名と個人名で送付する場合……「会社名、個人名、さま」と書く
  • 例：〇〇会社〇〇（個人名）さま
• 社名、部署名、個人名で送付する場合……「会社名、部署名、個人名、さま」と書く
  • 例：〇〇会社〇〇部署〇〇（個人名）さま

「御中」と「さま」は同時に使うことはできず、宛名の最後にどちらか一方を書きます。

請求金額は税込みで記載

請求金額は税込みで記載します。

また、取引内容ごとの金額と消費税額も記載します。これらの記載内容は、消費税法にて課税対象者や免税対象者、税額の計算方法などに関わってくるため必要です。

請求書に記載ミスをした場合

請求書は、お金に直接関わる書類なのでミスなく作成するのが理想ですが、発行数が増えるとミスが発生してしまいます。

書類にミスがあった場合は、二重線と訂正印を使って正しく書き直す方法が一般的です。しかし、請求書は軽微なミスであっても二重線と訂正印を使った方法は原則使われず、誤りを訂正した書類を再発行します。

書類を再発行する場合は、二重請求を防ぐために題目を「請求書（再発行）」とするなど、再発行した請求書であることがわかるようにします。また、備考欄に再発行日と「金額訂正のため再発行」と記載すると丁寧です。

請求書の訂正は急ぎであることが多いですが、信書のため宅配便では送れません。

請求書の発行と管理を効率的に進める方法

請求書は、書き方だけでなく、発行や管理に手間がかかります。より効率的に請求書に関する業務を進めるための方法をご紹介します。

請求書を電子化する

請求書を電子化することで、請求書に関する業務を効率化できます。具体的には以下のような点です。

• ペーパーレスが進む
• システムを導入するとミスが減る

請求書を電子化することでペーパーレスが進み、請求書の印刷や郵送、管理に関わる業務やコストが削減されます。

また、請求書電子化システムを導入することで、請求書作成の業務フローが確立されミスが発生しにくくなります。また、販売データなどと連携させることで効率的に請求書を作成することも可能です。

BConnectionデジタルトレードで請求書の電子化

NTTコミュニケーションズが提供するBConnectionデジタルトレードは、請求書の電子化支援サービスです。会計システムと連携でき、データ入力などによるミスが防げます。

請求書作成画面はシンプルで直感的に操作ができ、導入時に長期間の研修やマニュアルが不要です。取引先が対応してくれるのか心配な方も多いと思いますが、取引先への導入支援も実施しています。

適格請求書にも対応

BConnectionデジタルトレードは、2023年より導入されたインボイス制度にも対応しています。インボイス制度は、正式名称を適格請求書等保存方式と言います。制度について詳しくは以下の記事でご紹介していますが、制度導入の目的は正確な消費税額を把握することです。

2019年10月に導入された軽減税率により、税額が8％と10％の2種類になりました。取引ごとの税率を正しく把握するために、インボイス制度では取引内容の税率や消費税額を記載する必要があります。

BConnectionデジタルトレードは、インボイス制度に対応しています。ユーザーは適格請求書発行事業者番号を取得・登録することで、適格請求書の要件を満たした請求書を作成・発行することができます。

インボイス制度とは何？その意味や今後の対策方法について解説 | NTTコミュニケーションズ法人のお客さま

まとめ

請求書の書き方には決まった形式などはありません。しかし、記載するべき事項や注意点があります。正しい請求書の書き方を知って、発行側・受信側共にトラブルなく請求書業務を進められるようにしましょう。

請求書の発行や管理を効率的に行うには、請求書の電子化がおすすめです。ペーパーレスにより紙の請求書の発行や管理に関わる業務が減るほか、専用システムを導入することで業務フローが確立されミスが減ります。

BConnectionデジタルトレードは、現在使用中の会計システムと連携可能で販売管理データなどから請求書を作成できます。作成画面も紙の請求書をイメージさせるシンプルなもので、長期の研修をしなくても使いはじめることができます。

インボイス制度にも対応しており、ユーザーは適格請求書を作成・発行することができます。