Office製品の中でも、Office 365を導入する企業が増えています。その理由は、Office 365が他のOfficeソフトとは異なった魅力がいくつもあるからです。 その魅力的な機能についてまずは紹介します。

Office 365の特徴

Office 365が他のOffice製品と異なる一番の特徴は『サブスクリプション型』であることです。サブスクリプションとは、利用期間に応じた金額を支払うシステムのことで、Office 365は1カ月、1年単位で利用期間を決められます。 また、Office 365の場合、利用期間内であれば自動的にアップデートされ、いつでも最新の機能が利用できるというのが大きな特徴です。

3つの魅力が導入を後押し

Office 365には、他のOfficeアプリにはない3つの魅力が備わっています。 1つ目に、多彩な機能が備わっているということです。Office 365では、ExcelやWordなどの事務用アプリだけでなく、OneDriveやその他の管理システムが利用できます。 2つ目が導入のしやすさです。従来のOfficeソフトとは異なり、月単位で契約ができるため、初期費用を安く抑えることが可能です。個人用から大会社まで、多様なプランが用意されているのも導入のしやすさを後押ししています。 3つ目が、セキュリティ基準の高さです。Office 365のサービスは24時間セキュリティが監視され、マルウェアの侵入を防いでいます。セキュリティ機能が自動で更新されるのも魅力的な機能でしょう。セキュリティについては詳しくは後述します。

Office 365では、そのセキュリティの高さが魅力の1つです。ストレージに保管したデータやOfficeアプリのシステムを複数のセキュリティで守っています。 どのようなセキュリティ対策を講じているのか、さらに詳しく見ていきましょう。

社外からの不正アクセス対策

一般によく利用されるサービスでは、ID・メールアドレス・パスワードといった本人認証を必要とします。しかしそれでも、不正アクセスやサービスの不当な利用は後を絶ちません。 Office 365ではログインの不正アクセス対策として、メールアドレスとパスワードによる認証をクリアした際に、電話やSMSによる多要素認証をするよう設定できます。 また、外部ネットワークと内部ネットワークを分離し、重要なデータは特定のユーザーのみが閲覧することなども可能です。

社内からの漏洩対策

情報漏洩は社外からとは限りません。社員の行動によっては社内の人間からパスワードやデータが流出してしまうことも十分に考えられます。 そのような事態を、Office 365では管理者を設定して防ぐことが可能です。管理者権限を持ったアカウントは、ユーザーライセンスの追加と削除、監査ログの検出など、社内でのログイン状況を管理しやすくなります。 また、1カ月以上アクティブになっていないデバイスは機能が大幅に制限されるのもOffice 365の特徴です。これらの機能によって、社内ユーザーが無秩序にOffice 365を利用することを防げる仕組みとなっています。

CASBの利用

現在のセキュリティで守らなければならないのは、社内のPCやサーバーだけではありません。Office 365を利用している場合、個人の端末からも会社のデータベースにアクセス可能にしている企業も多いのではないでしょうか。 そこで『CASB（Cloud Access Security Brokers）』と呼ばれるクラウドサービスが注目を集めています。 CASBは、『可視化』『データセキュリティ』『コンプライアンス』『脅威防御』の4つから成り立ちます。この4つの機能を用いたサービスで、個人の端末から会社の情報が漏洩したり、脅威にさらされたりするのを守る仕組みです。

Microsoft社では事業拡大に伴って、クラウド事業における分野でのパートナーを募集しています。クラウドソリューションパートナーを活用してセキュリティを強化していきましょう。

シングルサインオンなどのセキュアオプション

『セキュアオプション』は、Microsoft社のクラウドソリューションパートナーが提供するサービスの1つです。Office 365の利用に必要なさまざまな機能を備えています。 その1つが、シングルサインオンです。シングルサインオンとは、1つのプラットフォームからログインすることで、複数のサービスに同時にログインする仕組みです。 パスワードの管理が最小限になるのでログインの手間が楽になることはもちろん、入力機会が減ることでセキュリティ面でも良い方向に働くでしょう。他にも認証ルール機能など、個人のセキュリティ管理に必要な機能が揃えられています。

メールセキュリティ強化

メールを仲介したマルウェアの脅威も無視できません。個人のメールサーバーから情報を抜かれ、企業データベースの改ざんや情報が盗まれるという事件も起きています。 クラウドソリューションパートナーを利用して、メールセキュリティの強化にも取り組んでみてください。 『Office 365 with IIJ』では、メールの添付ファイルを暗号化する、誤送信を取り消すといった機能が備わっています。個人のデバイスに導入することで、メールのセキュリティを向上させることが可能です。

Office 365はサブスクリプション型のOfficeソフトであり、従来のOffice製品と比較しても事業で使いやすいさまざまなメリットを備えています。 Office 365に備わるセキュリティも強固ですが、クラウドソリューションパートナーを活用して、さらにセキュリティを盤石のものとすることも可能です。Office 365の高い利便性とセキュリティ機能は、今後も向上が見込めるでしょう。