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1.DXのファーストステップ・コミュニケーション基盤の重要性
「DXに取り組まなければ、2025年以降に毎年12兆円の経済損失が生じる可能性がある」と警鐘を鳴らした「DXレポート」を経済産業省が発表したのは2018年のことです。それからは多くの企業がDXに取り組むようになったにもかかわらず、2020年末に発表した「DXレポート2」では、95%の企業はDXにまったく取り組んでいないか、取り組み始めた段階であるとし、先行企業と平均的な企業のDX進捗状況には大きな差があることがわかりました。
DXレポート2では、DXに取り組むまでのステップが定義されています。中長期対応に向けて、直ちに取り組むべきとしているのが「製品・サービス活用による事業継続・DXのファーストステップ」です。その一例として挙げられるのが、「コミュニケーションのオンライン化」です。コミュニケーションはどの業務でも必要であり、対面では限られるコミュニケーショを、オンライン化によって活性化させることが期待されています。
特にコロナ禍によりテレワークが定着した現在では、場所を選ばず、デバイスを選ばずコミュニケーションを行える環境が必要です。旧来の環境のようにメールをするためだけに社内に戻るというのは、もはや現実的ではなく、自宅やオフィス、外出先でも同じようにコミュニケーションできる環境が求められています。
2.Google Workspace とは
Google Workspace
は、クラウドベースのグループウェアです。すべてブラウザから操作でき、スマートフォンにも対応しており、場所を選ばずコミュニケーションが可能です。
もともとは「G
Suite」というブランド名でしたが、2020年にブランド名が変更されました。
1日当たりの総 Gmail 送信回数は、約1,000億件。それほどのアクセスが日々あっても、遅延することなく、安全に快適に利用できます。また、クラウドに保存するデータは、複製・分割・暗号化して、世界中のデータセンターに分散して保管しています。たとえそのうちのひとつが破壊されたとしても、データが消失することはありません。
Google Workspace は大きく分けて「コミュニケーション」「コラボレーション」「管理/監査」の要素を持つ機能で構成されています。主な機能についてご紹介しましょう。
- ●コミュニケーション
-
・Gmail
会社固有のドメイン名でメールのやり取りが可能です。大容量に対応しており、古いメールを削除する必要はほとんどありません。 -
・カレンダー
複数の人の予定を一度に把握することができ、会議室の予約やWeb会議の自動生成ができます。複数名の会議時間をAIが調整する機能も備わっています。 -
・Chat
テキストのやり取りだけでなく、ファイル共有ができ、「いいね」機能や、メンション、絵文字などでコミュニケーションを円滑にする機能があります。 -
・Google Meet
Q&A、ホワイトボード連携、会議䛾録画といった機能を持つWeb会議機能です。他Web会議サービスにあるような仮想背景やブレイクアウトセッションも実装されています。
- ●コラボレーション
-
・Google ドライブ
クラウド上のファイル保存・共有サービスです。高速かつ高性能な全文検索機能（いわゆる”ググる”）で欲しいドキュメントを素早く探せます。 -
・ドキュメント／スプレッドシート／スライド
文書、表計算、プレゼンテーションといったドキュメントが作成でき、オンライン上で共同編集ができます。
- ●管理／監査
-
・管理コンソール
ユーザーの追加、端末の管理、セキュリティの設定が簡単に行えます。 -
・Vault
定めたルールに従って、Google Workspace のデータを安全に保存し、監査など、必要なタイミングで従業員のデータを検索できます。 -
・エンドポイント
Android、iOS、Windows、Chrome OSといったエンドポイントの管理ができます。紛失や盗難などの事態に備えた対策が可能です。
上記の機能の全てが、Webブラウザだけで利用することができ、コラボレーション性が非常に高いため、機能間でシームレスに連携することが可能です。
3.状況に応じて選べるプラン
Google Workspace のプランには、Business とEnterpriseの2つのファミリーがあります。料金と主な違いについてご紹介します。
また、Google Workspace
を更に便利に利用、企業のセキュリティポリシーに合わせて利用するためのオプションサービスも充実しております。
指紋認証や証明書による端末認証など高度なセキュリティ機能を持つ「CloudGate
UNO（クラウドゲートウノ）」や、勤怠管理、ワークフロー、経費精算機能を持つ「rakumo」、従業員向けトレーニングやeラーニング機能を持つ「Master
Program」など、幅広いオプションサービスが用意されています。
4.アイデア次第で使い方いろいろ：ユースケースの紹介
Google Workspace は、使い方次第で、コミュニケーションが活性化します。どのような使い方ができるのかご紹介します。
- ●売上や進捗状況のリアルタイム共有
- 文書や表計算、プレゼンテーション等のドキュメントを複数人が同時に編集可能です。クラウド上のファイルに同時に書き込むことができるため、メンバーの売上や進捗状況がリアルタイムで把握できます。また、表計算でまとめたデータのグラフ化は Google のAIが自動で対応してくれます。
- ●FAXの情報を Googleドライブ で共有
-
複合機で受信したFAXをパソコンに転送し、Googleドライブ
にアップロードすることで、外出先から内容を確認できます。小さな営業所で昼間は全員外出して人がいないといった場合にも活用できます。
一度、Google ドライブ にアップロードすることでFAXや手書き文字の文字認識を してくれますので、探すときはもちろんググるだけです。
- ●Google Meet の会議を録画して Googleドライブ で共有
- 全体会議や社内勉強会など、記録として残したい会議は録画しておき、Googleドライブ にアップロードしておけば、いつでも見たい時に見れます。また、録画データであれば倍速で見ることができる為、時間がない時はとても助かります。
5.最近のアップデート情報
Google Workspace は、リブランディング後、新規機能や拡張機能が続々と追加されています。代表的なものをご紹介しましょう。
- ●Google Meet の機能強化
- オンライン会議のニーズが高まる中で、Google Meet に多数の機能が追加されることになりました。主なものとしては、「自分自身を非表示に設定可能」「動画タイルのピン留めとピン解除して通話中のスピーカーを強調表示」「動画フィードの品質に基づいて明るさを増減」「動画を背景として使用可能」「ユーザーを自動ズーム」があります。
- ●Googleカレンダー や Gmail で、Googleマップ が表示可能に
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Googleカレンダー や Gmail などのクイックサイドパネルで、Googleマップ
が表示できるようになりました。クイックサイドパネルは、タブを切り替えることなく情報を確認できるウィジェット機能です。カレンダーで訪問先の場所を確認する際に、タブを切り替える必要がありません。
※Google Mapはコアサービスではないため、サポート対象から外れる場合があります。
Google Workspace は、チームで働くことを前提とした設計のため、機能間の緊密な連携やコラボレーション機能の充実が特徴です。活用することで、新たなコミュニケーション文化が生まれるでしょう。
