1.業務にスマホを導入しても、不便なことはある

スマホはもはやビジネスに欠かせない便利なツールの1つですが、すべてが便利になったというわけではありません。

たとえば、内線通話／外線通話を切り替える際には、従来の携帯電話と同様に、電話番号のアタマに番号を入力（プレフィックス）する必要があります。加えて、登録されている電話番号に変更があった場合は、正しい数値を登録し直す必要があります。

セキュリティの面でも不安があります。スマホ本体を紛失し、その中に取引企業の担当者名や連絡先、業務における機密情報など、ビジネスにおいて秘匿すべきデータが保存されていた場合は、悪意のある第三者に悪用されてしまう恐れがあります。便利でさまざまな情報が扱えるスマホだからこそ、紛失した時の被害は大きくなります。

このようにスマホには、ビジネスで使用するにはまだまだ不便で不安な要素が存在しますが、そうした不安を払拭するためのサービスも用意されています。それが、「Web電話帳」です。

Web電話帳は、インターネットのクラウド上に、社外・社内の連絡先などの情報を保存し、社内で共有するシステムです。音声通信だけでなく、テキストメッセージによるやり取りもできます。通話履歴やメッセージはクラウド上に保存されますが、端末には残らないため、情報漏洩対策にも役立ちます。たとえ端末を紛失した場合でも、アカウントロックやアクセス制限で、不正利用が防げます。

2.Web電話帳で始める働き方改革

このWeb電話帳は、実際にどのような点で働き方改革と結びつくのでしょうか。具体的に見ていきましょう。

Web電話帳を使えば、電話やメール、SMS（ショートメッセージサービス）を1つのアプリで利用できます。コミュニケーションツールが連携されているため、個別に管理する手間が省けます。連絡先を探す際には、名前だけでなく、キーワード検索や部署・組織別検索など、複数の検索方法に対応しています。つまり、コミュニケーションを取るための時間が短縮できるということになります。

さらに、電話帳情報は担当者が一元管理できるため、異動や入社、退職などによる変更もまとめて更新され、常に最新の情報が活用できます。中には、名刺をOCR（光学式文字認識）で読み取ったり、アプリで撮影して電話帳に簡単に登録できるサービスもあります。

通話相手の電話番号がWeb電話帳に登録されていれば、着信時に端末に名前など発信者の情報を自動的に表示することも可能です。加えて、スケジュールやプレゼンス機能と連携すれば、出張や会議、離席中などの情報を共有し、最適な連絡手段を瞬時に把握することもできます。

3.テレワークでもWeb電話帳は活躍する

Web電話帳サービスの多くは、ここまで紹介したような機能を備えていますが、別の通話サービスと組み合わせることで、さらに便利に利用できます。

たとえば、携帯電話を会社の内線電話として使用できるFMC（Fixed Mobile Convergence）サービスを利用すれば、社内電話帳に登録された社員同士の通話はどこにいても内線として発信されるため、通話コストの削減につながります。オフィスの固定電話の設置台数を減らすことにもつながるため、その費用も節約できるかもしれません。

テレワークを導入している企業であれば、スケジュール管理アプリと連携することで、勤務時間外や休暇中に電話発信を制限したり、勤務時間外にはメールやチャットなどのプッシュ通知を抑止することで、業務の誘発を防げます。在宅勤務であっても勤務状況を把握して「オン・オフ」を明確にするといった適切な労務管理ができれば、社員満足度の向上にも貢献することでしょう。

仕事でスマホを使用している企業は多いかもしれませんが、Web電話帳というクラウドサービスを使うことで、より便利に、より安全に、より効率良く、仕事ができるようになります。

新しい働き方であるテレワークやフリーアドレスなどにも対応できるため、もし自社が業務環境の刷新を検討している場合は、最適なツールの一つといえるでしょう。

Web電話帳の導入とあわせて携帯・スマホの購入や見直しを検討されている方はドコモビジネスの法人携帯・スマホのページをご覧ください。