ベストなリモートオフィスの考え方とは。構築のポイントを解説

リモートオフィスは自宅でテレワークをがしやすい環境のこと

リモートオフィスは、自宅でテレワークがしやすい環境のことを意味する言葉です。デスクや照明、PCといった作業に必要なものを揃えることに加え、企業として基準を作り、基準を満たす環境を目指すなどの取り組みも必要といえます。

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テレワークの業務効率に影響を与える

リモートオフィスを構築することができれば、テレワークの業務効率を改善することが可能です。人によって集中しやすい環境は大きく異なるものの、自分にあった作業環境を自宅を構築することによって、 集中力の向上や生産性の向上といった効果も見込めるでしょう。

長期的な視点からコストが安価となりやすい

リモートオフィスを構築することによって、長期的な視点からすれば費用対効果は釣り合うといえます。例えば、強いインターネット回線を使用していれば、 リモートワークにおける通信不良や通信の遮断を避けやすくなります。

また、使い勝手の良いデスクを選択できれば作業効率の向上、 長時間座っても疲れない椅子を探すことができれば生産性の向上や身体の不調を防ぐことにもつながるでしょう。

初期投資の金額だけでみれば、 コワーキングスペースの方が安価に感じられるものの、長期的に使用する場合には自宅でリモートオフィスを構築した方が安価である点は知っておきましょう。

設備だけでなくツールも重要

設備に関しては、従業員が用意できるものの、使用するツールは企業でルールを決める必要があります。全従業員が使用しやすいコミュニケーションツールを使用することが大切になります。

また、勤怠管理や業務の見える化を行う場合はコミュニケーションツールではなく、バーチャルオフィスなども選択肢になるでしょう。加えて、セキュリティ対策ソフトなども会社単位で導入を検討することでより安定性の高い勤務体系を構築できます。

リモートオフィスの構築のポイント

ここでは、リモートオフィスの構築のポイントについて解説していきます。自宅での作業であっても会社の業務を行って貰っていることから、ある程度指針を出したうえで会社も作業環境の構築をサポートする必要があります。

PCは業務に十分なスペックを用意する

PCに会社の独自のシステムやツールをインストールした場合でも、十分なスペックがなければ満足な作業はできません。そのため、リモートオフィスの構築を行う場合には、システムやツールの使用に耐えられるPCを用意しましょう。

コミュニケーション不足となるリスクを防ぐ

テレワークを含めた制度の導入そのものは難しいものではないといえます。 成功事例が多数あるだけでなく、一部の部署からテレワークを導入することが可能であるためです。ただし、 テレワーク を実施してもらう部署の従業員と出社している従業員との間で情報の共有がうまくできないといったコミュニケーション不足が課題となるケースもあります。

そのため、テレワークを実施しない部署であっても コミュニケーションツールの使い方をマスターしておく必要があるといえるでしょう。場合によっては、バーチャルオフィスツールによる在籍確認なども選択肢の1つとなります。

安定性のある回線を用意する

リモートオフィスを構築する場合、安定性のある回線でなければ業務に支障をきたす可能性があります。人と会話を行わない作業であっても保存がされていない、 アップロードや ダウンロードに非常に時間がかかるといった問題が発生すると想定されるでしょう。

また、車内でコミュニケーションをとる場合も安定性のある回線でなければ、 会話が断続的に途切れたり、ノイズが入ったりといった問題も発生します。そのため、リモート オフィスを構築するにはできるだけ安定性のある回線を選択することが大切です。

リモートオフィスの構築が難しい場合はdroppinを活用してみよう

リモートオフィスの構築が難しい場合は、コワーキングスペースを活用しつつ、設備を整えていきましょう。 その際は、NTTコミュニケーションズが提供するワークスペースを簡単に予約・検索できるdroppinを活用できます。

単純に、予約や検索ができるだけでなく、 どのような設備があるのか把握できるため、作業環境として個室が必要といった場合でも対応することが可能です。

まとめ

リモートオフィスは、自宅でテレワークが行いやすい環境をさす言葉です。リモートオフィスを構築することで、作業効率の上昇、モチベーションの向上といった効果を見込むこともできます。

ただし、従業員の自宅に環境を構築することから、従業員任せではなく、会社としても指針を作りサポートする必要があります。加えて、作業をスムーズに行える環境を整える役割がある点も意識しましょう。

NTTコミュニケーションズが提供するdroppinは、さまざまな条件から好みに適したワークスペースを即時検索･予約できるアプリです。利用したい設備やサービスなどの条件を設定した上で、リモートオフィスの代わりを探すことも可能です。リモートオフィスの構築が難しい場合はdroppinを使用し、自分に適したワークスペースをみつけてみましょう。