Web会議の映像や音声が途切れる現象は、長年、同じインターネット接続サービスを使用している場合によく発生する問題です。なぜなら、Web会議での利用を想定したゆとりあるサービス設計になっていない可能性があるためです。

多様なロケーションで働くことが浸透したことに伴い、Web会議やクラウドサービスの通信量が増大したことが一因となり、ここ数年でインターネットトラフィックは大幅に増加しています。

図1：インターネットトラフィックの増加率

※参考「我が国のインターネットにおけるトラヒックの集計結果（2023年5月分）」

こうしたなかで、長年、同じインターネット接続サービスを使用し続けていると、スムーズにWeb会議を行うために必要な通信量がまかなえず、結果として映像の乱れや音声の途切れなどが発生しがちになります。

もはやWeb会議は、社内外のビジネスコミュニケーションに欠かせないツールです。つねに快適に利用できないと、ビジネスに負の影響が出ることは避けられません。インターネットの“大混雑”は避けられない事実であるという認識のもと、多様なワークスタイルに対応できるインターネット接続サービスを選び、ビジネスのパフォーマンスを維持する必要があります。

■問題解決のヒント

上記のような問題を解決するうえで、まず行うべきは自社のインターネット接続サービスの方式を確認することです。仮に、その方式が「PPPoE」であった場合には、インターネット接続サービスの方式を「IPoE」方式に切り替えることがネットワークの品質を改善するポイントになります。

PPPoE方式を使ったインターネット接続サービスは、多くの場合、個人を含む不特定多数の利用者が接続設備を共有する形式になっています。そのため、インターネットが混雑することで通信速度が低下し、上述した「Web会議の映像や音声が途切れる」といった現象が起こりやすくなります。それに対して、IPoE方式のインターネット接続サービスは、PPPoE方式に比べて大容量化された設備が使われているため、ネットワーク上の混雑が起こりにくい利点があります。

「OCN光 IPoEサービス（ワイドプラン）」は、動画サービスなど、混雑の原因となりやすい個人向けインターネット通信のトラフィックを論理的に分離しているため、Web会議や各種クラウドサービスへの接続ストレスを緩和します。加えて一時的に急増するWindows Updateを識別・振り分け、より安定したクラウド接続環境を実現できます。これにより、Web会議利用時のネットワークパフォーマンスを高いレベルで維持できます。さらにクラウドサービス接続、Windows Update、Microsoft Teams、Cisco Webex、ZoomといったWeb会議の通信を分離し、帯域幅をワイドプランに比べて約4倍に拡張したオプションサービス「アプリコントロールA」も提供しています。

図2：OCN光 IPoEサービス

自宅、外出先といったオフィス外でのワークスペースでは、業務で使う端末がインターネットに直接つながるためセキュリティには万全を期すことが大切です。さらにオフィス外でクラウドサービスを使う場合も充分なセキュリティ対策なしには、巧妙化するサイバー攻撃の脅威から企業の機密情報や個人情報を守ることは難しくなっています。

一方で、セキュリティ対策は複雑で種類も多く、充分な安全性の確保には専門性の高いスキルを持った人材でなければ判断が難しいケースもあります。特に中堅中層規模の企業の課題として、セキュリティに精通する人材が社内にいない、あるいは、いたとしてもほかの業務とのかけ持ちで充分なセキュリティ対策ができないというケースは少なくありません。このような場合、サイバー攻撃の動向など、つねにセキュリティ対策を考えるうえで不可欠となる情報に目を光らせながら、テレワークの安全性を確保するための対策を選り抜き、運用していくことは困難になります。

■問題解決のヒント

セキュリティに精通した人材が社内に不足するなかで、セキュアなテレワーク環境を構築、運用する方法は大きく2つあります。1つは、セキュアなネットワークと必要なセキュリティ対策が施されたPCをセットで導入することです。ドコモビジネスが提供するモバイル通信サービス「Arcstar Universal Oneモバイル」では、設定不要ですぐにテレワークが始動できるセキュアPCを「テレワーク用パソコン」として提供しています。

