請求書のPDF送付は大丈夫なのか？今後の対策についても詳しくご紹介

請求書をPDFで送付してもいいのか

請求書をPDF形式で送付することは、法律的には問題ありません。また、税務調査が入った場合も、取引先名や金額、取引日などが記載された請求の意志が確認できる書類と、それに沿って正しく入金が処理されたことが確認できれば紙でもPDFでも書類の形式は問いません。

注意したいのが、請求書の送信側と受信側の双方が「正式な書類である」と認識できているかどうかです。双方が正式な書類として認識し、入金が行われたのであれば法的な効力があるとみなされます。

しかし、今まで紙で発行していた請求書を双方で確認することなく、急にPDFでの送付に変更してしまうと法的な効力を持たない可能性が出てきます。トラブルを未然に防ぐためには、請求書の形式や書式を変更する際は取引先へ事前に相談をしておくことをおすすめします。

請求書をPDFで発行するメリットとデメリット

請求書をPDFで発行すると、メリットだけでなくデメリットもあります。導入を考えている場合は、デメリットも理解したうえで検討しましょう。

メリット

請求書をPDFにするメリットは、ペーパーレスが進むので紙に関わる業務が減ることです。請求書のペーパーレス促進では、次のようなメリットが挙げられます。

• 紙の請求書の印刷、封入、郵送業務がなくなる
• 紙代、インク代、郵送費の削減
• 紙の請求書を保管する場所やキャビネット、ファイル代が不要

紙の請求書は、作成や管理に人や時間、お金がかかります。PDFにすることで、それらが不要になるためコスト削減につながります。

また、請求書をPDFにすることで、メールなどを使ってすぐに取引先に届けることができるのもメリットです。特に、再発行や修正が必要になった場合に迅速に対応でき、郵送時間がかかって期限に間に合わないといった心配が減ります。

デメリット

請求書をPDFにする際のデメリットは、PDFで請求書を作成・管理するための新しいシステムの導入によるものです。大きく分けると以下の2つが考えられます。

• 新システム導入のコストがかかる
• システムに合わせた業務フローへの変更

請求書をPDFで作成して管理するために、新しいシステムを導入する場合は費用がかかります。ランニングコストだけでなく初期費用も必要です。業務フローの変更も必要で、移行期は混乱もあるでしょう。一時的に請求書に関する業務の効率が悪くなる可能性も考えられます。

もし、PDFではなく紙の請求書を継続して使いたいといった取引先があった場合、個別で紙の請求書のままでの対応が必要です。業務フローが複雑になる可能性も考えられます。

請求書をPDFで送付する際のポイント

請求書をPDFで送付する際に、押さえておきたいポイントをご紹介します。

改ざんできないデータ形式にする

請求書が改ざんできないようにデータ形式を確認します。請求書は、WordやExcelを使って作成する場合が多いですが、そのままの形式では数値の変更が可能です。

PDFに変換して送付することで、データの改ざんが行いにくくなります。

押印を廃止する

日本の商習慣として正式な書類には押印するのが一般的でしたが、請求書は押印がなくても法的に問題がありません。また、政府が2020年6月に押印の廃止を掲げたことで、企業でも押印を廃止する流れになってきています。

しかし、トラブル防止などの観点から、押印したもののみを受理する企業もあります。基本的には押印の廃止を進め、取引先によっては電子印鑑などで対応すると良いでしょう。

パスワード設定による管理

請求書には以下のような重要な情報が記載されています。

• 取引内容
• 金額
• 口座番号

万が一、送信先を間違えてしまっても、担当者以外に内容を見られることがないよう、パスワードを設定すると良いでしょう。

ただし、パスワード付きZIPファイル（PPAP）による送付は、おすすめできません。ウイルスの混入などが判別しにくく、受け取れない設定にしている企業もあるためです。

情報漏洩のリスクを防ぐ

情報漏洩の原因の多くは人的ミスです。特に送信先のメールアドレスを間違えたなどの不注意による情報漏洩は、細かな確認で減らせる可能性があります。以下のような点に気をつけると良いでしょう。

