今やビジネスにITは欠かせません。特にデジタル化に力を入れていない企業でも、パソコンやスマートフォン、インターネットに接続するために必要なルーター、プリンターなどは最低限所持しているでしょう。パソコンを使用しているのであれば、一般的にパソコンを動かすための「Windows」などのOS（オペレーティングシステム）や、「Office」やそのほかのアプリケーション（ソフトウェア）も使われています。

現代の企業には欠かせないこうしたハードウェアやソフトウェア、またソフトウェアの使用権である「ライセンス」は、「IT資産」と言われています。

IT資産であるハードウェアやソフトウェア、ライセンスなどの管理をおろそかにするとどのようなデメリットがあるのでしょうか。

無駄なコストが発生する

従業員を新規採用した際など、まだ社内に使用できるPCやソフトウェアのライセンスが眠っているにも関わらず、新たに購入してしまうケースが少なくありません。特に、ライセンスは目に見えにくいため、しっかり管理しておかなければ無駄なコストの温床になってしまう可能性があります。

セキュリティがおろそかになる

ハードウェアの数やソフトウェアのライセンス数は管理されていても、バージョンの管理がおろそかになっている場合には、セキュリティに不安が生じます。バージョンアップが適切に行われていない場合は、脆弱性をついたサイバー攻撃の標的になる可能性があります。

コンプライアンス違反が生じる可能性がある

ソフトウェアによっては、正規に契約したライセンス数以上にインストールでき、業務に使用できてしまうケースがあります。故意ではなかったとしても、こうした行為はコンプライアンス違反、場合によっては著作権侵害などの法律違反に該当してしまうことになりかねません。

ここまで述べてきたように、IT資産管理は重要です。しかし、いざ管理をしようと思っても、いくつかのハードルも存在します。

適切なIT資産管理を行うリソースがない

IT資産管理は、一般的に情報システム部門や総務部門が担当します。しかし、こうした部門の担当者は、通常業務や突発的に発生する故障・不具合など喫緊の対応に追われていることが多く、IT資産管理にまで手が回らないケースが少なくありません。

リソースを確保しても、担当者の負担が大きい

たとえIT資産管理の担当者がいたとしても、従業員の入退社をはじめ、新しいソフトウェアの購入や更新など、日々社内で起こるIT資産の変動を正確に追うのは困難です。担当者の負担が大きく、特に人員の限られた中小企業では対応しきれないまま見過ごされてしまう場合もあります。

IT資産管理が重要であることは認識しつつも、なかなか手が回らないという場合は、IT資産管理を支援してくれるデジタルツールの利用がおすすめです。たとえば、ドコモビジネスが提供している「まるごとビジネスサポート 回数無制限プラン」のオプションメニューにある「IT資産管理 by ジョーシス」を利用すれば、煩雑で管理の難しいIT資産の見える化が可能です。

デバイス・SaaSを効率的に管理

誰がどのデバイス・SaaSを利用しているか可視化。API未対応のSaaSや、オンプレソフトも登録することで社内すべてのアカウントを効率的に管理することができます。

入退社業務の効率化で情報システム担当者の負担を軽減

従業員情報や入退社のステータス変更も情報連携できるので、入退社時の煩雑な人事担当者との情報連携の負担が軽減されます。

セキュリティ強化

情報システム部が把握しきれていないアプリ（シャドーIT）に加えて、削除漏れが発生しやすい退職者アカウントも自動検知し、情報漏えい防止などのセキュリティ向上を実現します。

IT資産管理を怠れば、無駄なコストの発生やセキュリティ面でのリスクが生じる可能性があります。しかし、重要性を認識しつつも、社内リソースの問題などで適切な対応ができていないケースも少なくありません。こうした場合に有効なのが「まるごとビジネスサポート」のオプションである「IT資産管理byジョーシス」のようなサービスです。もし自社のIT資産管理に手が回らないといった場合は、デジタルツールの導入も一つの方法かもしれません。

※本記事は2023年12月現在の情報を元に作成されています。