扱いが雑になりがち？社員証をなくさない方法

なぜ社員証の扱いが雑になってしまうのか？

はじめに、なぜ社員証の扱いが雑になってしまうのかについて解説します。

社員証紛失時に発生するリスクを理解していない

1つ目は、社員証の紛失時に発生するリスクを企業側や社員が理解できていないという点です。

社員証の紛失によって起こるリスクは後述しますが、それを把握できていないと社員証の扱いが雑になってしまいます。なぜなら、紛失した後にどのようなトラブルが発生するのかをイメージすることができないからです。結果的に、企業から社員への社員証管理の指導が徹底されなかったり、従業員が社員証を大切にしなかったりするため、結果的に社内全体で社員証の扱いが雑になってしまいます。

社員証の使用場面が限られているため

2つ目は、社員証の使用場面が限られているという点です。

物理カードで社員証を運用している場合、従業員は入退室のときだけ社員証を使用します。スマートフォンなどと比較して使用回数が1日の中で多くないため、社員証の存在を忘れてしまう社員も少なくないでしょう。

社員証に意識が向くことが少なく、気づいたときにはどこにあるかわからないという状態になっているケースもあるため、使用回数が少ないという理由によって結果的に扱いが雑になる可能性も高いです。

社内で社員証の紛失防止対策が行き届いていない

3つ目は、社員証の紛失防止対策が徹底されていないという点です。

前述した『社員証紛失のリスクを把握していない』という内容にも共通しますが、社員証を大切に扱ってもらうためには、まず紛失時のリスクを知ってもらうことが重要です。『社員証を紛失してしまうとどれだけ会社に迷惑がかかるのか』、『セキュリティ上、どのぐらいの危険があるのか』などを社員が知っていれば、社員証の紛失がどのぐらい大変なことなのかを理解することができます。そのためにも企業は社員に対して紛失防止対策を行い紛失時のリスクを周知させることが重要です。また、防止対策方法を共有して社員がなくさないような取り組みを実施しなければなりません。

社員証紛失によって起こるリスクとは？改めて確認しよう

社員証を紛失してしまうと下記のリスクが発生します。

• 情報漏洩
• 社員証の悪用

改めてそれぞれのリスクについて詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。

情報漏洩のリスク

1つ目は、情報漏洩のリスクです。

社員証には社員番号や顔写真、名前などがプリントされているため、紛失してしまうとそれが外部に漏洩します。

厚生労働省によれば、顧客情報だけでなく従業員に関する情報も個人情報に該当すると公表しています。雇用管理に関する個人情報の保護は多くの企業で守らなければなりません。社員証を紛失してしまうと従業員の個人情報が漏洩してしまうことになるので、企業にとって一定のリスクとなってしまう恐れがあるでしょう。

悪用されるリスク

2つ目は、悪用されるリスクです。

社員証は自社に所属する社員を証明するためのものです。そのため、紛失した社員証を悪意のある第三者が拾い悪用してしまうと大変なことになります。

例えば、その社員になりすまして自社のオフィスに侵入し、情報を盗み出される可能性があります。また、その人になりすまして身分証明書として使われるリスクもゼロではありません。悪用されると社内の顧客情報が持ち出されたり、従業員がトラブルに巻き込まれたりするので注意が必要です。

社員証をなくさないためのおすすめの方法5選

このように、社員証の紛失にはリスクがあるので、大切に扱うことが重要です。また、社員証をなくさないためにも日頃から対策を徹底しなければなりません。ここでは、社員証をなくさないためのおすすめの方法を5つご紹介しますので、興味がある方はぜひ参考にしてください。

社員証の定位置を設定する

1つ目は、社員証の定位置を設定することです。

定位置を設定することで、必ずその場所で社員証を管理することになるため、紛失のリスクが大幅に下がります。例えば、自宅で管理するときはカバンの中、会社では引き出しの中というように定位置で管理するようにするのがおすすめです。

ビジネスとプライベートを区別する

2つ目は、ビジネスとプライベートを区別することです。

基本的に社員証はビジネスシーンのみで利用します。そのため、プライベートの食事会などで社員証は持ち歩くべきではありません。持ち歩く機会が増えれば増えるほど、紛失リスクが上がるので注意が必要です。

例えば、社員証をカバンの中で管理している人は、ビジネスとプライベートのカバンをわけることで自然と持ち歩かないようにすることができます。また、カバンをわけられない方は、自宅に到着したらリビングの特定の場所で社員証をしまっておくなど、自宅内で管理するのがおすすめです。

リール付きのカードケースなどを活用

3つ目は、リール付きのカードケースなどを活用することです。

リール付きのカードケースは、常に身に付けている状態になります。また、社員証を使用する際も取り外さずに引き出すことができるため、紛失のリスクが大幅に低下するでしょう。

バッグの内ポケットに入れる

4つ目は、バッグの内ポケットに入れることです。

バッグの中に社員証を収納していると、パソコンや書類を出すとき、一緒に出てしまい紛失するリスクがあります。しかし、バッグの内ポケットに入れることで、一緒に飛び出してしまうリスクを下げられるので、紛失対策として一定の効果を期待することができるでしょう。

日頃からカードホルダーの定期点検を行う

5つ目は、日頃からカードホルダーの定期点検を行うことです。

カードホルダーを長期間使用していると劣化してしまい、破れてしまう心配があります。もし、破れた部分から社員証が抜け落ちてしまうと知らないうちに紛失してしまう恐れがあるでしょう。

日頃から定期点検をすることで、劣化を素早く見つけることができます。これにより、適切なタイミングでカードホルダーを買い替えることができるので、紛失のリスクを下げることができるでしょう。

まとめ

今回は、社員証をなくさないためのおすすめの方法について詳しく解説しました。社員証を紛失してしまうと情報漏洩や悪用されるリスクがあります。そのため、企業やその従業員は社員証を正しく運用し、社員が紛失しないように対策をすることが重要です。

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