コスト削減にも繋がる入退室管理システムの導入メリット

入退室管理システムとは？

入退室管理システムとは、スマートフォンやICカード、生態認証などの仕組みを利用し、ビルやオフィスなどの建物の入退室管理を行うシステムのことです。

IT機器が広く普及する前にも入退室管理は行われていましたが、入退室の時刻や名前を明記するなど、手入力で記録するのが一般的でした。しかし、現在は入退室管理システムのお陰でスマートフォンなどを専用機器にかざすだけで誰がいつどこに入退室したのかを記録することができます。

基本的に入退室管理システムは、部外者の侵入を防止するために導入されます。また、製品の中にはシステム連携できるものも多く、勤怠管理なども行うことが可能です。

入退室管理システムを導入する3つのメリット

入退室管理システムを導入するメリットは、大まかにわけて3つあります。具体的にどのようなメリットがあるのか詳しく解説しますので、ぜひチェックしてみてください。

セキュリティが強化される

1つ目のメリットは、セキュリティが強化されるという点です。

入退室管理システムを導入すると入室を許可する人とそうでない人に振り分けることができます。つまり、建物に部外者が侵入してしまうリスクを排除することができるので、建物全体のセキュリティが向上するでしょう。

また、区域ごとに入退室を人によって制限することも可能です。例えば、建物の3階には機密情報などが保管されているため、経営者や幹部のみ入退室を許可し、そのほかの従業員は入退室を拒否するなど、人によって権限の有無を変えることができます。これにより、外部に情報が流出するリスクを減らすこともできるので、その点も入退室管理システム導入のメリットです。

勤怠管理業務の効率化が図れる

2つ目のメリットは、勤怠管理業務の効率化を図ることができるという点です。

導入する入退室管理システムによって異なりますが、勤怠管理システムと連携することができます。これにより、出社や退社の時刻も自動で記録することができるので、企業は従業員の勤務状況を正確に把握することが可能です。

入退室管理システムと勤怠管理システムを連携することで、従業員は出社・退社の度にタイムカードを打刻する必要がありません。また、打刻忘れなどによって発生する勤怠管理業務の手間も抑えられるので、企業にも大きなメリットです。

コスト削減につながる

3つ目のメリットは、コスト削減です。

入退室管理システムを導入していない場合、入退室チェックを行うために24時間警備員を配置しなければなりません。もちろん、警備員を稼働させるためには人件費がかかります。また、勤怠管理が手動になることで、業務負担が増えるため、残業代なども発生しやすいです。

一方、入退室管理システムを利用すれば、警備員の配置が不要になります。また、勤怠管理業務も効率化させられるので、コスト削減につながるでしょう。

入退室管理システムを導入する際の注意点

このように、入退室管理システムを導入することで企業や従業員はさまざまなメリットを獲得することができます。しかし、いくつかの注意点もあるので、導入を検討している企業は、チェックしておくのがおすすめです。

環境の整備など利用できるまでに準備がかかる

入退室管理システムの導入には、環境整備が必要不可欠です。例えば、スマートフォンに専用アプリをインストールしたり、ICカードを人数分発行したりしなければなりません。また、入退室管理を行うために扉には入退室機器を取り付ける必要があります。

それぞれの入退室管理システムによって環境整備にかかる手間と時間は異なります。しかし、一定の準備は必要になるため、その点には注意する必要があるでしょう。

電源を確保する必要がある

システムを稼働させたり、スマートフォンで入退室を行ったりするため、電源の確保は必須です。そのため、万が一、地震や火災などが発生して停電すると予備電源がない限り入退室管理ができなくなる可能性があります。

入退室管理システムの後悔しない選び方

入退室管理システムの選び方を知っておくと自社のニーズにマッチした製品を導入することができます。早速、入退室管理システムの選び方のポイントをチェックしてきましょう。

認証方法から自社に最適なシステムを選択する

1つ目は、認証方法から自社に最適な入退室管理システムを選択することです。

入退室管理システムの認証方法としては下記のようなものが挙げられます。

• テンキー式
• スマートフォン
• ICカード
• 生態認証

もちろん、それぞれの企業でどのような認証が好みなのかが異なります。また、それぞれの認証方法によってコストや手間、セキュリティリスクが変化するため、その点に考慮しながら選択するのがおすすめです。

電気錠・電池錠のどちらがいいのか検討する

2つ目は、電気錠もしくは電池錠のどちらかを選ぶことです。

電気錠は電源が必須となっており、そこから電力を供給します。基本的に取付工事が必要であり、初期導入費用がかかりやすいです。しかし、安定稼働が見込めるため、自社が所有するビル・オフィスの場合や長期間その建物を使用する方に最適となっています。

一方、電池錠は電池から電力供給を受けて稼働するタイプです。大きな取付工事は必要ないため、初期費用を抑えることができます。

このように、電気錠と電池錠で特徴や費用が異なるため、製品を選ぶ際のポイントのひとつです。

コストとのバランスを考えて選択する

3つ目は、コストとバランスを考えることです。

入退室管理システムによって初期費用やランニングコストが異なります。また、企業も確保できる予算は大きく変化するため、コストとバランスを考えて自社のニーズに合った製品を選択するのがおすすめです。

サポート体制が充実しているかどうか確認する

4つ目は、サポート体制が充実しているかどうかです。

特に、はじめて入退室管理システムを導入する企業は、運用する際に疑問などが生じやすいため、サポート体制が充実しているところを選択するほうが安心です。また、入退室管理システムにエラーが発生すると建物全体がセキュリティリスクにさらされることになるため、トラブル時の修理やメンテナンスの頻度なども確認するようにしましょう。

まとめ

今回は、入退室管理システムの概要やメリット、注意点などについて詳しく解説しました。入退室管理システムを導入すればコスト削減など企業は数多くのメリットを獲得することができるので、魅力を感じることができた方も多いのではないでしょうか。

NTTコミュニケーションズでは、入退室管理システム『Smart Me®』を提供しています。Smart Me®はICカードだけでなくスマートフォンで入退室ができるようにしてくれる入退室管理システムであり、大規模ビル向けと中小規模ビル・オフィス向けに対応可能です。Smart Me®は非常に優れた入退室管理システムになるため、入退室管理システムの導入を考えている人は、ぜひ詳細をチェックしてみてください。