仮想オフィスとは何か。概要からメリットまで解説

仮想オフィス(バーチャルオフィス)とは

仮想オフィスとは、ツールやソフトウェアを使用したうえでインターネット上に作られるオフィスと同様の空間のことです。デスクトップにダウンロードするタイプとブラウザアクセスを行うタイプがあります。

例えば、出社とテレワークを組み合わせたハイブリッドワークなどでは、仮想オフィスを利用すればコミュニケーションが取りやすくなり、孤独感を減少させることも可能です。

また、仮想オフィスを利用する場合には事前に研修を行う、動画などのマニュアルを作成するなどの工夫も大切です。場合によっては、操作に戸惑うケースも想定されることから、サポートする部署や担当者も決める必要があります。

仮想オフィスに一般的に導入されている機能は次のようなものがある点は知っておきましょう。

・文章や映像によるコミュニケーション
・画面や資料の共有
・座席や部屋の設定

企業として仮想オフィスを導入した際のメリット

ここでは、企業として仮想オフィスを導入した場合のメリットについてみていきます。とくに、リモートワークの仕組みそのものは作れたものの、コミュニケーション不足に悩んでいる、日報以外で誰が何を行っているのか把握できていない場合などは役に立つでしょう。

コミュニケーションの活性化

仮想オフィスを導入することによってコミュニケーションの活性化を望むことが可能です。
映像や音声によるコミュニケーションが可能なルームやスペースを仮想オフィス上で決めることもできるため、声かけに迷うこともないでしょう。

テレワークを行っている場合、工夫しなければコミュニケーションが不足するケースはよくあることだといえます。場合によっては、 コミュニケーション不足からモチベーション低下や生産性の低下につながってしまうケースも少なくありません。

実際に課題をよく分析する必要もあるものの、コミュニケーション不足が大きな課題であれば仮想オフィスの導入によって解決できる可能性があるといえるでしょう。

リモートワークとテレワークの違いについて詳しく知りたい方はこちらから。
リモートワークとは？テレワークとの違いや導入方法について

現在の状況把握が容易

勤怠管理ツール などと合わせて、 誰がどのような状況にあるのか、何を行っているのかといった点が把握しやすくなります。例えば、 時間ごとに取り組む業務がある程度、決まっている場合でも誰が今どんな状況なのかを把握できれば、業務効率化が可能となり、属人性の高い業務を減少させていくことも可能です。

また、出社や在席状況を確認する場合も仮想オフィスであれば、簡単に把握できる点もメリットだといえるでしょう。

ニーズに合わせてツールを選択できる

仮想オフィスは、会社の課題に合わせて選択することが可能です。例えば、 テレワークによる生産性の向上が思ったよりも効果を発揮していないといった場合、作業効率よりもコミュニケーションに問題がある可能性もあります。

こういった場合は、仮想オフィスによるコミュニケーション不足の解消とタスク管理ツールを併用することで業務効率化を図ることもできるでしょう。

仮想オフィスを選択する場合のポイント

ここからは仮想オフィスを選択する場合のポイントについて詳しくみていきます。とくに、仮想オフィスを導入する前の課題の把握、導入後に予想されるトラブルや問題の事前対策などは時間をかけて検討しましょう。

インストール型かブラウザ型を選ぶ

インストール型は出社勤務を行う場合、ブラウザ型はテレワークを行う場合に適しています。出社のみであればインストール型を検討できるものの、 在宅勤務を組み合わせる場合はブラウザ型を選んでおいた方が汎用性が高いといえるでしょう。

また、全社でテレワークを実施している場合はブラウザ型の導入を推奨します。インターネット環境さえあればどこからでもアクセスでき、自分の業務の進行度合いや出勤状況を客観的に示せるためです。

抱えていた課題は解決できるか

仮想オフィスを導入する場合、元々抱えていた問題を解決できるかどうかはよく検討する必要があります。例えば、出社状況を確認するだけであれば、仮想オフィスでなくても手段は多く、コミュニケーションが問題であればツールの見直しでも対応できる可能性もあるでしょう。
そのうえで、仮想オフィスを導入した場合、どのような課題が解決できるのかを明確化することが大切です。

ツール連携は可能か

仮想オフィスを導入する場合は、普段使用しているコミュニケーションツールと連携可能かどうかも確認しましょう。会社によっては、使用するツールに自由度がなく、ツールと連携することが難しいケースもあるためです。

まとめ

仮想オフィスはうまく使用できれば、 コミュニケーションの活発化や生産性の向上といった効果を生み出すことが可能です。しかし、会社としてニーズにあったツールを選択しなければ、より悪循環に陥ってしまう可能性もあります。そのため、 ツールの機能性と解決したい課題をよく検討した上で導入する必要があるといえるでしょう。

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