企業における安否確認訓練の目的

安否確認とは、災害などに見舞われた際に被災状況を確認することです。いざという時にスムーズに安否確認ができるようにするためには定期的な訓練が大切だといわれています。訓練を怠ると、「従業員が登録した連絡先が最新のものではない」「通知メールを迷惑メールと勘違いしてしまう」などのトラブルが発生し、災害発生時の計画は事前に用意されているにも関わらず、機能しない可能性があります。

訓練をすることで計画に落ち度はないか、改善点はないか、といった確認ができます。定期的な安否確認の訓練を実施することで、自然と災害発生時の行動が頭に入り、有事の際も慌てずに行動できるでしょう。

安否確認訓練が重要な理由

企業にとって安否確認訓練が重要な理由は、従業員の被災状況を確認するためだけではありません。安否確認は従業員の状況を確認するとともに、事業再開の目処を立てるために必要なものです。

災害発生時、被災状況によっては事業を停止せざるを得ない場合もあります。事業を再スタートするのに欠かせないのは人材です。設備が被害を受けていなくても、人がいないと稼働できません。

従業員が無事であれば業務再開に向けた指示が出せます。業務再開までのスピードが早いほど、事業の立て直しもスムーズに行えます。業務再開が困難な従業員には、次の行動について指示し、一日でも早く業務に戻れるようサポートをします。

このように安否確認訓練をすることで、従業員は有事の際に会社への状況報告手順を確認でき、管理者は業務再開に有効な流れを把握できます。

安否確認訓練の基本の流れ

安否確認訓練は、全体のおおまかな流れを把握してから始めるとスムーズです。大体の流れが把握できたら、自社なりの要素を加えてみましょう。

自分＞周りの人＞建物の順で安全確保

災害が発生した際、守るべき順番は「1.自分」、「2.周りの人」、「3.建物」です。

自分の安全が確保できたら、周りの人の安全を確認します。倒れそうな家具や、倒壊の恐れがある建物があるようなら、すぐに移動して危険な場所から離れます。

必要であれば救急・消防へ連絡

けが人が出た・火災が発生した・救助が必要という場合には、すぐに救急・消防へ連絡をします。災害発生時は到着が遅れる可能性もありますが、現場にいる自分たちでどうにかしよう、と考えるのは賢明ではありません。

災害発生時の現場は、目には見えない危険も潜んでいます。二次災害が発生する可能性もあるため、危険だと感じた場所には近づかないようにする必要があります。

責任者への状況報告・従業員の安否確認

自分と周りの安全が確保でき、消防・救急への連絡も済んだら、家族や会社へ状況報告をします。災害時は電話もメールもつながりにくくなる可能性があるので、他の手段でも連絡ができるよう、日頃から備えておくことが大切です。

安否確認システムの有効性

災害発生時、電話やメール以外の安否確認方法としてSNSやチャットなどが挙げられます。これらのツールは、災害時でもインターネット回線が無事であれば使用可能です。しかし複数人の安否を確認しなくてはならない企業管理者の場合、誰が書き込みをして誰が見たのか、把握しにくいという欠点があります。

災害時でも有効な安否確認方法の1つが「安否確認システム」です。安否確認システムでは、従業員からの回答は自動で集計されます。誰がどのような状況なのか可視化できるため、管理者は次の指示をスムーズに行えます。

安否確認訓練のポイントと注意点

安否確認訓練を行う際、毎回同じ行動を繰り返せばよい、ということはありません。有事の際に慌てないよう、安否確認訓練のポイントを把握しておきましょう。

災害発生時刻に沿ったパターンを作る

災害は、日中発生するとは限りません。1995年に発生した阪神・淡路大震災は朝の5時46分に発生しており、布団の中で被災したという方も多くいました。

災害発生時にどのような行動をするべきかは、その時いる場所によって異なります。さまざまな災害発生時刻を想定して、それに沿った訓練パターンが必要です。

安否確認システムの訓練をしておく

安否確認システムを用いる場合、システムに慣れるための訓練もおすすめします。安否確認システムを利用した訓練を行うことで、いざという時に使い方がわからない、想定した状況で機能しなかった、といった事態が防げます。また、災害発生時の情報伝達の重要性について再認識するのにも効果的です。

安否確認システムの中には災害発生時以外に、日常の業務連絡手段としても利用可能なものがあります。そうしたサービスを選んで日頃から慣れておくことで、災害時の安否確認でも利用方法に迷うこともなくなるというメリットがあります。

まとめ

安否確認の訓練は定期的に行い、使用するシステムの操作や運用に慣れておくことが大切です。ドコモビジネスで提供している 安否確認サービス「Biz安否確認/一斉通報」 は、訓練機能も搭載しており日頃から有事に備えることが可能です。また、台風や積雪といった予想ができる災害の注意喚起を行い、被災を防ぐのにも効果的です。無料トライアルをご用意していますので、導入をご検討の際はぜひお試しください。