電子書類の管理ルールが変更

ビジネスを続けていくうえで、帳簿や領収書、請求書といった書類は欠かせない存在です。従来は、これらの書類は紙によって管理されていましたが、最近ではPDFなど電子書類を利用しているケースも多いでしょう。電子書類であれば、書面のやり取りも電子メールで行なうことができ、わざわざプリントアウトする必要もありません。

こうした電子書類が、紙の書類と同等に扱える背景には、電子帳簿保存法の存在があります。電子帳簿保存法は、電子上での取引における納税義務の適切な履行と国税関係帳簿書類の保存に関する負担軽減を踏まえた法律です。この法律により、従来紙媒体での保存が原則だった国税帳簿の書類を、要件を満たすことで電子データでも保存・利用できるようになりました。

2022年1月、電子帳簿保存法が改正され、従来の保存要件の大幅な緩和が行われました。大きなルールの変更があったのは、「電子帳簿等保存・電子取引情報保存」と「スキャナ保存（紙の書類を電子データに変換し保存すること）」についてです。

電子帳簿等保存・電子取引情報保存とは、電子的に作成した帳簿や書類、取引情報をデータのまま保存することを義務付けるものです。一方、スキャナ保存では、各税法で原則紙のまま保存が義務づけられている帳簿書類を画像データに変換して保存しておくことができるようになりました。

こうした改正に際し、国税庁は「令和５年12月31日までに行う電子取引については、保存すべき電子データをプリントアウトして保存し、税務調査等の際に提示・提出できるようにしていれば差し支えありません（事前申請等は不要）」（※）とし、猶予期間を設けています。
しかし、令和６年1月からは、プリントアウトでの保存ではなく、保存要件に従った電子データの保存が必要になります。あらためて自社の準備の状況を見直しておくべきでしょう。

（※）国税庁資料より

タイムスタンプが不要になるケースとは？

同法では、「タイムスタンプの免除」についても改正されました。

タイムスタンプとは、インターネット上で取引や手続きを行った際の時刻を証明するテクノロジーです。電子データは複製や改ざんの恐れがあるため、タイムスタンプを利用することは「原本性を有する書類として有効である」という証明となります。

法改正によって、データを自由に改変できないシステムやサービスを利用する場合であれば、タイムスタンプの付与が不要となりました。なぜタイムスタンプが不要になったかというと、発行までに時間が掛かる点です。

タイムスタンプは、「要求」「発行」「検証」という3つの過程を経て付与されます。まず、電子化された書類へタイムスタンプを刻印するために、「ハッシュ値」というものを生成します。ハッシュ値とは、アルゴリズムを用いて作られた暗号データで、このハッシュ値を時刻認証局（TSA）という機関へ送り、タイムスタンプの発行を要求します。要求を受けた時刻認証局は、電子化された書類とともにタイムスタンプを発行します。

このようにタイムスタンプの発行は、電子書類の原本性を保証する過程で手間がかかり、発行時のコストも発生するというマイナス面がありました。電子帳簿保存法改正によって、タイムスタンプを発行する手間が省けたため、処理がより簡略化され、運用面における負荷が低減し、業務効率化がしやすくなったといえるでしょう。

スキャナ保存でもタイムスタンプが不要に

タイムスタンプについては、スキャナ保存による書類についても、要件が緩和されています。スキャナ保存による国税関係への書類の場合、これまでは受領者の自署が必要でしたが、これが不要になりました。

加えて、タイムスタンプを発行する場合も、付与期限が延長されています。従来、タイムスタンプを発行するには、担当者は3営業日以内に付与しなければなりませんでしたが、改正でこの期限が最長2カ月と概ね7営業日以内までに延長され、付与期間に余裕ができるようになりました。

さらに、電子データや修正・削除した場合も、その事実と内容が記録されているほか、入力期限内に電子データを保存したことがわかるクラウドシステムがある場合はタイムスタンプが不要になりました。

タイムスタンプが引き続き必要になるケースもある

法改正により大幅に緩和されたタイムスタンプの発行要件ですが、全ての書類に適用されるわけではありません。注意しなければならないのは、データの改変ができないシステムやサービスを利用している場合のみに免除が適用されるという点です。この条件を満たさない場合は、従来に引き続き、タイムスタンプを発行する必要があります。

そもそも、電子的に作成した書類を発行する上で重要なのは、不正なデータの改ざんや変更を防ぐことです。要件から外れた方法でデータを保存していた場合は、当然ペナルティを受けてしまいます。タイムスタンプを発行する・しないに関わらず、改正された法律の内容に従って、慎重に運用することが求められます。