1.スマホは便利で高機能。だからこそ危ない

スマホは、いまや我々の暮らしになくてはならない存在となっていますが、ビジネスシーンでも、欠かせないツールになりつつあります。スマホがあれば、外出先の電話連絡はもちろん、メールやSMSを用いたメッセージのやり取り、スケジュールの確認、ファイルの閲覧や編集などが、パソコンを使わずにかんたんにできてしまいます。

しかし、外出先でも簡単に仕事ができるということは、いままでは会社の中で完結していた情報が、流出してしまう危険を孕んでいるということにもなります。もしスマホを紛失してしまい、その中に入っていた機密情報が流出してしまったら、企業側はコンプライアンスやセキュリティの不備を問われてしまい、ビジネスに大きな支障をきたしてしまいます。

対策としては、ウェブ電話帳を使うのが良いでしょう。スマホを起因とするコンプライアンスやセキュリティの課題の解決にもつながるうえ、業務効率の改善効果も期待できます。

今回は、ドコモのウェブ電話帳「ProgOffice Enterprise」を例に、ビジネスシーンでスマホを安全かつ便利に使う方法を紹介します。

2.そもそも端末にデータを残さないから、情報が流出しない

ウェブ電話帳の「ProgOffice Enterprise」は、ビジネスシーンにおけるコミュニケーションツールを、1つの電話帳アプリに集約したサービスです。

ProgOffice Enterpriseの特徴は、クラウドサービスである点にあります。一昔前までは、端末の電話帳に直接、電話番号やメールアドレスなどの情報を残すケースもありましたが、この場合、端末を紛失しまうと、端末に保存されている機密情報が漏洩してしまう恐れがあります。しかしProgOffice Enterpriseでは、電話番号やメールアドレスなどの情報は、すべてクラウド上に情報を集約されます。そのため、端末にデータが残りません。

さらに、通話履歴やSMSのメッセージなどの情報もクラウドに保存されるため、端末の故障や紛失時の情報漏洩や消失といった心配もありません。

要は、端末ごとに電話帳を個別に管理する必要がなくなり、クラウドでの一元管理が可能になる、ということです。そのため、管理コストの削減にも効果があります。

3.ウェブ電話帳ならではのセキュリティ対策

ProgOffice Enterpriseでは、クラウドであること以外にも、セキュリティ対策が用意されています。

たとえば、誤発信を防止する機能です。従業員にモバイル端末を付与する場合、業務上許可しない相手への電話発信やSMS（ショートメッセージサービス）送信における情報漏洩もリスクとなりますが、ProgOffice Enterpriseではそもそも誤発信をしないよう、電話帳の登録番号だけに電話発信を制限することが可能です。

誤発信と疑われる通信があった場合は、通話履歴・SMS履歴・個人電話帳のエクスポートが可能なため、発信内容の監査もできます。

もし端末を紛失しても、ProgOffice Enterpriseの利用には、アカウント認証・端末認証・利用デバイスの承認など、複数の認証を組み合わせた、強固な認証が必要になります。

4.「仕事しすぎ」を防ぐ機能も

ProgOffice Enterpriseによって情報を一元管理することは、働き方改革の推進にも役立ちます。

たとえばリモートワークの場合、従業員の勤務状況を把握することが難しいという課題がありますが、ProgOffice EnterpriseではMicrosoft365やG Suiteなどの他サービスと連携して、スケジュールや在籍情報をリアルタイムに可視化できます。

リモートワークでは労務管理が問題となることもありますが、ProgOffice EnterpriseではMicrosoft365のスケジュールと連動して、勤務時間外や休暇中の相手への電話発信を制限できます。さらに、勤務時間外のアプリ利用に対してはアラートを表示したり、アプリ利用のログ履歴を取得したりする、といったことにより、勤務時間外の業務誘発を制限することも可能になります。

5.スマホが便利な時代だからこそ、スマホ対策は必須である

もしProgOffice Enterpriseを導入することになった場合、3つのサービスパターンから選択することになります。

1つ目が「ProgOffice Enterprise Lite」です。電話帳と通話履歴の標準機能に加えて、ユーザーの勤務状況や位置情報を社内で共有する「プレゼンス」と、SMSをよりセキュアに利用する「セキュアSMS」、グループチャット(オプション)など、メッセージを端末に残さない「メッセージ」の機能を備えています。さらにオプションで「名刺取込」が用意され、写真撮影した名刺データを電話帳に登録できます。

2つ目がMicrosoft365やG Suiteなど、他のクラウドサービス連携を行いたい場合に適した「ProgOffice Enterprise」です。「ProgOffice Enterprise Lite」が備える機能に加え、メールやスケジュールを連携する機能を備えています。

3つ目が「ProgOffice Flat for オフィスリンク」です。ProgOffice Enterpriseの基本機能である電話帳と通話履歴に対応しており、オフィスリンクを利用したいケース、もしくはすでにオフィスリンクを利用しているケースに適しています。

現代はスマホで情報が簡単に持ち出せる時代になりましたが、それは裏を返せば、「スマホから重要な情報が流出しないための対策が必須になる時代」ともいえます。企業のコンプライアンスを守るための手段として、ProgOffice Enterpriseという選択肢があるということを、覚えておいても損はないはずです。

ProgOffice Enterpriseの導入とあわせて携帯・スマホの購入や見直しを検討されている方はドコモビジネスの法人携帯・スマホのページをご覧ください。