JP
1.テレワーク中のマネジメントの課題とは
コロナ禍の影響で1回目の緊急事態宣言が発令された際は、テレワークは急場しのぎの対策と考えていた企業も多かったのはないでしょうか。しかしコロナ禍が長期化することで、今では当たり前の働き方になりつつあります。そしてテレワークが定着したことで、改めていくつかの課題が浮き彫りになりました。そのひとつが業務管理です。
2020年11月に総務省が発表した「テレワークセキュリティに係る実態調査」によると、新型コロナウイルス収束後にテレワークを活用しない理由として、「業務の進行が難しいから」という回答が、「テレワークに適した仕事がないから」の回答を抑えてトップとなりました。周囲の働く様子が見えない中で、管理者にとってはきちんと働いているのか心配になり、部下にとっては周囲の人が何をやっているのかわからないため自律的に動くことができず、結果的に仕事が滞っていることが推察できます。
※ 総務省「テレワークセキュリティに係る実態調査（1次実態調査）」 P.23（2020年10月）
2.テレワーク中のマネジメントで求められる業務の見える化
リモートでマネジメントをする際に、まず取り組みたいのが、それぞれが担当している業務の見える化です。同じ場所で働いていれば、誰かが困っている様子を見て、周りが助けることができましたが、テレワークの状況下では、誰にも気づいてもらえず、作業が遅滞することになりかねません。そうならないためには「今、誰がどんな作業をしているのか」を見える化し、管理者・メンバーが適宜参照できるような仕組みが必要です。
業務の見える化は、マネジメントにおいて以下のような効果があるため、テレワーク中はもちろんオフィスワークでも重要なポイントとなります。
- ●自律性を育む
- 業務の全体像が把握できるため、各メンバーが「チームのために自分が何をするべきか」を考えて自律的に動くことができるようになります。
- ●成果だけでなくプロセスの評価が可能に
- 成果はもちろんどのように業務を進めたのかを可視化できるため、プロセス評価が可能になります。
- ●モチベーションの向上
- 自身がどれだけ作業しているのかを周囲に共有できるため、達成感がありモチベーションが向上します。
業務の見える化には使いやすいツールの活用が欠かせません。そこで次章で簡単に使えて管理を効率化できるツールを紹介します。
3.使いやすさから世界でユーザーが急増する「Asana」
ダスティン・モスコヴィッツ氏が設立したソフトウェア企業Asana社が展開するサービスです。モスコヴィッツ氏は、フェイスブックの創業者・マーク・ザッカーバーグ氏の大学時代のルームメイトで、Facebookの共同創業者としても知られています。Facebookを去り次のテーマを検討していた時に、今までのブレイクスルーは必ずチームで成し遂げられるということに気付き、業務効率や生産性を高めることを目的としてAsanaを開発しました。さまざまなシステムと連携することで、すべての仕事をAsanaのプラットフォームで完結するツールとして提供しています。
Asanaの特徴は次の通りです。
- ●直感的な操作
- 誰でも特別なトレーニングなしで直感的に使用することができます。ビジュアルに計画を作成でき、ガントチャートのようなタイムライン形式やかんばん形式で作業状況を把握できるなど、見やすさ、わかりやすさにこだわったUXになっています。
- ●企業全体の業務の見える化を実現
- 部署をまたがったプロジェクトの管理が可能です。また複数のプロジェクトの中から自分のタスクだけを参照することもできます。全ての仕事をプロジェクトとして登録すれば、企業全体の業務を見える化できます。
- ●タスク調整の自動化
- 繰り返して行うタスクについては、テンプレートを利用できます。また毎月発生するタスクについては、タスクを自動生成して担当者を割り当てることで、タスク調整の負荷を抑えることができます。
4.Microsoft Teamsと連携して効率よく管理「Microsoft Planner」
Microsoft Planner は、Microsoft 365のタスク管理ツールです。カンバン方式でシンプルにタスク管理ができます。小規模なプロジェクトや細かなタスクの管理に向いています。
Plannerには次のような特徴があります。
- ●タスクや全体の進捗状況を可視化
- タスクは「バゲット」や「ラベル」でカテゴライズでき、ドラックアンドドロップで簡単に移動できます。また、グラフやスケジュール表で視認性を高め、遅延しているタスクや担当者の偏り、無理なく作業できる量かなどをチェックできます。
- ●Team上でタスク管理
- TeamsのチャネルのタブにPlannerのプランを追加することができ、作業状況を見ながらコミュニケーションできます。
- ●Microsoft 365との連携
- WordやExcelなどのOfficeファイルをタスクに添付し、ファイルをクリックすることで共同作業も可能です。またPower Automateを使ってタスクを自動化したり、Microsoft Graph APIで独自の分析アプリを作ることも可能です。
5.テレワークをあきらめる前に、
マネジメントツールの活用を
厚生労働省は「テレワークで始める働き方改革」の冊子の中で、業務の進捗状況を表やグラフにして共有する重要性について触れています。「生産性が低下し、業務が滞るからテレワークはできない」と考える方は、マネジメントツールで「場所を選ばない業務の見える化」に取り組んでみてはいかがでしょうか。
ドコモでは、テレワークの状況下での生産性の課題に対して、豊富なソリューションの中から最適なものをご提案します。ぜひ一度ご相談ください。