• メールアドレスは間違っていないか
• 担当者に変更はないか
• メールアドレスの送信先と請求書の送付先は合致しているか

月末にまとめて請求書を送る場合、取引のある別の企業に請求書を送ってしまうといった間違いが起こりやすいです。宛先とメールアドレスを必ず確認します。

請求書をメールで送付する際の注意点については、こちらの記事で詳しくご紹介しています。

請求書をメールで送る際の注意点やルール、郵送との相違点 | NTTコミュニケーションズ法人のお客さま

誤ってExcelファイルを送付してしまった場合も有効？

請求書は、ExcelやWordなどを使って作成している方が多いでしょう。前述した通り、改ざんされないようにPDF化を推奨しますが、誤ってExcelのままで送付してしまっても法的には問題がありません。送信側と受信側の双方が認めていれば、どのような形でも請求書として有効です。

ただし、ExcelやWordは数値が変更できてしまう点が問題です。改ざんは不正行為であり許されませんが、悪意なく操作ミスで数字などが変わってしまう場合も考えられます。トラブルを防ぐためにも、PDFに変換するようにしましょう。

今後対策が必要な電子帳簿保存法

2022年より改正された電子帳簿保存法では、電子取引における紙保存が禁止され、データで保存することが義務づけられました。電子帳簿保存法に対応するためには、クリアしなくてはいけない保存要件がいくつかあります。

• 真実性の確保
  • 改ざんの防止
  • 一定水準以上の解像度
• 可視性の確保
• 保存期間は7年

PDFの請求書をメールで送付する場合、電子取引に該当するため、上記の要件を満たす必要があります。真実性の確保のためにタイムスタンプを付与したり、検索機能を備えたシステムを自分たちで作成できる企業はごく一部に限られるでしょう。

そのため、電子帳簿保存法に対応しているツールを使うことをお勧めします。ユーザーが意識することなく電子取引データの保存要件を満たすことが可能です。

電子帳簿保存法についての詳細は、こちらをご覧ください。

改正が続く「電子帳簿保存法」！度重なる改正内容や電子帳簿保存法について徹底解説 | NTTコミュニケーションズ法人のお客さま

【2022年改正！】電子帳簿保存法の改正点を解説！ | NTTコミュニケーションズ法人のお客さま

BConnectionデジタルトレードのメリット

BConnectionデジタルトレードは、クラウド型の請求書電子化支援サービスです。請求データを電子で扱い、クラウド上で取引先と請求書のやり取りをします。電子帳簿保存法で求められる保管要件を満たしているため、電子でそのまま保管できます。

また、基幹システムとの連携もでき、販売管理システムのデータをもとにした請求書の作成や、受領した請求書の仕分け情報の登録などもできます。

さらに、事前に登録した相手のみと請求書のやりとりが可能なため、架空請求のリスクも少なく安心です。

まとめ

請求書のPDFでの送付は、送信側と受信側の双方が事前に了承していれば法律的には問題ありません。請求書をPDFで送信するとペーパーレスが進み、紙を取り扱う業務が削減できるメリットがあります。しかし、業務フローの変更やシステム導入のためのコストがかかる点はデメリットです。

また、ExcelやWordで作成した請求書は改ざんされないようPDFに変換して送付し、押印の廃止や情報漏洩防止への対策も必要になるでしょう。

さらに、2022年には電子帳簿保存法が改正され、保存要件に変更がありました。企業が保存要件に対応するのは大変なので、システムや専用ツールの導入がおすすめです。

BConnectionデジタルトレードは請求書電子化サービスで、請求データをPDFではなくテキスト形式で扱い電子化し、デジタルインボイスに対応できます。電子帳簿保存法の保管要件にも対応しているため、システム上で請求書の管理が可能です。基幹システムとの連携や改ざん・情報漏洩のリスクも削減できます。