Arcstar Universal Oneモバイルは、インターネットを経由せず、携帯電話網からVPNに直接接続するサービスで、PCからはWi-FiルーターやUSB端末（ドングル）を介して利用できます。「テレワーク用パソコン」は、Arcstar Universal One モバイルのSIMカードがあらかじめセットされており、いつでも、どこかららでもセキュアなVPN接続が可能です。さらにPCの紛失・盗難時のデータ漏えいを防止するために、端末の指紋認証機能に加えてMicrosoft「BitLocker」による保存データの暗号化がサポートされているほか、マルウェア対策ソフト「Windows Defender」もインストールされています。「テレワーク用パソコン」では、設定にノウハウと時間を必要とするモバイル通信の接続設定やマルウェア対策ソフトの設定などが、すべて完了した状態で届けられるため、開封後約10分で安心してテレワークがはじめられます。

図3：Arcstar Universal Oneモバイル＋テレワーク用パソコン

セキュリティ対策の個別導入だけではなく運用にも充分な人的リソースを社内で確保できない場合には、もう1つの方法、社外の専門家の力を借りることをおすすめします。

ドコモビジネスでは、セキュリティ対策の考案・運用にまで手が回らないお客さまに向けて、セキュリティ対策の遂行を支援するサービス「セキュリティサポートデスク」を提供しています。セキュリティサービス（*1）と併用することで、コミュニティや専門家に気軽に相談できる窓口でセキュリティ対策についての悩みごとに親身に対応。万が一のセキュリティ事故の発生時にも、アクセスログの収集から原因究明までをすべて対応します。さらに、サイバー保険（*2）も付いているため、万一、セキュリティ侵害による実害を被っても、財務上の負担を軽減可能です。

＜脚注＞
*1 セキュリティサポートデスクの対象サービス：Arcstar Universal One オプションサービス「インターネット接続機能 (vUTM)」「インターネット接続機能　セキュリティオプション (TMWSaaSタイプ)」「インターネット接続機能　セキュリティオプション (VBBSタイプ)」法人向けOCNサービス「OCN光 IPoE vUTMセット」「ウイルスバスタービジネスセキュリティ（月額版）」「Network Support Service (NSS)」(「FortiGate」利用の場合)、「マイセキュア ビジネス」「Cloud App Security」。

*2 サイバー攻撃による不正アクセスなどの恐れがある場合、攻撃を受けているかどうかの実態調査やログ解析（フォレンジック）、弁護士やコンサル会社への相談費用を最大で1,000万円補償します。また、万一サイバー攻撃を受けて情報漏えい事故が起こってしまった場合には、損害賠償金を最大で2,000万円補償します。

働く場所をオフィスに限定しないワークスタイルを巡っては、通勤に要してきた時間を仕事の時間として自由に使えるようになるなど、作業の効率性が上がったと感じているビジネスパーソンが多いのではないでしょうか。一方で、部署内・チーム内でのコミュニケーションや共同作業については、Web会議やチャットツールを導入、活用してはいるものの、なかなか作業効率が上がらないケースも少なからず見受けられます。

原因としてWeb会議やメール、チャット、資料作成・共有のために、別々のツールを利用していることが考えられます。たとえば、Web会議で説明者が自分のPCのローカルディスクに保管してある資料を映して、会議で出された修正事項をその場で資料に反映したとしても、その資料を共有するために、クラウドストレージの共有エリアに保管、メールで保管場所を参加者に連絡するといった手順を踏まなければなりません。これでは共同作業のスピードが落ちてしまいます。

■問題解決のヒント

問題を解決する有効な手立ては、Web会議やメール、チャット、資料作成・共有など、部署内・チーム内での共同作業に必要なすべての機能のシームレスに連携できるツールを使うことです。

ツールの1つとしておすすめしたいのが、Microsoft 365の「Microsoft Teams」（以下、Teams）です。

実際、NTT Comでは働き方改革に向けたリモート業務環境整備の一環として2018年からTeamsを社内導入し、コミュニケーションツールの機能をTeamsに集約する施策を展開しました。結果として、社内のTeamsのアクティブユーザー数やWeb会議数は順調に増え続け、2020年1月にWHOによる緊急事態宣言を出された際にはWeb会議数やチャット数が跳ね上がるという現象も見られています。

この現象は、重要な情報のチーム内での共有と、その情報をもとにしたチームでの対策の検討や意思決定のスピードアップにTeamsがきわめて有効に機能したことを表しています。

現在、Teamsにコミュニケーションの機能を集約する手法は、数多くの企業で実践され、成果を上げており、コロナの影響でテレワークが活発化したことで、Teamsの利用に一層の拍車がかかっています（図4）。2020年3月から2022年1月にかけて、Teamsの月間アクティブユーザー数はさらに400％増加。月間アクティブユーザー数が2億7000万人に達しているといいます。
（参照）https://japan.zdnet.com/article/35184920/

