社員証とは？入館証との違い

社員証とは？概要を詳しく解説

社員証とは、自社に在籍する社員がどうかを証明するためのカード及び書面のことです。自社の従業員なのかそれとも外部の人間なのかを判別するための証明書を意味します。主に、従業員名や社員番号、所属部署、顔写真、社名、住所などが記載されているケースが多いです。社員であることを証明するとともに、情報保護のための入館管理や従業員及び外部の人に身分を示す役割があります。

基本的に社員証の記載項目や採用するデザインは自社で決めることができます。また、現在は社員証のタイプも複数あり、プラスチックカードやICカード、スマートフォンなどが一例です。

社員証と入館証の違いについて

社員証は、自社の社員であることを証明するためのものです。一方、入館証は特定の建物へ入館する際に身分を示す証明書を意味します。社員証は“社員であることの証明”、入館証は“特定の建物において入室を許可されている人物であることの証明”になるため、その点に少し違いがあります。

一般的な社員証を発行するメリット

社員証を発行することで、企業や従業員はさまざまなメリットを獲得することができます。具体的に、どのようなメリットがあるのか解説しますので、これから社員証の運用を検討している人は、ぜひ参考にしてください。

セキュリティの強化

1つ目のメリットは、セキュリティの強化です。

社員証を発行することで、その人が自社に在籍する社員かどうかを容易に判別することができます。これにより、一目で外部の人間なのか、それとも内部の人間なのかがわかるので、不審者などを特定しやすいです。

基本的に、個人事業主や小規模事業者は在籍する社員数が少ないので、管理者が自社の社員かどうか容易に把握することができます。一方、中規模事業者以上になると社員数も多くなりやすいです。すべての社員の顔を覚えることはできないため、目の前にいる人が自社に所属する社員なのかを判断することが難しくなります。

万が一、自社の社員になりすましてオフィスに侵入し、従業員の貴重品や外部に漏洩させてはいけない情報が盗まれてしまったら大変です。しかし、社員証を発行することで、自社の社員かどうかを簡単に判別できるため、建物やオフィスのセキュリティが大幅に向上します。そのため、セキュリティの強化が社員証発行のもっとも大きなメリットといえるでしょう。

社内外で信頼性が向上する

2つ目のメリットは、社内外で従業員の信頼性が向上するという点です。

複数の企業が入っているオフィスビルは、自社ビルとは違いほかの会社の従業員と接触する機会は多くなります。例えば、エレベーターの中でほかの会社の社員と顔を合わせたり、食堂で会話をしたりするケースも少なくないでしょう。

社員証は常に首にかけたり、持ち歩いたりするため、自社の社員はもちろんのこと、社外の人間も容易に社名や部署、名前などを把握できます。そのため、安心して接してもらうことができるので、その点も大きなメリットです。

従業員の帰属意識の向上

3つ目のメリットは、従業員の帰属意識の向上です。

社員証が発行された社員は、その企業の従業員であることが証明されます。つまり、社員証は自社の社員でなければ所有することができません。

従業員の中には、社員証を発行してもらうことで、『自分はこの会社で働けている』という意識を持つ方もいます。このような気持ちは帰属意識を向上させるため、モチベーションが高くなったり、従業員同士が協力しやすい環境を構築できたりするでしょう。

社員証の発行・管理を行う際の注意点

社員証を発行することで、企業やその従業員はさまざまなメリットを獲得することができます。しかし、社員証を発行したり、管理したりする際は、いくつかの注意点を把握しておくことが重要です。具体的に覚えておきたい注意点について解説しますので、ぜひチェックしてみてください。

物理的な社員証は紛失や盗難のリスクがある

1つ目の注意点は、紛失や盗難のリスクがあるという点です。

プラスチックカードなど物理カードで社員証を運用する場合、紛失や盗難のリスクが高くなりやすいです。例えば、社員証を首掛けのカードホルダーで身に付ける社員も多いですが、カードホルダーに欠損があると、知らない間に抜け落ちてしまい、紛失する可能性があります。また、カバンからパソコンや書類を取り出すときに、一緒に社員証も飛び出してしまい失くしてしまったり、飲み会などで知らない間に紛失してしまったりするケースは珍しくないでしょう。

紛失だけでなく、社員証は盗難のリスクもあります。例えば、不適切に管理していることで、盗まれてしまったり、財布やカバンのひったくりに遭ったときに社員証も一緒に盗まれてしまったりするケースもあるでしょう。

特に、プラスチックカードなどの物理カードは、紛失や盗難に遭ったあとに、悪用される心配があるため、電子化の社員証を導入するなど、工夫する必要があります。

物理的な社員証は携帯を忘れることがある

2つ目の注意点は、物理的な社員証は携帯するのを忘れるという点です。

社員証は、ビルやオフィスに入室するときに使用します。スマートフォンのように頻繁にチェックする機会は少ないため、従業員の中には携帯することを忘れてしまう人もいるでしょう。

もし、社員証の携帯を忘れると、オフィスに入室することができないので、一旦自宅に帰る必要があります。社員証を携帯していないことが原因で従業員が遅刻や欠勤扱いになるケースもあるため、非常に効率が悪いでしょう。

このような事態を避けるためには、スマートフォンで入退室ができる環境を作るなど、ある程度の工夫が必要です。スマートフォンはチェックする回数も多いため、物理カードに比べて忘れることが少なくなります。

発行に手間がかかる

3つ目は、発行に手間がかかるという点です。

例えば、自社で社員証を発行する場合、パソコンで社員の名前等を入力し、印刷するという手順が必要になります。発行には手間がかかるので、そのような負担を削減したいという方は、社員証を電子化して発行しやすい環境を作るのがおすすめです。

まとめ

今回は、社員証の概要や入館証との違い、発行するメリットや注意点について詳しく解説しました。社員証を発行することで、セキュリティの強化や従業員の帰属意識向上など、企業はさまざまなメリットを獲得することができます。しかし、社員証は紛失や盗難のリスクがあったり、発行に手間がかかったりするため、負担なく社員証の発行から運用まで行いたいという方は、物理カードではなく、社員証の電子化を検討するのがおすすめです。

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