社員証・入館証の紛失・盗難リスクと防止対策

社員証・入館証の紛失や盗難の要因

はじめに、『なぜ社員証や入館証を紛失してしまうのか』、『なぜ盗難に遭ってしまうのか』についてご紹介します。

社員証や入館証を紛失してしまう原因は下記の3点です。

カードホルダーから抜け落ちる

一般的に社員証や入館証は、首掛けのカードホルダーなどに入れて管理している従業員も多いです。首掛けのカードホルダーを使うことで、入退室をする際にカバンや財布からその都度取り出す必要がありません。そのため、非常に便利です。しかし、カードホルダーが破損していると社員証や入館証がその隙間から抜け落ちてしまうケースがあります。

カバンの出し入れの際の紛失

パソコンや書類など、カバンから出し入れをする際、一緒に社員証や入館証が飛び出てしまい紛失するケースもあります。特に、プラスチックカードは小さく、落とした際も音などで気づくことができないため、失くしやすいです。

退職後の回収を忘れる

退職した従業員の社員証・入館証を回収し忘れてしまい、紛失するケースもあります。

返却することを忘れた従業員がいる場合、会社から郵送で返却する旨を伝えるようにします。しかし、連絡すれば必ず返してもらえると考えないようにしましょう。なぜなら、退職した従業員の中には、応じてくれない人もいるからです。

そのため、退職後に連絡して返却を促すのではなく、あらかじめ社内で退職者の社員証・入館証の返却するタイミングを事前に決めておくのがおすすめです。

社員証や入館証が盗難に遭ってしまう原因

次に、社員証や入館証が盗難に遭ってしまう要因について解説します。

管理不足

盗難は、社員証や入館証を適切に管理していないことで起こります。例えば、会社の机の上に放置したり、後ろポケットに入れて持ち歩いたりすると盗まれる危険性が高くなります。そのため、盗難に遭わないように適切な管理を徹底することが重要です。

財布やバッグの盗難

社員証や入館証は、財布やバッグの中に入れることが多いです。そのため、財布やバッグを盗まれてしまうと、同時に社員証や入館証の紛失に遭う可能性があります。

社員証・入館証の紛失・盗難に遭った際に起こる3つのリスク

社員証・入館証の紛失や盗難によって起こるリスクは下記の3つです。
・個人情報の漏洩
・悪用
・企業の社会的評価の低下

それぞれのリスクについて詳しく解説します。

個人情報が漏洩してしまう

1つ目のリスクは、個人情報の漏洩です。

社員証や入館証には、氏名や顔写真、会社の住所、社員番号、入社年月日などが記載されています。そのため、紛失したり、盗難に遭ったりすると第三者に『〇〇さんは株式会社〇〇の社員である』ことを知られてしまいます。

社員証や入館証に記載されている情報は非常に重要な個人情報です。しかし、紛失や盗難によって第三者の手に渡ってしまうと情報漏洩につながるため、管理には十分に注意する必要があります。

悪用されるリスクがある

2つ目のリスクは、第三者による悪用です。

紛失、盗難に遭うと社員証や入館証がすでに第三者へ渡っている可能性があります。確かに、拾った人の中には警察や会社の受付に届けてくれる方もいるでしょう。しかし、そのような優しい人ばかりではありません。例えば、拾った人の中には、社員証や入館証に書かれている情報を悪用したいと考える人もいるのです。

万が一、悪意のある第三者が社員証や入館証を拾った場合、その社員になりすましてオフィスに侵入されてしまう可能性もあります。社員証や入館証には顔写真が記載されているものあるため、悪意のある第三者と同一人物ではないことは確認できます。しかし、オフィスやビルの受付が毎回厳密にチェックしているとは限りません。そのため、侵入されてしまうリスクは低くないでしょう。

万が一、悪意のある第三者に侵入されてしまうと、『重要な情報を持ち出される』、『オフィスの高価なものが盗難に遭う』、『社員の私物が盗まれる』など被害が広がる可能性があります。そのため、社員証や入館証の紛失・盗難は企業として避けなければなりません。

会社の社会的評価が下がる

3つ目のリスクは、会社の社会的評価の低下です。

社員証や入館証には会社名などが記載されています。万が一、従業員が社員証を紛失してしまい道端などに落ちている場合、通行人やそれを拾った方が従業員の氏名や会社名などを容易に確認することができます。『社員証も管理できない従業員が働いている企業なのか』と思われてしまう可能性があるため、その企業に対して印象が悪くなります。

また、社員証や入館証は個人情報扱いとなります。そのため、社員証が道端に落ちていると、個人情報の漏洩がまさにそこで発生していることになるのです。個人情報をしっかりと管理できないことが第三者に知られてしまうので、企業としての評価は大きく下がってしまうでしょう。

社員証・入館証の紛失・盗難を起こさないための具体的な防止対策

このように、社員証や入館証を紛失したり、盗難に遭ったりすると企業はさまざまなリスクに直面します。そのため、防止対策を徹底し、できるだけリスクを排除しなければなりません。

ここでは、社員証・入館証の紛失や盗難を防止するための具体的な対策方法について解説します。

社員証を電子化して紛失・盗難のリスクを下げる

1つ目の防止対策は、社員証・入館証の電子化です。

社員証や入館証の電子化とは、スマートフォンなどで入退室ができるようにすることを意味します。実際に導入すれば、入退室機器にスマートフォンや手をかざすだけで通過することが可能です。

スマートフォンはプラスチックカードとは異なり、落としてしまったときに衝撃音が鳴るため、気づきやすいです。また、万が一社員証や入館証であるスマートフォンを紛失してしまった場合でも遠隔から廃棄することができます。これにより、悪用されるリスクが大幅に減るため、紛失・盗難リスク防止対策につながるでしょう。

万が一のときのために紛失時のマニュアルを作成する

2つ目の防止対策は、紛失時のマニュアルを作成することです。

管理を徹底したとしても紛失したり、盗難に遭ったりする危険性はあります。そのため、万が一のときに備えてマニュアルを作成するのがおすすめです。

紛失時のマニュアルには、下記のような内容を記載します。

・社員証・入館証を紛失することによって起こるリスクを明記
・紛失したときの対処法を明記
・社員証・入館証再発行の手順の記載など

そうすることで、社員証や入館証の重要性が理解できたり、紛失した後に取るべき行動がわかったりします。

防止策の指導を行う

3つ目は、社員証や入館証の紛失・盗難を引き起こさないための指導を行うことです。

例えば、下記のような指導を実施します。

・社員証をしまう位置を固定する
・机に放置しない
・首掛けのカードホルダーを使用する
・プライベートとビジネス用のカバンを使い分ける
・移動先でカバンや財布を手放さないなど

指導を実施することで、社員証・入館証の管理に対する意識が高まります。できるだけ紛失しないような環境を社内で構築できるのでおすすめです。

まとめ

今回は、社員証・入館証の紛失・盗難リスクと防止対策について詳しく解説しました。社員証や入館証を紛失してしまったり、盗難に遭ったりすると個人情報の漏洩など企業に降りかかるリスクは多いです。しかし、マニュアルの作成や徹底した指導を実施しても完全に紛失や盗難のリスクをゼロにすることは難しいでしょう。

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