図4：Microsoft Teamsの普及状況

すでにMicrosoft 365をご利用であればTeamsの活用を試してみてはいかがでしょうか。

テレワークなどの働き方を推進するなかで、「オフィス内の代表電話（固定電話）に対応するために、誰かが出社しなければならない」「テレワーク時の社用の連絡に従業員個人のスマートフォン（などの携帯電話）を使ってもらっているため、仕事上の通話料金を個人が負担するケースが多くなった」といった問題が顕在化しています。

これらの問題を解決するには、会社の固定電話にかかってきた電話を自宅や外出先などで使うスマートフォンやPCなどで受電できる仕組みを構築しなければなりません。しかし、そのような仕組みをオフィスに設置された従来型のPBX設備の機能拡張や刷新によって実現しようとすると相当の工期とコストがかかり、スピードと財務負担の両面で問題があるのも事実です。

■問題解決のヒント

問題を解決するには、既存のPBX設備をそのまま活かしつつ、クラウド型PBXサービスを併用し、スマートフォンやPCなどで会社の電話を受信・発信できる新たな電話環境を構築することが重要です。

ドコモビジネスでは、スマートフォンやPCで会社の電話を使えるクラウド型PBXサービス「Arcstar Smart PBX」、Teamsからの外線通話を可能にする「Direct Calling for Microsoft Teams」の2つを提供しています。

Arcstar Smart PBXを活用することで、スマートフォンやPCなどから場所を選ばずに無料で内線電話を利用することが可能になり、外線サービス「Arcstar IP Voice」と連携することで会社の代表電話の発着信も実現します。さらにPBX設備のクラウド化により設備の導入・保守に要する期間とコストも削減できるほか、新たな拠点で電話環境を立ち上げるスピードも増します。

Direct Calling for Microsoft Teamsの活用でも、スマートフォンやPCのTeamsアプリから、会社の代表電話が使えるようになります。なお、本サイトでは、それぞれの活用法について詳しくまとめた資料『新しい時代の働き方を実現する「固定電話」問題　クラウドを活用する二つの解決策』もご用意していますので、そちらも併せてご参照ください。

固定電話問題を解決する方法を読む

さらに電話回線のワイヤレス＆モバイル化も効果的な一手です。その方法をまとめた『中小規模オフィス・事業所から店舗までお得な電話を手軽に　ワイヤレス＆モバイルケーススタディ』もありますので、ぜひご覧ください。

先に触れた電話問題の場合と同様に、「紙」や「印鑑の押印」を要するアナログな仕事のために出社を余儀なくされるといった問題も顕在化しています。こうした問題が解決されないままであると、業務の効率性や働きやすさを追求することが難しくなります。

多様な働き方を実現するカギは、自社の業務を洗い出してどんどん可能なプロセスをDX化していくことです。これはビジネス現場の生産性向上やコスト削減にもつながるメリットの大きな取り組みです。たとえば、上記の「お悩みごと」にあるような「経費精算」の申請と承認にかかわるプロセスをDX化することは、職務によらず、働く従業員すべての業務負担を引き下げる効果が期待できます。

■問題解決のヒント

経費精算の申請・承認のプロセスをデジタライズするうえで大切なポイントは、プロセスにかかわるすべての従業員の稼働負担を下げることです。そのために必要なポイントは「キャッシュレス化」「ペーパーレス化」「立替えレス化」を図ることです。

ドコモビジネスの経費・交通費精算DXサービス「SmartGo® Staple」では、「モバイルSuica」と法人プリペイドカードの「Stapleカード」、および経費精算システムとの連携により、経費精算プロセスの「キャッシュレス化」「ペーパーレス化」「立替えレス化」を実現。経費精算にかかるすべての従業員の稼働負担を軽減します。

たとえば、SmartGo® Stapleを使うことで、従業員は電車に乗るだけで交通費の申請が完了します。そのプロセスに交通費の立替えは発生しておらず、現金も使用されていないほか、紙も使われていません。同様に、ほかの経費を支払うときにも領収書の写真を撮って、アプリで送信するだけで経費の申請が完了します。さらに法人プリペイドカードは、コーポレートカードのように発行に与信が必要とされず、従業員の雇用形態に関係なく導入ができる利点があります。

以上、より快適・安全なハイブリッドワークの実現に向けてチェックしておくべきポイントをご紹介しました。本稿をヒントに、新しい時代の働き方に資する環境整備を進めてみてはいかがでしょうか。