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※この記事は2019年7月の情報です。
皆さんにとって「理想の会社」とは、どのような会社ですか？ また、ご自身の目指す働き方とは、どのようなものでしょうか？ その答えを探すため、NTTコミュニケーションズ株式会社カスタマサービス部の若手社員6人が立ち上がりました。本記事では、活動を通じて感じた“働き方改革を行う難しさや課題感”をお伝えし、この記事を読んだ方々が自身の働き方を見直すきっかけとなるよう、部署や組織の垣根を越えて問いかけます。
ブレストで現状の課題を見える化
「カスタマサービス部 働き方改革ワーキング」は、2018年11月、本社ビルの大手町プレイスへの移転に伴い、隣に位置する大手町ビルで働く社員の生活環境を改善することを目的として結成されました。活動を始めるにあたって、まずは部内の社員に、現状の不満をポストイットに書き出してもらったところ、模造紙5枚を超える声が集まりました。中でも目立ったのは、休憩室の改善やリフレッシュメント（飲料・スナックなど）の導入を求める声でした。
不満から出た意見は、氷山の一角でしかない
ブレストを通じて不満や改善点は明らかになったものの、「窓をきれいにしたら働き方が変わったと言えるのか？」など、次々と疑問が浮上してきました。目に見える不満を解決しても、本当に望む働き方にはたどり着けないのではないか。――では、どうしたらいいのか。
私たちがたどり着いた答えは、「真の働き方改革は、“理想の働き方”の上に成り立つものであり、長期的な視点で課題を捉えることが必要だ」という考え方でした。
そうして、現状の不満ではなく理想の働き方について改めて意見を出し合うことにしました。その上で、われわれが目指す姿は「イノベーションを生み出し続ける会社」であると定義。さらに、その実現に必要なのは「個人が自由にアイデアを発想できる⇒周囲が受け入れる⇒業務として形にする」というサイクルを継続し、広め、風土となるようにすることだと考えました。そこで、「アイデアを生み出すきっかけ作り」を目標として次の3つの取り組みを行うことにしたのです。
理想の働き方に向かって ～3つの取り組み～
1. 知識・アイデアの共有
まず、イノベーションを生むためには、その種となる知識やアイデアを共有することが必要です。部内には多様な分野の知識や経験を持っている社員がいる一方で、それを広める場は限られている。そこでLightning Talk(以下、ＬＴ)を企画することにしました。LTとは5分程度の発表を複数人でローテーションするプレゼン手法で、準備の負担が少なく、気軽に参加ができます。忙しい業務の中でも、多くの知識やアイデアを広く共有し、新しい視点やひらめきを得ることができる場を目指しました。
2018年5月～2019年6月まで19回のLTを開催し、プレゼン数は約80、参加者は延べ500人以上。参加者の役職や年代もさまざまで、普段の業務では関わることのない社員ともコミュニケーションをとることができました。最新技術の話題から個人的な趣味について、あるいはその人の半生を語るものまで発表内容は多岐にわたり、なかなか聞けないような話も数多く飛び出し、“人を知る”貴重な機会にもなりました。LTに参加したことでアイデアが湧き、実際に業務に活用できているとの声もあり、部内の知識・アイデア共有への第一歩を踏み出すことができたように思います。
2. アイデアが生まれる空間作り
さらに理想の働き方を考える中で「アイデアが生まれるような空間がほしい！」といった声も多く集まり、大手町ビル内で2カ所の空間作りに取り組むことにしました。
①アイデアの発想とコミュニケーションを促進する空間
②メリハリをつけるためのリフレッシュ空間
まず現状として、「自席を離れたところで社員同士が自由にコミュニケーションをとれる場所がなく、なかなか業務以外での関わりが持てない」という課題がありました。アイデアを自由に出し合えるような、自然にコミュニケーションが生まれるような場を作るにはどうしたらいいか。利用者自身に活用シーンをイメージしてもらうべく、アイデアを募ることにしました。そうして生まれたのが、「①アイデアの発想とコミュニケーションを促進する空間」です。デッドスペースとなっていた場所を活用し、LTや勉強会に使えるようにしました。
次に、アイデアを生み出すために社員がリフレッシュできるような空間づくりを考えました。既存の休憩室は薄暗くてリフレッシュメントも十分になく、社員が業務の合間に一息つけるような場所とは言い難い状況でした。そこで、業務スペースとは異なる雰囲気で気持ちの切り替えができるような空間を目指して、リノベーションを実施し、リフレッシュメントも導入。その結果、「②メリハリをつけるためのリフレッシュ空間」として、オン／オフを調整しながら業務効率に貢献するような場所へと変化させることができました。
3. アイデアを生み出すための時間の使い方
より良い働き方を実現するには、「新しいことへのチャレンジ」だけではなく、「日々の仕事に対するイノベーション」もまた重要です。これまで通常業務では何にどれだけの時間を割いているのか明確に意識しておらず、特に会議や打ち合わせに多くの時間が費やされているのではないかという懸念が浮上し、見直しに着手することになりました。
普段は30分、60分と一律で設定している打ち合わせですが、実際は何分必要だったのか、事前準備や進行の仕方によってはもっと短時間で打ち合わせができるのではないか。そこで、まず部門内で調査と検討を行い、最初の取り組みとして「会議時間1/3削減チャレンジ」を提案。「60分→45分」「30分→20分」で会議を実施することを目指しました。結果、2週間で約445時間もの会議時間削減に成功。また、チャレンジ期間中は他部署の協力も得ることができ、活動の輪も広がりました。
終わりに
働き方改革に取り組み始めたことで、部内の働き方に少しずつ変化が出てきました。また、理想の働き方に向けた新しい取り組みを通して、わたしたち自身にも「働き方は自分たちで変えられる」という意識が生まれ、それまでは単なる不満で終わってしまっていたことであっても、前向きなパワーへと変わり始めています。
実はこの一人ひとりのマインド変革こそが重要な鍵であり、自分の理想の働き方について考えて行動すること、それこそが本当の「働き方改革」なのではないでしょうか。
意識が変わったときから、働き方改革は始まっている。
皆さんにとっての「理想の働き方」とは何か。ぜひ一度立ち止まって考えてみて下さい！
