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「多様な働き方」受け入れにデジタル技術活用を
「多様な働き方」を受け入れる働き方改革の推進に伴い、働く人たちの勤務形態は、日々多様化しています。新型コロナウイルス感染拡大を契機にテレワークや時差通勤が拡大するのに加えて、育児や介護に配慮した働き方も拡大されています。
働き方が多様化することは、一方で勤怠管理・労務管理が複雑化することを意味します。労働基準法では長時間労働に関して上限が設定されており、企業が従業員一人ひとりの労働時間に十分に目を配る必要がありますが、複雑化した勤務体制に対し、労務管理を行うのは簡単なことではありません。とはいえ、管理を怠り、長時間労働を野放しにしていると、労働基準法に違反して罰則を受けることになります。
複雑化かつ厳格化が進む労務管理の課題を解決する方法の一つに、労務管理のデジタル化があります。紙やExcelといったアナログな管理とは違い、自動でシステム上にデータが記録できるようになるため、担当者の業務負担が軽減します。同時に、人が起因となるミスが減り、ペーパーレス化・業務効率化によるコスト削減も可能です。
さらに、リアルタイムで勤怠状況が把握できるようになり、長時間勤務者への迅速な指導や、人的資源の適切な配置を行うことも可能になります。
勤怠管理に加えて給与・経費が一元管理できるシステムも
ドコモビジネスでは、こうしたデジタルで勤怠管理を行うシステムサービスとして、「dX勤怠・労務管理」と「KING OF TIME」の2つを提供しています。
dX勤怠・労務管理は、勤怠だけでなく、給与、労務、経費、社員情報などを一元で管理できるシステムです。バラバラに管理されていた人事・労務関係の業務をデジタルで一括管理することで、業務効率が大幅に改善できます。
KING OF TIMEは、どこにいても出勤と退勤の報告ができる勤怠管理システムです。打刻時刻はサーバーが記録し、打刻時の位置情報も取得できます。さらに、シフト管理や休暇管理、長時間労働に対するアラートなど、勤怠管理システムとして重要な基本的な機能をすべて備えています。勤怠管理クラウド市場でのシェアは第一位です。
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データ修正＆入力ミスがなくなった！ 2社の事例
実際にKING OF TIMEとdX勤怠・労務管理をどのように活用しているのか導入した事例を見てみましょう。
最初は、KING OF TIMEを導入した飲食業のＡ社のケースです。20以上の店舗、約350人の従業員を抱えるＡ社では、従業員全員のシフト作成に時間をとられていました。従業員は社員・アルバイト・パートなど雇用の区分が多い上、人数も多く、さらに各店舗がExcelで勤怠データを入力集計し、本部へ送信していたため、店舗での入力・集計に時間が取られ、入力ミスも発生してしまっていました。
こうした課題をA社は、KING OF TIMEを導入したことで解決します。KING OF TIMEのスケジュール・シフト管理機能を使えば、個別のスケジュールパターンを何通りでも作成できるため、シフト作成が効率化できたといいます。
加えて、複数の店舗の勤怠状況もリアルタイムで一括管理できるようになったため、遠方の店舗のシフトや勤怠状況も確認しやすくなり、最適な人員の配置も可能になったといいます。さらに、月次で行っていた勤務表の集計業務も必要なくなり、担当者の業務が大きく効率化されました。
次にdX勤怠・労務管理を導入した製造業B社のケースを見てみましょう。Ｂ社ではこれまで勤怠管理・人事・給与を、それぞれ違うシステムで管理・運用しており、データの照合作業やデータに不備があった場合の修正に時間がかかっていたといいます。
そこでB社は、勤怠管理・人事・給与システムが一括管理できるdX勤怠・労務管理を導入。導入後は、それぞれ別のシステムに同じ情報を入力する必要はなくなり、紙やExcelなしで管理できるようになったため、担当者の負担が大きく軽減できたといいます。さらに、業務効率化が進んだことで生まれた時間を使い、勤怠をはじめとする従業員データの分析をスタートし、その分析結果を活かして、会社が抱える課題の解決に取り組んでいるといいます。
複雑化した労務管理に対応するため、業務効率化のためにも、勤怠管理システムの導入は今後ますます必要になってくるでしょう。もしまだ紙書類やエクセルで管理をしているのであれば、今回紹介したKING OF TIMEやdX勤怠・労務管理を使って、仕事をスマートにしてみてはいかがでしょうか。
