テレワークにおけるおすすめのファイル共有方法とは？クラウドストレージ「Box」が選ばれる理由

テレワークの課題

コロナウイルスの蔓延によって広まったニューノーマルのひとつが、テレワークです。
テレワークは「好きな場所で仕事ができ通勤時間もかからない、それでいてオフィスと働くのと同じ生産性を得られる」ともいわれており、今後も企業間で浸透していくことが予想できます。テレワークを導入する企業が増えれば、「テレワーク＝新しい働き方」という認識は変化し「テレワーク＝一般的な働き方」ともなるでしょう。
しかし、テレワークにも、課題が残されています。

コミュニケーション不足

テレワークを続けることで、「人と話さないのが当たり前の生活」となっていく傾向にあります。
従業員間でもコミュニケーションが不足し、必要事項が伝達されていなかったために些細なトラブルで衝突が生じるといった問題が起きやすくなります。
テレワーク下でも従業員同士でコミュニケーションがとれるように、定期的なオンラインミーティングや1対1でのオンライン面談といった工夫を考える必要があります。

社内コンプライアンスの見直し

テレワークには、「働く場所を選ばない」という魅力があります。自宅だけでなく、人の多いカフェを仕事場とする従業員もいることでしょう。しかし、カフェでノートPCを広げることで他者に情報を覗かれてしまったり、施設のWi-Fi環境につなげることで情報漏えいが発生してしまったり、といった事態も考えられます。

これまでの働き方に沿ったものではなく、テレワーク導入に伴った新たなコンプライアンスの再構築が必要です。加えてコンプライアンスは企業が一方的に作り上げるのではなく、従業員のテレワークに対するニーズを踏まえた内容にすることが重要です。

情報共有の円滑化

テレワークでの情報共有の手段のメインは、文字によるやりとりです。
これまでは喫煙所やカフェスペースで話していた何気ない会話も、文字を打って伝える必要があります。手間がかかることから、必要なことだけを端的に伝えようとしてやがて従業員同士で距離が生じてしまうこともあるでしょう。その結果必要な情報共有もままならず、目指すべき「円滑な業務」から離れてしまうことも考えられます。

従来は、書類の共有において「印刷をした書類を手渡しし、訂正点は赤ペンで入れる」という方法をとっていた企業もあるのではないでしょうか。これまでは同じオフィスにいたことで簡単にできていた書類のやりとりも、テレワークによってお互いが離れたことにより難しくなったといえます。離れた相手との慣れない情報共有に手間取り、ミスやストレスが発生しやすくなる可能性も高まっています。

ファイル共有ツールが重要

書類・情報の共有は、テレワークの課題の1つとして挙げられることが多い問題点です。課題解決には、「どのツールを選択するか」が重要だとされています。

ファイル共有ツールには、メールやチャット、クラウドストレージなどがあります。それぞれにメリット・デメリットがありますが、テレワークのファイル共有における問題は企業によって異なります。どのツールのメリットが自社の問題解決に貢献するのか、デメリットで生じる被害が少ないのかといった的確な判断が求められます。

ファイル共有ツール選定のポイント

企業の働き方やスタイルはさまざまで、「このファイル共有ツールを選んでおけば間違いがない」という正解はありません。

しかし、どの企業も、ファイル共有ツールに求める基本的なことは「共有には手間をかけず、セキュリティ面でも安心したい」というものです。
つまり「手間がかからない」「セキュリティ性が高い」を重視し、ほかにどのような点を付加したいのかを考えることで、テレワークにおけるファイル共有の課題解決につながるといえます。

ファイル共有ツール「Box」が選ばれる理由

Boxはアメリカ発のクラウドストレージサービスで、ファイル共有ツールのなかでも世界中の企業・行政機関が使用していることで知られています。
クラウドストレージサービスが多くあるなかでBoxが支持を集めている理由には、上記で挙げた「手間がかからない」「セキュリティ性が高い」を満たす要素が多いことが挙げられます。

高いセキュリティ性

ファイル共有ツールで問題視されることも多いセキュリティ性に関して、Boxは高い信頼を得ています。複数の第三者機関の審査を得ること、二要素認証や電子透かしなど制御機能を豊富に設けることで情報を守る仕組みが整えられています。

大容量のファイルを共有できる

Boxのファイル共有は、Businessプラン以上で容量無制限となります。加えて一度にアップロードできるファイルのサイズも、同プラン以上で5G～です。動画などのサイズの大きなファイルのアップロードにも対応できます。

アクセス権限が設定できる

Boxで設定できるアクセス権限は、最大で7種類です。細かな権限設定により、不正な改ざんや閲覧を防ぐことができます。

変更履歴の確認ができる

ファイル共有における問題で多く挙がるのが、「誰がいつ変更をしたのか」「どこを変更したのか」が不明であるという点です。
Boxの変更履歴では、「いつ・誰が・どのファイルに対して・何をしたのか」が確認可能です。さらに古いバージョンのファイルをその場でプレビューでき復元も簡単なため、謝って削除・変更をしてしまった場合のリスクヘッジとなるでしょう。

場所を選ばずアクセスできる

Boxはスマホ・タブレットにも対応しているため、外出先でファイル共有が急に必要になった場合にも活用することが可能です。例えば取引先との商談中に「参考書類を見せてほしい」と言われたときもオフィスに書類を取りに行く必要はなく、その場で手軽にファイル共有をすることが可能です。

社外共有も可能

Boxのファイル共有の方法はフォルダーでの招待と、共有リンクの作成の2通りがあります。
共有リンクの場合は相手がファイルを閲覧できる期限を指定できるため、いつまでも相手の手元に残ることはありません。この機能は、社外の人間とファイル共有をする際に役立ちます。

日本の企業に合ったファイル共有サービスとは

Boxは業種を選ばず、幅広い働き方に対応するクラウドサービスです。

ファイル共有はもちろんテレワークで抱える多くの課題を解決し、企業のコンプライアンス強化と業務効率化に貢献します。働き方にかかわらず、企業力を高めるのに有効なシステムです。
しかしBox Japanサイトから購入する場合はサポートがすべて英語対応になるため、いざという時を考えると不安になる方もいるのではないでしょうか。その場合は、正規代理店を通した契約がおすすめです。

ドコモビジネスは Box の代理店として、多くの実績を有しています。日本語で対応可能なうえに企業の規模にあわせたプランも複数ご用意しており、安心してBoxをご活用いただけるようお手伝いします。導入を検討している方は、お気軽にご相談ください。

まとめ

Boxは業種を選ばず、幅広い働き方に対応するクラウドサービスです。

テレワークは基本的に1人で仕事をするものです。メリットがある反面、オフィスにいるよりも連絡が多いことや情報共有がうまくいかないことなどで、ついストレスを溜めてしまうこともあります。
自社に合ったファイル共有サービスを取り入れて円滑なやりとりを実現し、生産性の高いテレワークを実現しましょう。