想像以上に怖いメールの誤配信

ビジネスシーンにおいて、メールは必要不可欠です。社内外との連絡事項やマーケティング、プロモーションなど、その目的は多岐に渡り、複数の宛先に同じメールを送る場面は多いでしょう。しかし、手作業で行うメール配信では、ミスが起こりやすいのも事実です。

たとえば、単純に宛先を間違えたり、異なるファイルを添付してしまったりといった経験を持つ方も少なくないのではないでしょうか。謝って済む程度のうっかりミスも多い一方で、大きなトラブルにつながってしまうケースも少なくありません。個人情報や機密情報が漏えいしてしまったり、会社の信用を損ねてしまったりと、取り返しのつかない事態に発展してしまうこともあるのです。ここではメール誤配信のリスクについて、見ていきましょう。

・個人情報の漏えい
メールには個人情報が記載されているケースも少なくありません。もしメールの誤配信が発生し、それが原因で個人情報が漏えいしてしまうと、場合によっては個人情報保護法違反となり、企業が罰せられる可能性もあります。

・機密情報の漏えい
メールの誤配信によって漏えいするのは、個人情報だけではありません。なかには、企画や契約の内容といった社外秘の機密情報が漏えいしてしまう場合もあります。機密情報が漏えいするケースとしては、詳細な情報が記されているファイルの添付ミスが原因となることが多く、その結果公表前の社外秘の情報が漏えいし、リークされてしまう可能性も否めません。

・信用の低下
前述のように、メールの誤配信が原因で情報の漏えいが起きてしまった場合、企業の信用問題に発展してしまいます。誤配信の原因は、ふとした気の緩みによる宛先の入力ミスや、ファイルの添付ミスなどのヒューマンエラーがほとんどです。個人のうっかりミスであっても、結果的に企業の信用低下につながり、企業の存続が危ぶまれる事態に陥る可能性もゼロではありません。

ここで、メールの誤配信により、会社の信用に大きく傷がついてしまった例を紹介します。新聞社から委託を受けたサービス会社が、新聞の定期購読者の個人情報へアクセスできるリンクを、誤って予定とは異なる販売店にメールで誤送信してしまった事例です。メールを受け取った販売店は約3,000人の個人情報を閲覧・ダウンロードできる状態になってしまったといいます。

このケースは、間違ってメールを受信した販売店からの報告で発覚したため、サービス会社は販売店にデータの削除を依頼でき、結果的に不正利用などの二次被害は起きずに済みました。しかし、もし全く関係のない第三者に送付されていたとすれば、被害がさらに拡大した可能性もあります。たとえうっかりミスだとしても、メールの誤送信によるリスクの被害は軽視できません。

安全にメールを送信する方法とは

では、どうすれば安全にメールを送信することができるのでしょうか。特に気をつけなければならないのが、複数の宛先にメールを送るケースです。配信先が多いほど、手作業によるミスのリスクは高くなります。こうした場合に役に立つのがメール配信システムです。

一般的に、メール配信システムには予約配信機能や顧客リストの管理、効果測定などの便利な機能が多数備わっています。これらの機能を活用することで、メール配信業務が効率的になり、手作業時に発生していたようなミスの軽減が可能になります。メール配信システムを選ぶ際には、下記のポイントに注目しましょう。

・到達率
メールの到達率とは、送信先の受信ボックスに届く割合のことです。メール配信システムでは基本的に、相手先に迷惑メールと判断されないよう一斉に大量送信してもメールが届きやすくなっています。ただし、メール配信システムによって到達率はまちまちなので、できればより到達率を高めるための対策がされているサービスを選ぶべきでしょう。

・大量配信が可能か
数万件のメール配信を一斉に送信する場合、送信スピードが遅くなってしまうケースがあります。そのため、導入前にそのメール配信システムの1時間あたりの配信量とスピードを確認し、大量配信が可能かどうかを調べておきましょう。

・効果測定はできるか
配信したメールの効果を向上させるためには、開封率やクリック率といった効果測定機能を備えたメール配信システムが有効です。件名や文面によって開封率やクリック率は大きく変わります。より自社の顧客に合ったメールへと改善を重ねるために、効果測定は必須といえるでしょう。

安全・安価・簡単なメール配信システム「dXメール配信」

ドコモビジネスでは、メール配信システムとして中小企業向けに開発された「dXメール配信」を提供しています。特徴はシンプルな操作性で、以下の5ステップでメールの配信が可能です。

加えて、「dXメール配信」では、大量にメールを配信しても遅延が起こらないサーバーを用意しているため、安定的な配信が可能です。さらに、配信したメールの開封率やURLのクリック数の測定もできるので、反応が良かった／悪かったメール内容や配信時間を把握でき、以降のメール配信の改善に役立てることができます。

また、コスパに優れていることも特徴の一つです。「dXメール配信」は初期費用を無料で提供しており、月額2,700円（税抜）からスタートすることができます。一般的に一斉メール配信サービスには初期費用がかかる場合が多く、同様のスペックだと月額5,000円程度が目安となるため、気軽に始められることも魅力の一つです。

「dXメール配信」のメリット

「dXメール配信」を導入すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。まず、経営者にとっては、初期費用が無料で利用料金が安価なのでコスト削減が実現できます。次に、管理者はメール配信業務の効率化を図ることができます。メールの開封率やURLのクリック数を把握できるため、マーケティングやプロモーションの戦略にも有効です。

さらに、メール配信の担当者は、HTMLエディタやテンプレートで効果的なメールを簡単に作成できるため作業時間が短縮できます。手作業によるミスへの警戒といったストレスが軽減されるのもメリットといえるでしょう。

うっかりミスで済まされることも多いメールの誤配信ですが、実はそのリスクは決して軽いものではありません。もし現在、複数のメールを手作業で配信している場合は、一度メール配信システムの検討をおすすめします。特に「dXメール配信」であれば、シンプルな操作性で安価に始めることができるため、「メールの誤送信に不安がある」といった場合はもちろん、「現在のメール配信サービスに多くのコストがかかっている」という場合にも、お役に立つかもしれません。

※本記事は2023年8月末の情報をもとに制作されています。