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1．社外の協力会社とファイルを共有し、
共同編集できる
クラウドストレージの中は、クラウド上にアップしたファイルを、複数のメンバーで共有できる特徴を備えたものがあります。しかしサービスによっては、社外のメンバーを含んだ状態で共同編集ができなかったり、変更内容がリアルタイムに変更が反映されないものも存在します。
「Box over VPN」では、ユーザーが社内／社外のスタッフなのかに関わらず、同時編集が可能です。コメント機能やタスク割り当てなど、複数人がファイルを利用するために便利な機能も備えており、スムーズな共同作業をサポートします。ファイルは自動的にバックアップが作成されるため、編集時に誤ってデータを削除してしまっても、簡単に復元が可能です。さらに、誰がいつアクセスしたのかをログで確認することもできます。
2．容量無制限。
大容量ファイルの共有・保管が可能
動画ファイルや高画質の画像ファイルを複数のメンバーで共有する際、メールで送付しようとしても、容量が大きすぎて送れない場合があります。社外のファイル転送サービスを利用するという方法もありますが、セキュリティ面で不安があるという人も多いでしょう。
「Box over VPN」であれば、Box上の大容量ファイルのリンクをメールやチャットで共有することで、メール添付なしで送ることが可能です。容量制限も無いため、ファイルの保管庫としても活用できます。加えて、国際的なセキュリティ規格に準拠するなど、安全面にも配慮されています。ファイルサーバーの容量不足が懸念される場合やセキュリティを重視する場合には特におすすめです。
3．「プレビュー機能」でペーパーレス化。
会議やプレゼンの資料配付が楽に
「Box over VPN」には、140種類以上の拡張子に対応するプレビュー機能を搭載。たとえばAdobe Photoshopなど、特定のアプリケーションをインストールしていない端末でも、プレビュー機能で手軽にファイルの内容を確認できます。会議やプレゼンの参加者にファイルのリンクを送るだけで、資料の展開が完了するため、前もってプリントアウトしたり、配付する時間と手間を削減できます。
4．高度なセキュリティで、
テレワーク時のファイル共有も安心
「Box over VPN」は、米国司法省をはじめ、世界各国の政府機関や法人でも採用されるなど、国際的なセキュリティ規格に準拠。テレワーク時に、機密性の高いファイルのやりとりをする際も、安心して利用できます。
5．請求書など各種資料の保管や、
電子帳簿保存法対策に対応
「Box over VPN」には、あらゆるデータを集約して一元管理できます。たとえば契約書や請求書などの証憑書類も管理できます。電子帳簿保存法（国税関係の帳簿書類を電子データで保存することを認める法律）では、相手から受け取った電子データは、紙にプリントアウトせず、電子データのまま保管することが義務化されましたが、それらのデータはBoxのストレージに保管することでクリアできます。なおNTTコミュニケーションズでは、サービスの契約者向けに、電子帳簿保存法の対応マニュアルを無料配布しています。
6．災害やシステム障害など、
緊急事態に備えたファイルの保管場所に
オンプレミス型のファイルサーバーは、自然災害によって破損した場合にデータが消失してしまう可能性があります。これは災害だけでなく、サイバーテロやシステム障害に見舞われた場合も同様です。このような緊急事態を見据えたBCP対策には、Box over VPNの利用がおすすめです。出社が困難な状況でも社外からBoxにアクセスできるため、従業員の柔軟な働き方に対応できます。
7．アクセス制限やVPNなど、情報漏洩の防止
情報漏洩のリスクにも対策が講じられています。ユーザーやファイルごとにセキュリティ設定ができるため、業務と無関係なユーザーがいたずらに機密情報を閲覧することを防ぐこともできます。さらに、通信内容が第三者に閲覧される可能性を防ぐため、端末とBoxの間の通信には、NTTコミュニケーションズが提供する安全性の高いVPN回線が利用できます。（インターネット回線型も利用可能）。
8．外出先や移動中でも使えるよう、マルチデバイスに対応
近年はテレワークの推奨や生産性の向上といった理由から、異なるデバイスからサービスやソフトウェアを利用できる「マルチデバイス化」の動きが進んでいます。パソコンはもちろん、専用のアプリをインストールすれば、タブレットやスマートフォンからも利用できます。外出先や移動中でもファイルの閲覧・編集が可能なため、業務の効率アップに期待できます。
9．全文検索機能で必要なファイルが見つけやすい
「膨大なデータの中から、今すぐあのファイルを確認したい」というときに便利なのが、全文検索機能です。ファイル名はもちろん、文書内のすべてのテキストから特定のキーワードで検索が可能です※。さらに、フィルタを使用して検索結果の絞り込みもできます。
※文字数が多い場合は、一部のみが検索対象。ドキュメントあたり最大10,000バイトが上限。
10．強力な暗号化でファイルを保護
オンラインストレージは場所を選ばずアクセスできますが、第三者からの閲覧や不正アクセスなどによって、万が一データが流出してしまうことに備えて、ファイルの暗号化は重要です。
Boxではウェブサイトや専用アプリを通してファイルを送信する際、「TLS 1.2」の暗号化技術が用いられます。さらに、ファイルを保存している間は、AES規格の中でも最も安全性が高いとされる「AES256ビット」の暗号鍵で暗号化します。高度なセキュリティ対策を、複数採用していることは、セキュリティ面で強みといえるでしょう。
「Box over VPN」はテレワークにも向いている
ここまで挙げてきたように、Box over VPNでは社内はもちろん、社外でも安全にファイル共有ができる点が特徴といえます。特にテレワークなど、多様な働き方を実施している企業にとっては、社外でもセキュリティレベルを高く保ちながら使用することが可能です。クラウドストレージの導入を検討しているのであれば、Box over VPNを選択肢に入れてみてはいかがでしょうか。
