コワーキングスペースはWeb会議に向いている？注意点を解説

コワーキングスペースでの電話・Web会議の扱い

ここでは、コワーキングスペースでの電話やWeb会議の扱いについてみていきましょう。コワーキングスペースのルールに従わなければならないだけでなく、ルールを破った場合には トラブルが発生することが予想されるため、注意が必要です。

禁止のスペースもある

コワーキングスペースにおけるオープンスペースでは、人の話し声が聞こえるケースも 少なくありません。しかし、ルールとして通話やWeb会議が禁止されているケースもあります。客層によって、電話やWeb会議に適さない場所もある点は知っておきましょう。

個室ブースがあったとしてもルール確認は必要

コワーキングスペースのルールによるものの、個室ブースがあるからといって電話やWeb 会議が必ずできるとは限りません。イヤホンを用意しておく必要がある、 電話やWeb会議を行う場合はコワーキングスペースの外に出なければならないといった、 ルールもあることからルール確認を徹底しましょう。

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秘密事項の多い会話には共用スペースは適さない

電話やWeb会議は、具体的な社名や取引の内容について話すケースも多いといえます。そのため、イヤホンやルールを守っていたとしても共用スペースでの通話・Web会議は慎重に行いましょう。会話から情報漏洩につながる可能性もある点は意識しましょう。

コワーキングスペースでのWeb会議での注意点

ここでは、コワーキングスペースでWeb会議を行う場合の注意点について、みていきましょう。Web会議がOKとなっていても、人の声やセキュリティ、設備によっては取引そのものに支障をきたす可能性があります。そのため、取引相手に不快感を与えないための行動が求められるといえます。

人の声への配慮

人の声は自分がイヤホンをしてみても割 と聞こえてくるものです。 そういった環境を選んでいると取引相手から判断されるため、人の声に関してはよくチェックする必要があるといえるでしょう。

とくに周りの環境が静かではなく、ガヤガヤしている場合、Web会議では相手に不快感を与えることになります。

環境音の聞こえ方

デスクの配置などによっては、環境音が非常に気になるケースも少なくありません。 個室などであれば環境音が聞こえるケースは少なくなるものの、オープンスペースであれば注意が必要です。

人の声や環境音に配慮する場合は、個室を選ぶとよいでしょう。

周りの目も含めたセキュリティ

コワーキングスペースにおけるWeb会議では、資料を画面に映すケースも少なくありません。また、Wi-FiについてもフリーWi-Fiでは簡単にアクセスされてしまう可能性もあります。

そのため、コワーキングスペース内の人の移動まで含めて、セキュリティに注意が必要です。

個室の有無の確認

コワーキングスペースで、Web会議を行う場合には個室の利用を推奨します。音・周りの目も含めたセキュリティまで対策できるためです。オープンスペースでの会話も可能となっているコワーキングスペースもあるものの、出来る限り不信感を持たれたくない取引相手と会話をすることがわかっている場合は、個室を選びましょう。

設備のチェック

コワーキングスペースであれば、デスク や椅子の心配はないといえます。ただし、Web会議を行う場合には、防音対策はどの程度なのかを確認しましょう。通話用の部屋や個室があるかどうかもチェックしておくことで、自分だけでなく、相手への心理的負担も減少させることが可能です。

まとめ

コワーキングスペースでのWeb会議は、ルールに従っていれば問題はないといえます。しかし、 人の音声や環境音、Wi-Fiのつながりといった要素は自分でチェックするしかありません。

また、Web会議におけるセキュリティや様々な音の対策として、個室を選ぶこともできる場合は、オープンスペースではなく個室を選ぶことを推奨します。自分の行動によって取引相手に不信感を与える可能性もある点も把握しつつ、コワーキングスペースを選択しましょう。

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