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安否確認システムとは？
安否確認システムとは、災害発生やパンデミックなどの非常時に従業員の安否をいち早く知るためのシステムです。災害時には電話回線がつながりにくくなったり、通信インフラ設備がダメージを受けたりすることが想定されるため、メールや掲示板など従業員との連絡手段を複数確保しておく必要があります。
そこで活躍するのが一括メールの送信や掲示板を利用できる安否確認システムです。
安否確認の必要性
安否確認はBCP（事業継続計画）のために必要です。ここでは安否確認とBCPの関係性についてご紹介します。
安否確認とBCP（事業継続計画）の関係性
BCPとは、企業・組織が自然災害やパンデミックなどの非常事態が発生した際にも事業を継続できるための対策を指します。
企業は、自然災害だけでなく、感染症や情報漏えいなどのサイバー攻撃など、常にさまざまなリスクと隣合わせにあります。このような非常事態が起きても、企業存続のためには事業を継続させる必要があります。
事業を継続させていくためには、自社の商材の知識やノウハウ、取引先のことを熟知する従業員が欠かせません。そのため、従業員の災害時の状態をいち早く確認し、復旧へむけて速やかに動き出すために安否確認が重要なのです。
BCPのためには従業員の無事をいち早く知る必要がある
当然のことですが、企業にとって第一優先で守るべきものは人命です。それに加え、自社の商材を製造・販売できる状態を守ることも重要です。緊急事態下においては、まずはどのような対応を取るべきか、人員体制も含めて迅速に判断する必要があります。従業員やその家族の安否を把握することで、勤務可能な人材や指揮系統が見えてきます。
そのため、災害発生時に安否確認をできる限り早く行う必要があります。
安否確認の方法は？
安否確認の流れは、非常事態が発生し、管理者が一括でメッセージを送信し、集約された回答内容を確認するという順で進みます。
回答依頼送信
安否確認システムを利用すれば、管理者発信または自動配信により、メッセージの一斉送信ができます。例えば、地震などの災害時に自動でメールを一括送信できる機能があります。ほかにも、自社に感染症の罹患者が出た時やセキュリティ事故の際などに管理者が手動で一括送信を行うことができます。
従業員のもとに確認依頼が届く
従業員は、管理者から届いたメッセージを確認します。
本人または近親者が回答
従業員は、届いたメッセージにもとづき質問事項に回答します。何らかの理由により本人が回答できない場合には、従業員の上司または家族などの近親者が回答します。
システムに回答内容を集約
回答内容はシステムに送信され、その内容が自動で集計されます。
管理者による確認
集約された回答内容を確認し、管理者は今動ける従業員と想定されるチーム編成・指示系統を確認します。上記の流れで安否確認が完了し、管理者はその情報をもとに次の行動を指示します。
ここまでのスピードが早ければ早いほど、業務がストップする時間は短くなり、ダメージを抑えることができます。
安否確認システム／サービス選定のコツ
安否確認システムはさまざまな事業者が提供しており、搭載機能や費用はサービスにより異なります。自社に合うサービスを選定するためには、以下のポイントを確認することが大切です。
インフラ設備が整っているか
例えば、地震の発生時などには安否確認システムの設備自体に影響が出ることもあります。そのため、システムの事業者によるリスクヘッジの状況を把握することも重要です。
回答しやすい通知手段であるか
災害時には電話回線が混雑する可能性や、通信インフラのトラブルでインターネットが使えなくなる可能性など、通知手段が限られることが考えられます。そのため電話回線やインターネットなど、回答手段を複数備えているサービスであるほど安心でしょう。
管理者にとって使いやすい仕様であるか
安否確認システムが管理者にとって使いやすく、自社の組織体制に合っているかどうかは、非常時の対応スピードに影響します。管理者権限の付与やグループ会社の階層を管理できるなどの機能が搭載されているサービスはカスタマイズ性があるのでおすすめです。
これらのポイントをおさえて、自社に合う安否確認システムを選定しましょう。
自社に合う安否確認システムの導入でBCP対策を
安否確認システムの導入は、自社が存続できる環境を整備するにあたり必要なことだと言えます。非常事態が起きた際に自社はどのような対策を取っておくべきなのか、この機会に社内で検討してみてはいかがでしょうか。
安否確認システムを選ぶ際には、今回ご紹介した選び方のポイントをクリアしているドコモビジネスの 安否確認サービス「Biz安否確認/一斉通報」 も選択肢の1つとしてご検討ください。
