オフィスのフリーアドレスの成功事例と導入のポイントを解説

オフィスにフリーアドレスを導入するポイント

ここからは、オフィスにフリーアドレスを導入するポイントについて見ていきましょう。 実際にフリーアドレスは、アイディアが生まれやすい・情報共有が活発になるといったメリットもあるものの、従業員の働き方に合っていなければ全く効果を出すことができません。

従業員の働き方に合っているかどうか

フリーアドレスを導入する場合は全社で導入するのではなく、 導入しても問題ないか確認を行いつつ、導入していくことが大切です。例えば、経理や会計などの在籍率の高い部署に対して、フリーアドレスを導入した場合、ルールが整っていればうまく機能する可能性もあります。

しかし、いきなり導入しても業務がスムーズに行える可能性は低いといえます。そのため、セキュリティや効率的な業務が行えるかといった観点からフリーアドレスの導入を検討しましょう。

社内ルールや設備が整っているか

社内ルールや設備が整っていなければ、フリーアドレスを導入しても見込んだ効果を生むことは難しいといえるでしょう。 例えば、急な勤務体系の変化によって、デスクやツールは間に合っていない、ロッカーなどの私物置き場も足りないといった場合はフリーアドレスで仕事を行ったとしても集中できない可能性があります。

加えて、 ルールが明確化されていないため、フリーアドレスを行う意味を従業員一人一人が自覚していない・ そもそも出社は確認できるが居場所を把握できないといった問題も起きることが想定されます。そのため、フリーアドレスを導入する場合は事前に社内ルールの周知やロッカーなどの設備を整えることが大切です。

セキュリティ面は担保できているか

セキュリティに関しては普段の取り組みから変えていく必要があります。例えば、次のような方法が想定されます。

・離席する場合、PCに対してロックをかける
・PCのモニターを操作する従業員以外は見えづらくする
・安心して私物をおける場所を確保する
・アクセス権の制限を行う
・フリーアドレスの範囲を決める

フリーアドレスが向いている職種とそうでない職種が分かれていることから、セキュリティに配慮したオフィス作りを行うことが大切です。とくに、人通りの多い部署であればあるほどセキュリティ性は低いといえるため、配置に関しても入念な検討が必要だといえるでしょう。

フリーアドレスの導入事例

ここではフリーアドレスの導入事例についてみていきましょう。成功事例を知ることによって自社でも応用できる部分があるといえます。

カルビー株式会社

カルビー株式会社では、2009年からフリーアドレスに取り組んできました。ペーパーレス化だけでなく、個人の裁量に任せた席決めではなく、機械的に席が決められるため、フリーアドレスの形骸化も防いでいます。

ブラザー販売株式会社

ブラザー販売株式会社では、部門を超えた社員同士のコミュニケーションを活性化するためにフリーアドレスを導入しました。過去のフリーアドレス導入では失敗した経緯もあるものの、現在は従業員への周知やシステムの導入、従業員の不安を取り除く仕組み作りによってフリーアドレスが定着している状況です。

キューピー株式会社

キューピー株式会社では、商品作りに直接関わる工場間接部門でフリーアドレスを導入しています。複数の部署を1つにまとめたうえで、ペーパーレス化やノートPCの配布などの効率化を目的にフリーアドレスの導入を行いました。今では業務効率化だけでなく、業務コスト削減にも役立っています。

日本航空株式会社

日本航空株式会社でも2015年からフリーアドレスを導入し、次のような取り組みを行いました。

・誰がどのような仕事を行っているのかを管理するために時間ごとに取り組む業務を決める(業務の見える化)
・様々なスペースを用意しそれぞれのスタイルに合わせて効率的な業務ができる工夫をした
・残業時間も管理できるようになり、平均的な残業時間は月5時間まで削減できた

出社中心の業務体系をリモートワークも受け入れる体制に変えたことで、従業員のモチベーション向上につながっています。

リモートワークはメリットだけでなく、デメリットにも注目する必要があります。詳しく知りたい場合はこちらの記事から。
リモートワークとは？実施するメリット・デメリット・導入時のポイントについて解説

国土交通省

国土交通省は2018年からフリーアドレスを導入しています。同年に成立した働き方改革関連法案の成立に影響を受け、実践に取り組んだことがきっかけです。これまでのデスクの配置を変え、約50人が自由な席を選べる仕組みに変化させました。

また、打ち合わせ用のスペースや個人用のロッカーの配備なども行うことでフリーアドレスの形骸化も防いでいます。

まとめ

フリーアドレスは、固定席を決めずに従業員の意思に任せて業務を行うオフィスレイアウトです。コミュニケーションの活発化、オフィスのスペースの有効活用などのメリットがあります。フリーアドレスは全ての業種に適した訳ではないものの、自社で導入できるかどうか検討する余地はあるといえるでしょう。

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