社員証のセキュリティ意識していますか？社員証の悪用事例3選

社員証のセキュリティを意識しないのは危ない！

社員証には、企業名や社員の顔写真、社員番号、所属部署などが記載されています。これらの情報を確認することで、自社の社員なのか判別することができたり、出入口のセキュリティを向上させたりすることができるため、企業にとって恩恵は大きいといえるでしょう。

しかし、裏を返せば社員証には個人情報が記載されているため、万が一紛失してしまうと情報漏洩の心配があります。また、社員証を基準に入室の許可・拒否を決定しているため、悪用されてしまうと大変なことになります。そのため、社員証のセキュリティを意識せずに運用するのは非常に危険です。

社員証を使っている企業の中には、社員証のセキュリティ対策を一切していないというところも多いのではないでしょうか。そのような企業は、この機会に社員証のセキュリティを見直すのがおすすめです。

社員証の悪用事例3選

次に、どのぐらい社員証のセキュリティ対策が重要なのかを確認するため、社員証の悪用事例をチェックしていきましょう。悪用事例を知ることで、万が一社員証が紛失したり、盗難に遭ったりした場合に企業やその従業員が被るリスクを知ることができます。社員証のセキュリティ対策を行っていない企業は、この機会にぜひチェックするようにしてください。

なりすまし

1つ目の悪用事例はなりすましです。

従業員が社員証を紛失してしまったり、盗難に遭ったりした場合、社員証がほかの誰かの手に渡ります。これにより、なりすましのリスクが発生してしまうのです。

社員証はオフィスの入退室の際に使用されます。もし、悪意のある第三者が紛失した社員証を使用し、その社員になりすまして入室してしまうとさらなる被害を受ける可能性があるでしょう。例えば、企業の個人情報を盗まれてしまったり、従業員の私物が盗難に遭ったりするリスクも出てきます。もし、顧客情報が盗まれてそれを違法な業者に売られてしまったら、被害を受ける範囲は自社だけにとどまりません。また、従業員の私物が盗まれてしまったら、警察沙汰になるため、ニュースなどで企業名がさらされてしまう心配があります。

社員証はオフィスの入退室などで使用されるため、万が一社員証が悪意のある第三者の手に渡ってしまうとなりすましのリスクが生じます。そのため、社員証を使用している企業はなりすましを防ぐための対策を講じる必要があるでしょう。

不正利用

2つ目は、不正利用です。

社員証は、その企業に所属する社員を証明するためのものです。つまり、社員証があればその企業の社員であることを他人に信じてもらうことができます。

基本的に社員証だけでお金を借りたりすることは難しいです。しかし、社員証を使用して人をだますことができてしまいます。例えば、結婚詐欺などです。自社の社員証が詐欺に使われることは企業として好ましいことではないため、十分に対策することが求められます。

個人情報の流出

3つ目は、個人情報の流出です。

企業は個人情報を保護する義務がありますが、個人情報はクライアント情報だけでなく、自社の社員の情報も含まれます。そのため、社員証の紛失は個人情報の流出となってしまう可能性があります。

社員証に記載されている顔写真や氏名は個人情報に分類されます。また、企業によっても異なりますが、社員番号から特定の個人を識別することができる場合、社員番号も個人情報扱いとなります。例えば、名簿と社員番号を照らし合わせれば個人が識別できる場合、それは個人情報として扱われます。

ちなみに、自社に所属する社員のみならず、退職者も個人情報保護法の保護対象者です。基本的に、退職をする際、企業から発行される社員証などはすべて回収するのが一般的になります。しかし、“退職するときは社員証を返却しなければならない”というようなルールが社内に設けられていない場合、社員証を回収することができません。退職した社員が適切に処分しなかった場合、個人情報が流出してしまう恐れがあるためその点も注意が必要です。

このように、個人情報の流出が原因で悪用につながる可能性があります。そのため、企業は対策を講じることが求められます。

社員証の悪用を防ぐ3つの方法

社員証が悪用されてしまうと企業はさまざまなリスクを被ることになります。そのため、悪用を防ぐための対策方法を知ることが重要です。

ここでは、社員証の悪用を防ぐ方法を3つご紹介しますので、社員証のセキュリティを高めたい企業はぜひ参考にしてください。

紛失しないように社内で徹底的に対策を実施する

1つ目は、社内で社員証紛失の防止対策を徹底することです。

基本的に、社員証が悪用されてしまう原因は紛失です。紛失が起こることで社員証が第三者の手に渡るため、なりすましや不正利用につながってしまいます。つまり、紛失を防ぐことができれば、悪用される心配は非常に少なくなるのです。

具体的な社員証紛失対策としては、防止策の指導が挙げられます。例えば、『社員証をしまう位置を固定する』、『机に放置しない』、『首掛けのカードホルダーを使用する』などです。このように、普段から社員証の管理を徹底させることで、紛失時のリスクを大幅に減らすことができます。

また、紛失時のマニュアルを作成することも対策方法として挙げられます。紛失時のマニュアルを作成することで、社員証をなくしたときにどのような行動をとればいいのか社内で共有することができます。これにより、社員証を紛失してしまった場合でも悪用のリスクが大幅に軽減されるのでおすすめです。

具体的な社員証紛失時の対策方法については、『社員証・入館証の紛失・盗難リスクと防止対策』を参照してください。

社員証を物理カードで運用しない

2つ目は、社員証を物理カードで運用しないことです。

物理カードの社員証は、非常にコンパクトです。ポケットや財布などあらゆる場所に収納できてしまい、しっかりと管理していないと紛失してしまうリスクが高くなります。また、物理カードは落としても気づくことができないケースも多いです。さらに、オフィスに入退室するときだけ使用するため、常に社員証へ意識を向け続けることは難しいでしょう。つまり、社員証を物理カードで運用すると紛失してしまうリスクが高くなります。

社員証を物理カードではなく、電子化して運用すると悪用を防ぐことが可能です。例えば、電子化することでスマートフォンから入退室ができるようになります。これにより、物理カードでの入退室をする必要がなくなるため、物理カードを紛失して第三者に情報を見られてしまう心配がありません。そのため、物理カードで社員証を発行するよりも悪用される可能性が大幅に減ります。

社員証をリモート管理できるようにする

3つ目は、社員証をリモート管理できるようにすることです。

社員証を電子化するとリモート管理ができるようになります。これにより、万が一スマートフォンなどを紛失した場合、管理者は遠隔で社員証の廃止を行うことが可能です。そのため、悪用される心配がほとんどなくなります。

まとめ

今回は、社員証の悪用事例や具体的なセキュリティ対策について解説しました。万が一、社員証を悪用されてしまうと、個人情報の流出など大きなトラブルにつながる可能性があります。そのため、企業は対策を実施して悪用されないように努めることが重要です。

NTTコミュニケーションズが提供するSmart Me®は、社員証や入館証を電子化することができるサービスです。スマートフォンで入退室が可能になるだけでなく、紛失時においても遠隔で社員証を廃止することができます。社員証の悪用対策として利用することができるので、この機会に導入を検討しましょう。