2024年10月から郵便料金が値上げされる！

日本郵便は、2024年10月1日から郵便料金を引き上げることを発表しました。値上げ率はおおむね3割程度となっています。主な変更内容について、下記の表にまとめました。

種類	重量	現行料金（9/30まで）	新料金（10/1以降）
定形郵便物	25g以内	84円	110円
	50g以内	94円
通常はがき	－	63円	85円
定形外郵便物 規格内*1	50g以内	120円	140円
	100g以内	140円	180円
	150g以内	210円	270円
	250g以内	250円	320円
	500g以内	390円	510円
	1kg以内	580円	750円
速達	250g以内	260円	300円
	1kg以内	350円	400円
	4kg以内	600円	690円
特定記録郵便	－	160円	210円
一般書留および現金書留	－	480円
簡易書留	－	350円
レターパックプラス	－	520円	600円
レターパックライト	－	370円	430円
スマートレター	－	180円	210円

*1：長辺34cm以内、短辺25cm以内、厚さ3cm以内および重量1kg以内

参考：日本郵便

たとえば、1通84円の25g以内の定型郵便物は110円（26円増、約30%UP）となり、63円のはがきは85円（22円増、約35%UP）へと改定されます。速達料金についても、従来は1通260円だったのが、300円（40円増、約15%UP。250g以内の場合）に増額されます。

値上げの背景には、郵便サービスの利用減少によるコスト面の改善が挙げられます。郵便物の量は電子メールをはじめとしたデジタルツールの普及によって年々減少しており、今後についても右肩下がりの傾向が継続していくことが見込まれます。

その一方で、人件費や燃料費が上昇し、営業費用の増加が見込まれるため、郵便サービスの安定的な提供を維持していくために、郵便料金の引き上げをお願いせざるを得ない状況にある、としています。

実は請求書も納品書も、郵送する必要はない

郵便料金の値上がりは、ビジネスにおいても影響をおよぼします。特に、請求書や納品書など、企業取引に必要な証憑書類を大量に発送している企業の場合、相応のコストアップは免れません。とはいえ、こうした証憑書類は、必ずしも郵送しなければならないわけではありません。

たとえば契約書の場合、書類をPDF化し、郵送ではなくメールで送付することは、双方が同意していれば法的にも問題ありません。これは、2005年4月に適用された「民間事業者などが行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律（e-文書法）」により認められています。PDFの契約書をデータとして保存していれば、問題はありません。

さらにデジタル庁では、「電子契約の有効性について」という資料において、「クラウド型電子署名プラットフォームの利用を含め、電子契約の普及についての法的環境整備はほぼ完了」としています。必ずしも紙の書類で契約を結ばなければいけない時代ではなくなっています。

クラウドストレージを使って、
書類を郵送ではなくデータでやりとりする方法

とはいえ、企業が電子契約を行うとなれば、PDFでの保存や押印の代わりとなる電子署名、改ざん防止のためのタイムスタンプ、もしくは訂正・削除履歴を保存しておく必要があります。さらに、契約を交わした後の電子データについても、企業側で保管しておくことが求められます。

こうした電子契約による書類のやりとりや、各種電子データを保管する方法としては、「クラウドストレージ」の活用が挙げられます。クラウドストレージとは、クラウド上のファイル保管場所のことで、電子データ化した証憑書類のやりとりをはじめ、契約締結後の書類の管理も簡単にできるようになります。ユーザーが保有する端末にデータを保存することもないため、データ漏洩の危険性も抑えられます。

ドコモビジネスでは、クラウドストレージサービスとして「Box over VPN」を展開しています。Box over VPNでは、電子データで受領した書類を、クラウドストレージ上に保存しておくことが可能です。容量は無制限のため、大量の電子データが一元管理できます。

電子契約をサポートする機能として、契約書などの書類に、Box上で電子署名ができる「Box Sign」という機能があります。Box Signを使い、電子データに署名を行うことで、押印やサインされた紙の書類と同等のものとしてみなされます。署名後のデータはクラウドストレージ上に保存され、参照したい際には日付や単語などによる検索が可能です。

電子請求書を利用するという方法も

クラウドストレージ以外にも、各種電子データを発行・受領するサービスは存在します。たとえば「dX電子請求書」もそのひとつです。

dX電子請求書は、請求書や支払明細などの帳票を電子発行するサービスです。Box over VPNと同様、電子帳簿保存法にも対応しており、電子請求書の受領・保存もできます。

dX電子請求書で帳票データを作成する際は、dX電子請求書にCSVまたはPDF形式でアップロードするだけで完了します。100種類以上のテンプレートと帳票エディタも用意されているため、帳票のレイアウトのカスタマイズも可能です。取引先が指定する帳票のレイアウトへも対応できます。

さらに送付方法は、電子送付以外にも、郵送やFAX送付などが選択でき、得意先の要望に応じた発送方法が選択できます。自社で書類を作成・発送する必要がないため、帳票作成時の大きな課題である印刷・三つ折り・封入等の作業負担や、用紙・封筒などの部材コストが削減できます。

郵便料金の値上げは、日頃の業務で郵送を頻繁に行う企業にとっては耳の痛い話です。しかし裏を返せば、証憑書類の電子データ化、ペーパーレス化に取り組む絶好のチャンスといえます。郵便を多く利用している企業、まだ紙書類を日常的に用いている企業は、値上げを機に「Box over VPN」もしくは「dX電子請求書」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。