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2020年9月30日
ニューノーマルの経費精算革命
交通費も、その他の経費も自動で精算できる「SmartGo™ Staple」の提供を開始
～経費精算業務を劇的に削減し、働き方改革に貢献～
2024年10月31日追記
「Smart Go™ Staple」は、2024年12月27日(金)に新規お申し込み受付終了、2025年4月25日(金)に提供終了します。長い間ご愛顧を賜り、誠にありがとうございました。
NTTコミュニケーションズ(以下 NTT Com)は、「モバイルSuica」および法人用プリペイドカードと連動する経費精算アプリによって、経費精算のデジタルトランスフォーメーション(DX)を実現する「SmartGo™ Staple」 (以下 本サービス)を、2020年9月30日より提供開始します。
本サービスは、従業員による交通費と、その他の経費の支払いをキャッシュレス化し、煩雑な経費の精算業務を自動化します。経費精算アプリに取り込まれたデータは、簡単な申請とチェックのみで経理システムと連携※1することができるため、企業における経費精算業務を劇的に効率化することが可能です。
NTT Comは、2019年より、交通費の精算を自動化するサービス「Smart Go™」を提供してきました。本サービスは、クラウドキャスト株式会社(以下 クラウドキャスト)が開発・提供する経費精算サービス「Staple(ステイプル)」・法人プリペイドカード「Staple(ステイプル)カード」と連携し、交通費に加えて、その他の経費についても自動で精算できるサービスとして新たに開発したものです。
NTT Comは、働く環境におけるあらゆるシーンのデジタル化を通じて、ワークスタイルのDXや「Smart Workstyle」※2を実現していきます。
1.背景
交通費や経費の精算においては、少額であっても、従業員による申請、上長によるチェックや承認、経理担当による領収書の処理や振込手続きなど、多大な時間と労力が必要になります。昨今では、リモートワークの浸透に伴って、定期券を廃止し交通費を都度精算に切り替える動きもあり、経費精算業務は増加するものと考えられます。
また、法人用のクレジットカード(コーポレートカード)があれば、従業員による立て替えの手間を減らすことができますが、紛失や不正利用のリスクがあるほか、そもそも与信の関係から全従業員に配布するのが難しい場合もあります。
NTT Comはこれらの課題を解決するため、「モバイルSuica」と与信不要の法人プリペイドカードを活用し、経費精算のデジタル化を実現します。
2.概要
「SmartGo™ Staple」では、「モバイルSuica」で支払った交通費や、専用の法人用プリペイドカードで支払った経費を、本サービスの経費精算アプリに自動で取り込みます。
従業員は、取り込まれた経費データを管理者に送信し、管理者は簡単なチェックを行うだけで、経理システムに経費データを送ることができます。
＜「SmartGo™ Staple」の利用イメージ＞
3.特長
(1) 従業員による、交通費・その他の経費の精算業務をゼロに。経理担当者の負担も激減
日本で唯一※3、「モバイルSuica」と公式に連動した交通費精算の仕組みを採用しており、移動の履歴※4と運賃を正確かつ自動で取り込むことが可能です。
また交通費以外の経費については、専用の法人用プリペイドカードで支払う※5ことで、日付と金額を自動で取り込みます。領収書が必要な場合も、経費精算アプリで撮影するだけで添付ができます※6。
これらの自動取り込み機能により、従業員の経費精算業務をゼロにすることが可能です。
さらに、立て替え払いがなくなることで経理担当における振込の手間や振込手数料も削減できるほか、申請漏れや申請ミス、不正利用の防止にもなり、さまざまな効果が期待できます。
(2) 柔軟で多機能なプリペイドカードを利用可能
本サービス専用の法人用プリペイドカードは、通常の法人用クレジットカードと異なるさまざまなメリットがあります。
まず、与信が不要であるため、法人用クレジットカードより払い出しが簡単です。このため例えば、正社員にしかカードを配っていなかった企業もさまざまな雇用形態の従業員に配布しやすくなります。また、カードの紛失時に管理者がカードを即時ロックする機能を備えています。さらに、管理者が必要な分だけ各カードに金額をリアルタイムでチャージできる仕様となっているため、使い過ぎや不正利用の防止にも役立ちます。
＜法人用プリペイドカードの仕組み (金額は一例)＞
あらかじめ専用口座に振り込んでおいた金額の中から、管理者が、従業員ごとに指定した金額をチャージすることができます。
4.期待できる効果
精算業務の効率化以外にも、さまざまな効果が期待できます。
(1) 全従業員が決済手段を持てるようになるため、研修やセミナーの申し込み、書籍の購入などを行うハードルが下がります。従業員が自立的に考えて必要なものを必要なタイミングで入手する機会を得やすくなり、自由闊達な企業文化の醸成につながります。
(2) 従業員による決済の利便性が上がると同時に、管理者側は利用額のコントロールができるようになります。また、利用履歴は人手を介さずに取り込むため改ざんができず、不正利用を防止できます。このため、利便性の向上とガバナンスの強化が両立できます。
(3) コロナ禍で在宅勤務が進んでいることから、企業単位での発注や、オフィスへの納品といった従来の調達業務が困難となっていますが、本サービスによって、ECなどを利用した従業員単位での発注や自宅配送などを行いやすくなります。
5.提供開始日
2020年9月30日
6.利用料金
月額利用料金 1IDあたり1,000円 (税抜)
詳細は SmartGo™ Staple公式Webサイト https://www.ntt.com/smartgo-staple.htmlをご参照ください。
※1：経費データはCSV形式で出力されます。
※2：NTT Comは、ICTによって社会課題を解決する「Smart World」の実現を目指しており、その領域の一つとして「Smart Workstyle」に注力しています。「Smart Workstyle」の領域では「発想を変えて、あたりまえの世界に」をコンセプトに、「すべての働く人が、最適な働き方を選び、活躍できる世界」を目指していきます。「SmartGo™ Staple」は、「Smart Workstyle」を形づくるサービスの一つです。
※3：2020年9月時点、NTT Com調べ。
※4：プライベートで使用する「モバイルSuica」とは別に、業務用の「モバイルSuica」を登録していただき、かつ利用履歴の取得にあたっては必ず従業員の同意を取っていただいています。
※5：国内外のVisa加盟店で利用可能です。
※6：本サービスは、2020年10月より施行される改正電子帳簿保存法に対応しています。
関連リンク
本件に関するお問い合わせ先
2020-R073