企業による導入が増えた「Box」

「働き方改革」という言葉を耳にして真っ先に連想するのがテレワーク、という方も多いと思います。働き方改革の策定前は家で仕事をするといえば自営業である場合が多く、会社員が自宅で勤務するという発想は多くはありませんでした。
しかし、個々の事情に合わせた仕事の選択を促すとなると、在宅勤務は無視できない選択肢です。働き方改革により、これまで普通にやってきた仕事の仕方が変化せざるを得ないような状況にあります。

そのようなさまざまな働き方の変化に対応できるのが、ファイル共有サービスです。ファイル共有サービスとは、離れている相手とPCを通じて書類やデータを共有することを可能としたサービスです。日本国内においても多くのファイル共有サービスが販売されていますが、なかでも人気の高い製品が「Box」だといえます。

Boxは、業務に生じるあらゆる変化に対応できる機能を備えています。働き方改革策定後に導入する企業が増えており、ニューノーマルな働き方をさまざまな角度からサポートしてくれる存在です。

働き方改革においてBoxができること

Boxが企業の働き方改革において、どのように役立つのでしょうか。Boxが働き方改革後に多くの企業に取り入れられた理由について、ご紹介します。

テレワークの促進

テレワークの課題として残されているのが、ファイルの管理・共有です。
自宅でテレワークをしていたら、セキュリティの観点でオフィスに保管している書類が必要になり、会社に出向かなければならなくなった、というケースも少なくありません。それ以外にも、「書類のどこに変更があったのか、口頭説明をしてほしい」と電話での確認が必要になる場合もあります。

非効率だと考えられる業務のために急ぐべき他の業務を中断しなくてはならないのは、働き方改革が求める「生産性の向上」に当てはまりません。
Boxでファイル管理・共有ができれば、わざわざ出社をしなくても書類を確認でき、変更箇所もひと目で把握することができます。

ペーパーレス化

Boxは企業のペーパーレス化にも貢献します。社会全体がエコに取り組むような世情の現代において、企業のエコ意識はさまざまなステークホルダーから注視されるようになっています。

Boxによってクラウド上でファイル共有できるようになることで、これまでのプリントアウト業務が不要になります。プリントアウトの機会がなくなれば使用する紙の枚数も減らせ、費用削減にもつながるでしょう。

業務の効率化

ファイル共有は、業務効率化において大きな効果を発揮します。
例えば、これまでは受信したファイルに変更点を加える場合、「受信→プリントアウト→変更の書き込み→スキャンして取り込み→返信」というアナログな手段を取っていた企業も少なくありませんでした。

Boxによるファイル共有ができれば、クラウド上のファイルにそのまま変更を書き加えることが可能になります。もちろん相手側はどの点を変更したのか、ひと目で確認可能です。
大容量のファイルを共有する場合にも、Boxが便利です。一度のアップロードで済むため、ファイルを少しずつ分けて送信する手間も省くことができます。

さらに外出先などでファイルが必要になった場合もBoxならスマホ・タブレットで確認ができるため、スムーズに業務を進められます。

セキュリティの強化

Boxは複数の第三者認証を取り入れており、セキュリティの面でも高い信頼を得ています。加えて細かくアクセス権限が設けられており、情報拡散・漏えいを防止します。これにより企業コンプライアンスの強化と同時にリスク軽減につながるといえるでしょう。

日本人の働き方に合ったファイル共有

ファイル共有サービス「Box」を取り入れることで業務効率化やコンプライアンス強化といった多くのメリットが得られます。しかし、Box社との直接契約の場合、日本語でのサポートがされていないという課題も無視できません。

Boxのサポートにおける問題を解決するには、日本語に対応しサポートが充実している販売代理店を活用するのがおすすめです。NTTコミュニケーションズは Box の豊富な導入実績とセキュアな通信環境の提供によって、多くの企業のファイル共有をサポートしてきました。安全・安心にBoxを導入したい方は、お気軽にご相談ください。

まとめ

働き方改革において、従業員はこれまでよりも自由な働き方を選択できるようになりました。それに伴い、社内コンプライアンスの見直しが求められています。
情報を守り円滑な業務を進めるには、ファイル共有ツールが役立つでしょう。自社の問題を解決するファイル共有ツールをお探しの方は、ぜひ、お気軽にNTTコミュニケーションズにご相談ください。