電子帳簿保存法の要件を満たした
クラウドストレージがある

データで受け取った書類を、
紙に変換して保存することがNGに

電子帳簿保存法は、従来は紙での保存が義務づけられていた「所得税」「法人税」「消費税」など国税関係の帳簿書類を、一定の要件を満たすことで、電子データによる保存を認めた法律です。

同法は、納税者の帳簿書類保存の負担を軽減することを目的として1998年に施行され、2022年には大幅なルールの変更が行われました。具体的には、データ保存の申請を事前に税務署長に届け出る承認制度の廃止や、法的要件の緩和など、より企業がデジタルデータを利用しやすいように改正されました。

さらに、2024年1月からは、電子データで受け取った見積書や請求書、領収書などの証憑書類（取引の真実性や正当性を証明する書類のこと）を、紙ではなく、必ず電子データで保存することが定められています。

2023年12月31日までは、電子データで受け取った証憑書類を紙データで保存することが宥恕（やむをえず許可すること）されていましたが、2024年1月1日をもってこの宥恕は終了。電子データで受け取った書類は、そのまま電子データのままで保存しておくことが完全義務化されました。

電子データを保存する際の2つの要件
「真実性」「可視性」とは

電子帳簿保存法では、帳簿書類の電子データを保存する際に「真実性」と「可視性」の2つの要件を満たす必要があります。

「真実性」とは、電子データの改ざん・削除抑止対策のことをさします。データの訂正・削除が行われた場合は、その事実（日時など）や訂正前の内容を確認できるようにしておく必要があります。

一方「可視性」は、税務調査時に検索やわかりやすい表示ができることを指します。具体的には、取引年月日や取引金額、取引先を指定した検索ができ、その上で明瞭で速やかに出力できることが求められます。

これらの要件を満たさず、電子帳簿保存法に違反した電子データの管理を行った場合、当該企業に対し、青色申告の承認取消しや追徴課税が行われます。場合によっては、最大で100万円以下の罰金を科せられる恐れがあります。さらに、顧客や取引先からの信用を失う可能性もあります。

Box over VPNなら、電子帳簿保存法に対応

電子帳簿保存法に対応した、電子データの管理を行うためには、クラウド上にデータを保存する「クラウドストレージ」の活用が有効です。クラウドストレージのなかには、「電子帳簿保存法に適合したサービスやプランが用意されているものもあります。

ドコモビジネスが提供している「Box over VPN」もその一つです。Box over VPNは、保存データの訂正・削除履歴を保存したり、データの検索にも対応するプランやオプションが利用可能です。そのため、同法が定める基準をクリアすることができます。

さらに、ストレージ容量が無制限のため、大量の電子データの保存が可能です。セキュリティ対策にも配慮しており、国際的なセキュリティ規格による認証も多数取得しています。社外からの利用も可能で、社内や取引先とのファイル共有にも対応しています。

もちろん紙取引を行った場合であれば、引き続き紙の証憑書類で管理することも可能です。しかし、こうした書類を電子データ化し、クラウドストレージによって送付・受領できれば、紙や印刷時のインク代・郵送料が不要となるので、大幅なコストダウンが期待できます。「真実性」と「可視性」の要件が満たされていれば、データ改ざんのおそれもなく、取引データの検索も、紙書類よりしやすくなるでしょう。

まだ紙データでの取引を行っているのであれば、Box over VPNを導入し、効率的かつ安全に電子帳簿保存法に対応してみてはいかがでしょうか。