1.テレワークの意義とは？

テレワークは、感染症対策の手段として急速に導入が進みました。総務省が2021年6月に公開した「令和2年通信利用動向調査の結果」によると、2019年時点での企業へのテレワーク普及率は20.2％でしたが、2020年には47.5％に急増。「今後導入予定がある」と答えた企業も含めた割合は、全体の6割近くにも上っています。
しかし、導入から1～2年が経過し、緊急事態宣言等も解除された現在では、テレワークの廃止や縮小を考える企業も出てきています。

2.企業がテレワーク廃止・縮小を考える理由

企業がテレワークの廃止・縮小を考える理由は、大きくわけて2つあります。

ひとつは、テレワークはそもそも感染症対策としてやむをえず導入したので、その非常時が終わったなら元に戻したいというもの。「令和2年通信利用動向調査の結果」でも、テレワークの導入目的について68.3％の企業が「非常時（地震、台風、大雪、感染症の流行など）の事業継続に備えて」と回答しています。

もうひとつは、テレワークを導入した結果さまざまな不都合があったため、やはり出社勤務を中心にしたいというものです。たとえば、チーム間のコミュニケ―ションがとれない、人材育成やマネジメント、人事評価が難しいなどが問題として挙げられています。

しかし、テレワークにはただの感染症対策や出社勤務の代替手段にはとどまらない、導入を続けるべきメリットがあります。また、その問題点は、原因を紐解くと企業の体制や環境構築の不十分さからきているものもあります。

3.テレワークの主なメリット

テレワークとは、情報通信技術を利用した、時間や場所の制約を受けない柔軟な働き方のことです。Web会議システムなどを利用して家で仕事をするイメージが強いですが、在宅勤務のほか、移動中や移動の合間に端末を使って行うモバイルワーク、サテライトオフィス・コワーキングスペースを利用するサテライトオフィス勤務も、テレワークに含まれます。

テレワークは、「出社する代わりに家などで仕事ができることで、非常時でも事業継続性が確保される」ところが強みだと思われがちですが、それだけではありません。従業員の働き方や暮らしそのものにも、数多くのメリットがあります。

1.ペーパーレス化、デジタル化を促進。生産性の向上、業務効率化につながる

テレワークを行う前提としては、下記のようなデジタル化した環境や体制が欠かせません。

• ・パソコンやネットワーク環境が整備されている
• ・主要な文書がデジタルデータとして管理・保管され、共有できる体制が整っている
• ・外部のパソコンや端末から接続して問題ないセキュリティが確保されている

テレワークの導入によって社内のデジタル化が進み、ペーパーレス化したことでコスト削減や業務の効率化、生産性の向上につながります。

2.ワーク・ライフ・バランスが保ちやすい

ワーク・ライフ・バランスとは、仕事をする一方で、育児や介護、趣味や学習などの時間を持てる、「仕事と生活との調和」のこと。政府はワーク・ライフ・バランスを後押ししており、2013年に閣議決定され、2014年に改定された「世界最先端IT国家創造宣言」の中で、ワーク・ライフ・バランスの実現が宣言されています。柔軟な働き方によってワーク・ライフ・バランスが保たれ、従業員の生活が充実すれば、生産性の向上や、育児・介護による離職率の低下など、企業にとってもさまざまなメリットがあります。

3.人材確保につながる

日本の生産年齢人口が1990年代をピークに減り続けている現在、優秀な人材の確保や定着は、ほとんどの中小企業にとって喫緊の課題です。
就業する場所を問わないテレワークなら、海外や地方も含めて優秀な人材を集めやすくなります。

4.ペーパーレス化によるコスト削減

テレワークを導入することで、従業員の通勤にかかる交通費は大幅に減少します。オフィススペースの削減にもつながりますし、紙ベースからデジタルデータベースでの業務に切り替わることで、紙の保管スペースや印刷代、紙の契約書・請求書の郵送費、印紙代といったものも削減できます。

5.事業継続性の確保

テレワークが可能な体制であれば、自然災害や感染症の流行といった非常時も事業を継続できます。新型コロナウイルス感染症の流行だけの話ではなく、将来の自然災害への備えにもなります。
テレワーク環境を整備した上で今後も続けていくことは、デジタル化・ペーパーレス化を推進し、業務効率の改善や人材確保、事業継続性の確保といった課題を解決する一助にもなるのです。

4.テレワークで起こる問題は解決できる

テレワークで起こる問題から、廃止を検討する企業もあります。直接顔を合わせないことで起こるさまざまな不都合は、テレワークの制度そのものではなく環境の問題で、ツールやシステムの導入によって解決できることが少なくありません。
ここでは、具体的なテレワークの問題点および原因と、その解決方法について見ていきましょう。

