社員証を落としたら？紛失した際の対処法と対策について

社員証を落としたらどうなる？

実際に、社員証を落としてしまうと企業は下記のようなリスクを被ることになります。社員証を落としたらどうなってしまうのか知りたいという方は、参考にしてください。

個人情報が流出してしまう

社員証を落としてしまうと個人情報の流出が懸念されます。

社員証には、企業名や社員番号、氏名、顔写真など社員に関するさまざまな個人情報が記載されています。落ちている社員証を拾った人に名前やどこで働いているのかなどを知られてしまうため、個人情報が漏洩していることになってしまうのです。

厚生労働省では、労働者の氏名や生年月日などは雇用管理に関する個人情報に該当すると明記しており、企業は適切な管理が求められます。社員証を落としてしまうとこれらの情報が外部に漏れる心配があるため、しっかりと対策することが求められるでしょう。

紛失した社員証が悪用される

紛失した社員証が第三者に悪用される可能性があります。

落ちている社員証を拾ったほとんどの人が良心的な対応をしてくれるでしょう。しかし、悪意のある人がそれを手にする可能性はゼロではありません。

万が一、悪意のある人に拾われたら、本人になりすましてオフィスに侵入される可能性があります。『会社の機密情報が盗まれる』、『社員の私物が盗難に遭う』などさまざまなトラブルが発生し、刑事事件に発展することもあるため、十分に注意しなければなりません。

会社の信頼が低下する

社員証の紛失は、会社の信頼低下につながります。

道端などに落ちている社員証を拾った人は、どこの企業に所属する社員なのか一目でわかります。そして、拾った人の中には、『社員証もしっかりと管理できない社員が働いているのか』と思われる方もいるでしょう。結果的に、会社の信頼を低下させることにつながるため、企業にとって大きなデメリットとなります。

社員証を紛失したときの対処法

このように、社員証を落としてしまうとさまざまなリスクが生じますが、全社員が社員証を落とすことなく、完璧に管理するということは難しいでしょう。なぜなら、カードタイプの社員証はカードホルダーに入れて持ち歩きますが、カードホルダーが劣化していて気づかないうちに社員証が紛失してしまうこともあるからです。また、書類をカバンから取り出したときに社員証も一緒に出てしまい紛失するというケースもあります。

誤って紛失してしまったら適切に対処してリスクを最小限に抑えることが求められます。具体的にどのように対処すればいいのかについて解説しますので、社員証紛失時のルール作りをするときなどに活用してください。

紛失したことを会社に連絡する

紛失した場合、そのことをすぐに会社へ連絡する必要があります。

会社に報告することで、システムで入退室を管理している企業は紛失した社員証の入室を無効にすることができます。これにより、なりすましなどを防ぐことができるので、リスクを最小限に抑えることが可能です。

このように、社員証の種類によっても異なりますが、会社に紛失したことを伝えれば、何らかの対処を行ってくれるため、紛失によって起きるトラブルをできるだけ少なくすることができるでしょう。

警察へ遺失届出書を提出する

会社に報告したら、警察に遺失届出書を提出します。会社によっては、先に警察へ遺失届出書を提出しなければならないところもあるため、その点は会社規則に従うようにしましょう。

遺失届出書を提出することで、万が一紛失した社員証が警察に届けられた場合、手元に返ってくる可能性があります。

また、すでに新しい社員証が発行されており、古い社員証が使えなくなっているというケースでも警察に遺失届出書を提出しなければなりません。なぜなら、古い社員証は使えませんが、悪用される危険性があるためです。そのため、使える・使えないにかかわらず社員証を回収する努力をするようにしましょう。

もう一度自分で探す

警察に遺失届出書を提出したあと、もう一度自分で探すようにします。

道端で落としてしまったと思っていてもそれが勘違いというケースは珍しくありません。例えば、カバンや財布に入っていることもあるので、もう一度自分で探すのがおすすめです。

社員証を紛失させないための対策

社員証が紛失すると個人情報の漏洩や企業の信頼低下などさまざまなリスクを被ることになります。そのため、普段から社員証を紛失させないための対策を講じなければなりません。具体的にどのような対策を行えばいいのか解説しますので、ぜひ参考にしてください。

社員証はカバンの内ポケットに入れる

1つ目は、社員証をカバンの内ポケットに入れることです。

社員証をカバンに入れていると書類などを取り出したときに、社員証も一緒に飛び出してしまうことがあります。これを防ぐために、社員証はカバンの内ポケットに収納するのがおすすめです。

また、カバンによって内ポケットがいくつもついているものもあります。そのようなカバンを使う場合は、社員証を入れる内ポケットの箇所を決めておくとカバンの中を探し回る必要がなくなるでしょう。

首にかけられるようにカードホルダーを使用する

2つ目は、首にかけるタイプのカードホルダーを使用することです。

ポケットなどに社員証を入れておくよりも首にかけるカードホルダーを使用するほうが紛失しづらくなります。首掛けのカードホルダーは常に社員証を肌身離さず持つことになるため、落とす心配が少ないです。

カードホルダーの破損を定期的に確認する

3つ目は、カードホルダーの破損を定期的に確認することです。

首掛けのカードホルダーは肌身離さず持つことができるため、紛失のリスクが少ないですが、長い間使用していると劣化してきます。もし、カードホルダーの部分が劣化するとそこから社員証が抜け落ちて紛失してしまう可能性もあるでしょう。そのため、カードホルダーを使用する場合、破損の定期点検を行い、抜け落ちることがないように日頃から対策しておくことが重要です。

社員証のデジタル化

4つ目は、社員証のデジタル化です。

社員証の紛失に関して十分に注意していたとしても人間なので紛失してしまう可能性はゼロではありません。例えば、社員証を財布に入れていてそれが盗難に遭うなど、社員に過失がないケースでも社員証の紛失が起こる心配があります。そのため、できるだけ紛失時のリスクを避けるためにはデジタル化がもっとも効率的な対策方法です。

社員証をデジタル化することで、物理カードでの入退室が不要になります。また、万が一紛失したときも遠隔から入室を拒否できるように設定することが可能です。社員証のデジタル化は根本的な対策につながる可能性が高いので、社員証の紛失による個人情報の漏洩などを避けたいという方は、デジタル化を検討するようにしましょう。

まとめ

今回は、社員証を落としたときの対処法や対策方法について詳しく解説しました。社員証の紛失が起こると個人情報の漏洩や企業の信頼低下などさまざまなトラブルが発生します。そのため、企業は対策を実施して社員証紛失によるリスクを最小限にすることが重要です。

NTTコミュニケーションズが提供するSmart Me®は社員証のデジタル化を実現することができる入退室サービスです。社員証紛失によるリスクを根本的に解決することができるので、興味がある方は、ぜひ導入を検討しましょう。