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1.なぜ電子帳簿保存法は改正されるのか
2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法ですが、企業の対応が間に合わないなどといった理由から、新たに２年間の猶予期間（令和5年12月31日までに行われる電子取引について）が設けられることになりました。
そもそもなぜ、電子帳簿保存法は改正されるのでしょうか。まずはその経緯を振り返ります。従来、国税関係の帳簿や書類は、紙で保存することが原則となっていました。しかし、書類の保管コストや業務効率化のため、1998年に制定された電子帳簿保存法により、電子データでの保存が特例として認められるようになりました。
施行以降は、徐々に規制が緩和。今では帳簿保存の方法として、電子データでの保存は一般的なものとなっています。たとえば、ビジネスに欠かせない請求書なども、従来の紙印刷したものを郵送するという手段から、ウェブサービスを介して授受するという方法に移行しつつあります。
こうしたデジタル化によるペーパーレス化が進んできたことも、今回の法改正の背景の一つといえるでしょう。
国税庁は法改正の目的を、「経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性の向上・記録水準の向上」としています。では今回猶予期間が設けられた、電子取引における電子データの保存義務化とはどのようなものなのでしょうか。
2.電子取引におけるデータの保存方法に注意
まず、電子帳簿保存法上の保存区分は、電子帳簿保存・スキャナ保存・電子取引の3つが存在します。国税関係の帳簿や他の書類は、種類ごとに認められているデータの保存方法が異なります。
電子的に作成した帳簿や書類は、データをそのまま保存します。これは、上図の①電子帳簿等保存に該当します。例えば、自身のパソコンで作成した国税関係の書類や、会計ソフトなどで作成した帳簿がこれにあたります。②のスキャナ保存とは、紙で受領したり作成したりした書類を保存する方法です。取引先から紙で請求書などをもらった場合、スキャナなどで画像データにし保存することが該当します。
今回の法改正で企業に大きな影響があったのは、③の電子取引データの紙保存の禁止です。電子取引とは、電子的に授受した取引情報を保存するケースを指します。取引先とのメールで授受した書類や、ネット上からダウンロードした書類は、紙保存ではなくデータで保存することが義務化されます。
例えば、メール添付で送られてきたPDFの請求書は、紙保存が認められなくなります。ほかに、クラウドサービスを介して授受したものや、DVDなどの記録媒体を介して受領したものなども、電子取引とみなされます。
今回の改正では、従来、書類授受後紙に印刷して保存していた書類などを、全て電子データとして保存しなければならなくなります。次のようなものも、電子取引とされているため、しかるべき方法で保存しなくてはなりません。
3.電子データ保存における保存要件の重要性
電子取引において授受したデータを保存するには、しかるべき方法に則り処理しなければなりません。保存には「真実性の要件」と「可視性の要件」が課されており、どちらの要件にも則って保存する必要があります。
真実性の要件とは、取引情報の内容が間違いないことを証明したうえでデータを保存することです。授受後は速やかにタイムスタンプを付すことや、情報・記録の訂正、削除などが行えないように保存することが求められます。
可視性の要件とは、取引情報の保存状態を見える化しておくこと。保存場所にマニュアルを備え付け、整然とした形式、かつ明瞭な状態で速やかに出力できることが求められます。加えて、取引の年月日・金額・取引先を検索可能な状態で確保しておくことも必要です。
事業者は法改正に合わせて、事前準備を行わなければなりません。取引先が多い場合や、従来は紙印刷で書類を保存していた場合などは、従来の書類保存方法を一から見直すことになるでしょう。特に事業規模が大きい場合、自社のリソースだけでまかなうのは困難です。
4.電子保存には法律の要件をクリアし、認証を受けたシステムを活用しよう
事業規模の大きい企業が改正電子帳簿保存法に対応するには、専門の企業がリリースしているシステムを活用することが理想的です。専門のノウハウを持ったシステムを導入することにより、安全に電子帳簿や取引を管理することができます。
その際は、電子保存だけでなく、電子帳簿保存やスキャナ保存にも対応しているシステムを検討することも大切です。加えて、システム選びをする際は、公的な機関からの認証を受けているかも確認しましょう。
国税庁のホームページ（※）では、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）から認証を受けた、電子帳簿保存法の要件を満たすソフトウェアを掲載しています。電子データによる取引の保存や管理は、業務効率が向上し、簡易である反面、厳重に情報を保存することが求められます。法律の要件をクリアし、認証を受けたシステムを利用することで、情報漏洩などのリスク回避にも有効といえるでしょう。
企業が法改正に対応するためには、非常に手間がかかります。しかし、今回の法改正は、ペーパーレスなど業務効率化などを意識したもので、コスト削減が期待できる施策とも言えます。
さらに、2023年10月からはインボイス制度も開始されたため、経理処理方法についても対応を見直す必要性が出てくるでしょう。これまでアナログな経理処理を行っていた企業は、経理のデジタル化を進めるよい機会が来ているといえるかもしれません。
