企業がクラウドアプリを導入して、業務に必要なサービスを利用するケースが増えています。企業のクラウドアプリ利用における注意点はあるのでしょうか？ポイントを解説します。

サポートやサービス停止・終了時の対応

クラウドアプリを企業で導入するときには、機能だけでなくサポート体制についても確認しましょう。サポートがメールやチャットのみ、というケースもあるからです。 また、サービスが停止したときの問い合わせ方法についても確認してください。業務に使用するクラウドアプリが停止してしまうと、社内全体から問い合わせが入る可能性があります。 サービス終了時の対応も確認が必要でしょう。「蓄積されたデータの引き継ぎが可能なのか」といった点は、非常に重要です。いざそのときになってから慌てないよう、導入前にチェックすることがポイントと言えます。

セキュリティや事業者の信頼性

クラウドアプリを提供している事業者が、どのようなところなのかも調べておきましょう。信頼性が高い事業者なら安心です。 信頼性に疑問を抱かざるを得ない事業者のクラウドアプリは、使用しないことをおすすめします。十分なセキュリティ対策ができていなければ、情報漏洩が起こる可能性もあるからです。 また、トラブル時にきちんと対応してもらえないかもしれません。安心してサービスを受けられる事業者を選ぶことが大切です。

社内のみで完結するソフトウェアと違い、クラウドアプリの利用では、それに合ったセキュリティ対策が必要です。具体的にどのような対策が必要なのか、解説します。

ユーザー管理などのアクセス制限

まず必要なのが、アクセスできる従業員の制限です。業務上アクセスする必要のない従業員に、アカウントを発行する必要はありません。アカウント発行した従業員には、ログイン情報の管理を徹底させましょう。 また、アクセス権を持った従業員が、異動・退職などをした場合には、速やかにアカウントを削除します。残しておくと、不正アクセスの原因になる可能性があるからです。 クラウドアプリは、インターネット環境があればどこからでもアクセスできます。しかし、セキュリティ対策のためには、自宅や私物パソコンからのアクセスは禁止したほうが安全です。 業務用の端末や、特定IPのみなど、安全を確保できる状態でのみアクセスを許可します。

パスワード管理やバックアップ

パスワードの管理も大切なセキュリティ対策です。ランダムな入力で解除されてしまうような単純なパスワードは避け、英数字や記号を織り交ぜた8文字以上のものにしましょう。 1カ月ごとなど、定期的に変更するとさらに安全性が高まります。 万が一のサイバー攻撃に備え、データのバックアップもしておきましょう。クラウドアプリの事業者がサイバー攻撃を受け、データが使い物にならなくなる、といった可能性も0ではないからです。

ネットワークや端末の対策

インターネット通信を使ってアクセスするクラウドアプリを利用するときには、ウイルスに感染していない安全な端末を使用しなければいけません。 ウイルス感染している端末を使用した場合、社内に感染が広がったり、クラウドアプリ関連の情報を抜き取られたりする可能性があるからです。そのため、使用端末には必ずセキュリティソフトを入れ、アップデートをし、最新の状態を保ちます。 メールに添付されているファイルをインストールしたり、本文中のリンクをクリックしたりしないことも大切です。 端末の紛失によってクラウドアプリの情報が盗まれないためには、持ち出しの禁止や遠隔操作の設定によって、物理的な対策もしましょう。

企業が安全にクラウドアプリを使用するには、導入時に気をつけるべきポイントがあります。ポイントを押さえてクラウドアプリを導入し、効率的な業務遂行に役立てましょう。

暗号化などセキュリティ面の機能

クラウドアプリは、インターネットを利用します。そこで大切になるのが、通信内容を暗号化することです。SSLやTLSといった暗号化の仕組みを導入しているサービスを選びましょう。 暗号化されていれば、通信傍受を試みられたとしても、通信内容が知られる可能性は低くなります。

複数の認証システム

ログイン時の認証システムが複数あることもポイントです。パスワードの入力のみでアクセス可能な場合、パスワードさえ分かれば誰でもログインできてしまいます。 2段階認証を設けたり、ワンタイムパスワードの入力を求めたりするシステムなら、ログインまでの過程が複雑になり、その分不正アクセスを予防できます。

業務をスムーズに行うため、クラウドアプリを導入する企業が増えています。クラウドアプリはインターネット通信を利用するので、セキュリティ対策を実施して安全性を確保することが大切です。 具体的には、アクセス制限を設けたり、パスワードを工夫したり、ネットワークのセキュリティ対策をしたりします。 十分なセキュリティ対策を実施し、クラウドアプリを安全に使える環境を整えましょう。