かえって業務量が増える

業務に必要な文書のデジタル化が進んでいないと、紙の書類の確認や処理のために出社しなければならず、業務量が増えてしまいます。この場合は、書類の電子化とデータを共有する体制を整えることが肝要です。

＜解決方法＞

この場合はまず、紙の書類を簡単にデータ化できる帳票データ化ツールAI-OCR「DX Suite®」、電子署名システムを使って契約書や請求書を電子化できる「DocuSign」や「クラウドサイン」、データの共有に便利なクラウドストレージを備えた「 Google Workspace」や「Microsoft 365」などを活用し、書類の電子データ化とデータの共有体制を作ることが解決策になります。

業務効率が落ちる

クライアントや社内からの電話問い合わせ対応に手間取ることも、業務効率が落ちる一因です。それぞれ働く場所が異なることを前提に、オフィスと同等の環境を整えましょう。

＜解決方法＞

この場合は、スマートフォンを使って会社と変わらない内線環境が作れるFMCサービス「オフィスリンク」や、専用アプリを経由して固定電話宛の通話を受けられる「Webex Calling」などが役立ちます。

チームメンバーとのコミュニケーションがうまくいかない

直接顔を合わせない働き方だと、チームメンバーへの声掛けがしづらく、些細な問い合わせにコミュニケーションコストがかさむこともあります。オンラインで気兼ねなくコミュニケーションがとれる手段を確保することから始めましょう。

＜解決方法＞

声掛け感覚で気軽に使えて、顔を合わせてビデオ通話もできる法人向けビジネスチャットツールの導入がおすすめです。たとえば、「Webex」「 Google Meet 」「 Google Chat 」「Microsoft Teams」「LINE WORKS」「WowTalk」などが挙げられます。慣習やルールが定まっていないWebでのコミュニケーションは、価値観の違いによるいさかいが起きやすいので、「Web会議ではカメラをオンにする」など社内でルールを設けておくとスムーズです。

労務管理や評価が難しい

テレワークでは、部下の働きぶりを上司が直接目にすることができず、部下が実際にどれだけ働いているのかを管理しづらいため、対面とは違った労務管理制度や評価体制が必要になります。

＜解決方法＞

労務管理制度づくりでは、位置情報とともにどこにいても出勤・退勤報告ができる「KING OF TIME」を導入すれば、退勤管理が楽にできます。一方、評価体制づくりのポイントは、結果とプロセスにバランスよく目を向けたテレワークに合わせた評価項目を設定し、プロセスについてもオンライン会議や面談でチェックすること。部下とのコミュニケーションには、Web会議システムやチャットソフトが活用できます。

5.ツール活用事例

最後に、各種ツールを活用したことで、生産性の向上や業務効率化が実現した事例をご紹介します。

スムーズな社内コミュニケーションによって業務効率が大幅アップ

現場で活躍するスタッフが多い、LPガスの供給事業を行っている企業さま。社員同士の連絡手段にはメールと電話を使っていましたが、パソコンで確認をとるまでにタイムラグが生まれる、現場で確認したいことがあって電話しても、口頭の説明では伝わりにくいといった問題がありました。
そこで、現場の従業員にスマートフォンを携帯させ、ビジネスチャット「WowTalk」を導入。現場から写真を送ることも可能になり、リアルタイムのコミュニケーションができるようになったことで、業務効率は大幅にアップしました。

クラウド型のオフィスツールでスムーズな顧客対応を実現

紙媒体の企画・デザイン・製版を行う総合印刷会社さま。これまでは、クラウド化されていない事務所のパソコンでしかできない作業が多く、外出中の顧客対応に遅れが生じる、パソコンがクラッシュするとデータが取り出せず、全作業がストップするという問題がありました。
そこで、ビジネスプラスの「 Google Workspace 」を導入。クラウドを使って安全にデータを管理しながら、いつ、どこにいても業務を進められる環境を実現しています。顧客へのレスポンスもよりスムーズになりました。

6.テレワークの導入・継続は今後のビジネスに必須

テレワークを導入・継続することは、非常時の業務継続性の確保だけでなく、業務効率化やワーク・ライフ・バランスの実現、優秀な人材の確保にも役立ちます。テレワークを行う上での課題はソリューションの活用で解決できますし、そうして環境を整えることは、企業全体の業務効率化・生産性アップにもつながります。

ドコモビジネスでは、「Webex」や「WowTalk」「 Google Workspace 」「Microsoft 365」など、テレワーク導入にあたっての課題解決に役立つサービス・ツールをご提供しています。導入企業の事例やそれぞれのサービス・ツール、取り組みなどもご紹介していますので、ぜひお問い合わせください。