便利なファイル共有を、
もっと安全かつ効率的に行う方法がある

便利なファイル共有。でも落とし穴もある

インターネットを介してさまざまなデータをやり取りできるようになり、ビジネスのスピードは格段に向上しました。しかし、ファイルのやり取りの方法によってはいくつかのリスクが生じる可能性があります。

メールの添付によるファイル共有

ファイルを送受信する上で代表的な方法がメールへの添付です。しかし多くの場合、一度に送信できる添付ファイルのサイズに制限が設けられています。そのため、そもそも解像度の高い画像や動画などは送れない場合があります。

また、「メールでパスワード付きのZIPファイルを送り、あとで別メールでパスワードを送る」、通称PPAPも一般的なファイル送信の方法として広まっていますが、実はセキュリティ面での危険性や、業務効率化の妨げになるといった理由から、政府や大企業を中心に禁止の動きが広がっています。

（参考）「PPAP」は危険！その理由と代替案について

そもそも、メールアドレスの入力ミスや誤送信の可能性があるため、ファイルが誤った受信者に送信される可能性も捨てきれません。

無料のファイル転送サービスの利用

ブラウザを通して行う、無料のファイル転送サービスもよく利用される方法の一つです。メールとちがい、この方法であればサイズの大きいファイルも問題なくやり取りが可能です。しかし、自社でセキュリティコントロールができないというリスクがあります。利用するサービスや共有するファイルを考慮することで、リスクを下げることはできますが、セキュリティ対策に関してはサービスの運営会社の基準に従わなければなりません。

基本的にはしっかりとしたセキュリティ対策が行われているサービスが大半なものの、過去には大規模な情報流出インシデントなども起きているため、利用方法によっては配慮が必要でしょう。

クラウドストレージのすすめ

メールやファイル転送サービスは便利ですが、それぞれリスクも存在します。こうしたリスクを軽減し、企業が安全かつ快適に使えるのがクラウドストレージを利用したファイル共有です。

「他者とファイルを共有する」という目的はメールやファイル転送サービスと同じですが、クラウドストレージの場合は、「ファイルを保管する場」を提供するサービスです。クラウドストレージにファイルを置いておけば、管理者が許可した相手であれば、適宜そのファイルにアクセスできるという仕組みになっています。

ドコモビジネスでは、このクラウドストレージの代表的なサービスの一つ「Box over VPN」（以下、Box）を提供しています。

Box over VPNの特徴

Boxは、世界中で活用されているファイル共有サービスで、世界では10万社以上、日本国内では1万社以上の導入実績があります。ここではBoxの特徴やメリットを紹介します。

保存容量に制限がない

Boxは保存容量が無制限です。そのため、容量が足りなくなったからといって、複数のクラウドストレージを契約したり、古いファイルを削除するといったことは必要ありません。

セキュリティの高さ

最大7段階でアクセス権限が設定できるため、外部からの不要な変更や編集を防ぎ、情報漏えいリスクの軽減に役立ちます。また、すべてのファイルは最も高い強度の暗号化と言われるAES256ビット暗号化を使用しており、各国の政府機関にも採用されています。

さまざまなデバイスからも利用しやすい

スマホやタブレットといったパソコン以外の端末からも利用がかんたんです。自宅や外出先など働く場所が多様化する中で、オフィス以外の場所からもセキュアな環境で、ファイルを閲覧することができます。

ビジネスにおいて、ファイルのやり取りは欠かせません。メールや無料のファイル転送サービスなどは便利ではあるものの、セキュリティ面や効率性の面では少し課題が残ります。しかし、今回紹介したクラウドストレージ「Box over VPN」であれば、セキュアかつかんたんにファイル共有が可能になります。Boxを活用し、安全に業務効率化や生産性向上を目指してみてはいかがでしょうか。

※本記事は2024年1月の情報をもとに制作しています