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ファイル共有とは？
ファイル共有とは、「1つのファイルを複数人で異なるPCから閲覧する」ことです。
例えば業務中にPCで作成したExcelの表を、社内の複数名と共有するとします。この場合、社内ネットワークでつながっているPC同士なら、ファイルを開いて共有ボタンを押して相手を選択するだけでできます。ほかにも、ファイルサーバー・NASを設置したりメールで添付ファイルとして送ったりといった方法もあります。
しかし、これらはファイルを変更する度に送受信が必要になるうえに、保管容量の上限やセキュリティの問題などでリスクが考えられます。そのため、企業におけるファイル共有にはクラウドストレージサービスを使うケースが増えています。
ファイル共有サービス「Box」とは？
クラウドストレージサービスで使われている製品の1つに、「Box」があります。
Boxはアメリカのカリフォルニア州に本社があり、世界の10万社以上の企業、日本国内でも1万社以上の企業が導入しているサービスです。ファイル共有における細かなニーズを満たしながら使い方もシンプルで、業種を選びません。働き方改革にともなうテレワークや業務効率化を支え、さらにはペーパーレス化といったエコ意識向上にも貢献します。
Boxが人気の理由
Boxの導入実績は幅広く、企業だけでなく個人のユーザーも多くいます。ではなぜファイル共有サービスを求める人の多くが、Boxにたどり着くのでしょうか。
ここでは、Boxが人気の理由についてご紹介します。
容量が無制限
ファイル共有サービスにおいて多くのユーザーを悩ませるのが、容量の上限です。
「Wordファイル・Excelファイルしか共有しないから、上限は少なくても大丈夫」「時々、中身を削除して容量を調節すれば良い」と考え、ストレージ容量に上限のあるファイル共有サービスを導入した結果、早々に限界容量に達してしまうことがあります。
容量を空けるために整理をしようとしても、ファイル数が多いあまり「何を削除すべきか」の判別に手間がかかることも多いでしょう。結局手つかずの状態のまま別のファイル共有サービスを申し込み、取り急ぎ容量を確保するといったことも珍しくありません。
Boxには複数のプランが用意されており、企業の規模や業種に応じてプランを選択できます。Businessプラン以上であれば容量は無制限で保存期間にも縛りがないため、契約している限りファイルを手元に残しておくことが可能です。
セキュリティが万全
セキュリティ性の高さも、Boxが評価されている点です。Boxは世界を牽引するグローバル企業だけでなく、各国政府や法人機関でも採用されているファイル共有サービスです。
複数サードパーティーの認証試験にも合格しており、常に安心して使えるシステムを提供するためにセキュリティ情報更新をおこなっています。実際にBox社は「セキュリティ分野はユーザーの信頼を獲得するのに重要な部分だ」と認識しており、多額の投資をしています。
アクセス権限設定ができる
Boxでは、ファイルへのアクセス権限を細かく設定することができます。
ファイルには「見られても良いけど編集はされたくないもの」「自由に編集ができるようにしたいもの」「チームメンバー以外に見られてはいけないファイル」などがあります。
メールでファイルを添付して共有する場合、変更した箇所を確認するために再び送り返すといった手間がかかります。また、第三者による改ざんを防ぐために、プリントアウトして「マル秘マーク」をつけて回覧する方法もありますが、他の人の目に触れてしまう危険性を排除することはできません。
Boxのアクセス権限は7段階と細かく階層付けがされており、そのすべてがクリック1つで簡単に設定できるため、セキュアな環境で円滑に社内共有を行えます。外部の人との共有もしやすくなるため商談がスムーズに進み、退職や入社で従業員が入れ替わる場合の権限も素早く変更できるなどのメリットも期待できます。
従業員のBox内で行った操作の把握
ファイル共有をしたあと、「気づかない間に変更箇所があった」「誰が変更したのかわからない」といった問題が起こることも珍しくありません。
Boxではファイルごとにユーザーの行動履歴が残されるため、誰がいつ何をおこなったかを把握することができます。これにより不明な変更や削除があった場合に、理由の確認・再発防止が可能です。
Boxの気になるポイント
世界中で使用されているBoxですが、デメリットや気になるポイントもあります。ここでは、Boxの課題点をご紹介します。
オフライン利用はできない
Boxに限った話ではありませんが、基本的にファイル共有サービスはオフラインでは使用できません。最近ではWi-Fi環境の整った施設も多いため困らないかもしれませんが、オープンな回線はセキュリティ面に不安が残ります。
アップロードをするファイル容量の上限
ストレージ容量は無限でも、一度にアップロードできるファイルのサイズにはプランごとの上限があります。
代理店によっては取り扱うプランに差があり、アップロード上限が異なる場合もあるため、アップロード上限を増やしたい方は相談をしてみてください。
サポートは英語
Boxはアメリカ発のシステムであるため、サポートは英語がメインです。
しかし、日本の代理店を通している場合、日本語でのサポートが受けられることがあります。さらに、代理店によっては24時間365日のヘルプデスクを設置している企業もあるため、英語が苦手な方やファイル共有サービスの利用に慣れていない方は、信頼できる代理店を探すといいでしょう。
日本の業務形態に適したファイル共有サービス
Boxに限らず海外発のシステムにおいては、「サポートを受けるのに英語が必須」というケースは珍しくありません。さらに、自由な働き方を推進するファイル共有サービスを導入したものの、やはり細かいところは自分自身で確認をして部下をサポートしたい、という方もいることでしょう。この場合海外初のファイル共有サービスでは、少し物足りないと感じてしまうかもしれません。
その場合には、日本製のファイル共有サービスも検討する必要があります。代表的なサービスとしては、 Bizストレージファイルシェア があります。細かな点まで気配りを行き届かせ、日本企業の業務形態に適したシステムとなっています。
サポートは、サービス専門スタッフが日本語で対応しています。ファイル送信には上長承認を標準機能として提供し、最後は人の目でファイル送信の許可を判断できます。これにより誤ったファイル送信による情報漏えいを防止できます。
まとめ
今回はBoxが人気の理由や、気になるポイントについてご紹介しました。Boxには、企業が長く安心して使える要素がいくつも組み込まれています。ファイル共有サービスの導入を検討している方は、世界中で活用されているBoxを試してみてはいかがでしょうか。サポートに不安のある方は、代理店を通した導入がおすすめです。
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