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1.Off-JT、採用活動…Web会議の役割が広がる
新型コロナウイルス感染症が、中国で初めて報告されたのが2019年12月のこと。それから1年以上経過した現在でもコロナ禍は終息の兆しが見えず、以前のような状態には戻らないだろうと見られています。
そうした状況の中で、Web会議は日常的に使われ、浸透してきました。テレワークの恒久化や継続的なソーシャルディスタンスの確保に向けて、Web会議は単なる会議の置き換えだけでなく、さらに一歩踏み込んだ活用が期待されています。
一例としては、Off-JT（Off-the-Job Training=職場を離れて行う人材教育のこと）があります。日本生産性本部の2021年4月の調査によると、1月～3月のOff-JTについて「勤め先から特に案内がなかった」が88.1％にものぼりました。また、規模の小さな勤め先で働く人ほど、Off-JTの機会に恵まれていないことがわかりました。
実施している企業ではオンラインツールを活用しているケースが68.9％となり、オンラインツールを使いこなせていないとOff-JTで人材育成を行うことが難しくなっていることがわかります。
（※） 公益財団法⼈ ⽇本⽣産性本部「第5回 働く⼈の意識に関する調査」P13（2021年4月）
もうひとつの例としては、採用活動が挙げられます。多くの企業の会社説明会が中止されたため、Web説明会に切り替える企業が増えています。「令和2年 情報通信白書」によると、2021年3月卒業予定の大学4年生のうち、Webセミナーの視聴経験者は85.8％にのぼり、2020年3月卒業予定の大学四年生が63.7％から大きく増加しました。最終面接まですべてオンラインで行った大手企業も存在します。
このようにWeb会議ツールが求められる役割は今後も広がってくると見られています。2020年は感染対策を中心として取り組まれてきましたが、今後は新たな働き方の実現や、生産性向上、遠隔地の人材の活用といった観点でWeb会議ツールが活用されるようになるでしょう。
2.対面よりも数十倍優れた体験を！ Webex Meetingsとは
Web会議の広がる用途に応えるツールがシスコの「Webex Meetings」です。オンラインミーティング、画面共有、Q&A、ブレイクアウト会議といった機能を提供しています。会議専用端末「Webex Devices」を組み合わせると、自宅から会議に参加していても、会議室にいるかのような臨場感が得られ、きめ細かなコミュニケーションが可能です。
Webex Meetingsの特徴的な機能をご紹介しましょう。
- ●画面共有
- デスクトップやモバイルの画面でアプリケーションやファイルの共有が可能です。
- ●ホワイトボード
- 双方向型のホワイトボード機能により、参加者同士でブレインストーミングを行うこともできます。
- ●投票、Q&A
- 参加者の興味関心を瞬時に把握可能な投票（アンケート）機能やWeb会議中に文字ベースでのQ＆Aが実施でき、オンラインでも参加者とインタラクティブにやりとりすることが可能です。
Webex Meetingsは、グローバルの市場で53％のシェアを占めています。全世界に設置されたデータセンターによる高い品質と通信の安定性、他社のビデオ会議端末とも接続可能な高い利便性と拡張性が特徴です。また、ISO27001やFISC安全対策基準を満たしており、高いセキュリティ環境のもとで安心して利用できます。
Webex Meetingsの他に、ウェビナーや大規模なオンラインイベントを開催できる「Webex Events」、バーチャルトレーニングを実施できる「Webex Training」、従業員や顧客にリモートでテクニカルサポートを提供できる「Webex Support」があり、今後の用途の広がりに対応できます。
3.選べるWebex Meetingsの料金プラン
シスコが提供するオンライン販売もありますが、ドコモでは、「Named User」「Active User」と「Enterprise Agreement」の3つの基本ライセンスを提供しています。
- ●Named User
- Webexの小規模展開や、スモールスタートを開始したいお客様向けです。主催者数に応じて、1IDから購入可能です。Named Userの場合は、「Webex Meetings」を4ID、「Webex Events」を3ID、「Webex Training」を2ID、「Webex Support」を1IDといったように、各会議ライセンスを1つずつ購入できます。
- ●Active User
- 従業員全員に主催者権限を配布したいが、従業員の利用頻度を想定できないお客様に適したプランです。初年度は40IDを購入いただけると全従業員に主催者権限を配布することが可能です。翌年度以降はお客様の利用実績に応じてID数を決定いたします。本プランでは、「Webex Events」「Webex Training」「Webex Support」が利用できます。またWebex Devicesを利用するライセンスも含まれています。
- ●Enterprise Agreement
- 従業員全員に主催者権限を配布したいお客様向けで、250IDから購入可能です。従業員数の20％分のバッファが付与されるため、人員の増加に柔軟に対応できます。またActive Userと同様に「Webex Events」「Webex Training」「Webex Support」が利用できます。Webex Devicesを利用するライセンスを含まれており、Devicesを接続したより高品質な会議が実現可能なことから、Webexの活用シーンが格段に広がります。
ドコモでは、無料トライアル環境と導入後のQ＆A支援を提供しています。また、多年数契約やボリュームディスカウント等の価格交渉が可能です。
4.会議から採用活動まで。Webex Meetingsの活用事例
テレワーク拡大のコミュニケーション課題を解決した事例をご紹介しましょう。
ある自治体では、新型コロナウイルス感染症対策として、2020年3月から職場への出勤者を1/2にするシフト勤務を開始しました。
以前からペーパーレス化とモバイルワークは推進していたものの、コミュニケーションはメールや電話、対面での会議が中心でした。テレワークを拡大するにあたり、会議のあり方を見直す必要に迫られました。
離れた場所にいる職員と資料の内容を共有しながら話し合うために、Web会議ツールの導入を検討し、高いセキュリティを備えるWebex Meetingsの導入を決定。庁内の打ち合わせはもちろんのこと、外部事業者との打ち合わせや審議会、外部有識者を招いた会議体などに利用しています。情報システム部門では、終日会議に接続して声をかけあうユニークな活用で、テレワークのストレスを解消しています。
また新卒採用にも活用し、一次面接や内定式もオンラインで実施しています。遠方からも面接に参加しやすくなり、優秀な人材の獲得に貢献しています。
5.Webex Meetingsの最近のアップデート情報
Webex Meetingsは、2020年夏に大規模なアップデートを行って以降、断続的に機能強化に取り組んでいます。最近のアップデート情報についてご紹介しましょう。
- ●リアルタイム翻訳
- 主催者がWebex Assistantを起動すると、英語から100以上の言語にリアルタイムで翻訳し、クローズドキャプションで表示します。参加者はそれぞれ言語を選ぶことができます（1つの会議で指定できる言語は5つまで）。
- ●Q＆A・チャット・投票機能（Webex Events）
- Webex Eventsでは、主催者が投票やQ＆Aセッションを行えるようになりました。参加者は開催中に質問を投げかけたり、投票に参加したりすることで、パネリストとコミュニケーションを深めることができます。
ドコモでは、セキュアでコミュニケーションの活発な環境構築を支援しています。Webex Meetingsを始めとした豊富なソリューションの中から、企業・組織の状況に合ったものをご提案しています。お気軽にご相談ください。
