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働く場所・時間が多様化し、
ビジネスコミュニケーションも変化
働き方改革や業務の効率化により、場所や時間にとらわれない働き方が広がっています。たとえばテレワークの拡大によって、オフィスに出社しなくても仕事ができるという働き方が可能になりました。
しかしこうした状況では、電話やメールといった、従来から存在するツールだけでは、コミュニケーションを取ることは不十分となりつつあります。
電話とメールは、ビジネスにおいて日常的に使用されるコミュニケーション手段ですが、それぞれにいくつかの課題があります。
電話の課題としては、相手がすぐに応答できない場合も多く、なかなか連絡が取れない可能性があります。加えて、音声のみのやり取りであるため、聞き間違いや伝達ミスが起こりやすく、正確な情報伝達が難しいこともあります。
さらに、電話対応は業務の効率を低下させ、その対応をする従業員にとっても大きな負担となることが少なくありません。特にテレワーク中の場合、オフィスの電話には対応できないことがあり、連絡手段としての信頼性は下がります。
同様にメールにも、いくつかの課題があります。たとえば、相手がメッセージを読んでいるかどうか、または相手がすぐに対応するかどうかが分からず、即時性に欠けるという問題があります。
さらに、誤送信してしまった場合には、その対処が一般的には困難であり、情報漏洩のリスクも伴います。このほかにもなりすましやビジネスメール詐欺の危険性が存在し、ウイルス感染などのリスクも高まるため、セキュリティ面でも不安があります。
これらの課題により、電話とメールだけに依存するコミュニケーションは、今や企業にとって非効率的であるといえるでしょう。
チャットツールを導入するとどう変わるのか
こうした電話やメールのマイナス面をカバーするコミュニケーションツールは存在するのでしょうか？ その候補の一つが、チャットツールです。
チャットには既読機能がついているため、相手がメッセージを読んだかを知ることができ、相手の状況に合わせたスムーズなコミュニケーションが可能です。さらに、チャットでは相手の在席確認ができるため、電話のように何度かけてもつながらないということはありません。ほかにも、チャットは過去のやり取りが時系列に沿って表示されるため、プロジェクトに途中から参加したような場合でも、これまでの経緯や進行状況の把握が容易になります。
メールでは、特に複数のプロジェクトに参加している、加入しているメーリングリストが増え、メールを整理しきれないという問題が発生しがちですが、チャットであれば、特定のメンバー宛に投稿やファイルを共有できる「チャンネル」を設けることで、それぞれのプロジェクトごとに情報を整理できます。
こうしたチャットツールには無料のサービスもありますが、社員のアカウント管理が徹底できない点や、情報流出のリスクが高いことから、ビジネスでの利用にはあまり適していません。セキュリティに一定の信頼性がある有料のサービスを使うべきでしょう。
Microsoft Teamsに電話機能を追加すると……
こうした課題を解決するツールの一つとして、Microsoft Teamsが挙げられます。
Microsoft Teamsは、チャットやビデオ会議、ファイルの共同編集など、多彩な機能を備えたビジネス向けコミュニケーションツールです。NTTコミュニケーションズが提供するDirect Calling for Microsoft Teamsを活用すれば、固定電話の機能を追加することも可能であり、これにより電話とチャット、メールなどのビジネスコミュニケーションを一元化できます。
Direct Calling for Microsoft Teamsを導入することで得られるメリットにはさまざまなものがあります。たとえば、どこにいても会社の電話番号で発着信できるため、従来のような「電話番」が不要になり、業務効率が向上します。電話設備や回線の敷設工事も必要なくなるため、オフィスの移転やレイアウトの変更もスムーズになり、電話回線のための工事費用もカットできます。
さらに、社員に携帯電話が貸与されていない場合でも、Teamsを介して外部との通話が可能となるため、セキュリティ向上につながるだけでなく、社員個人の端末の通話料がかからず、経費精算の手間も省けます。災害時やシステム障害時におけるBCP対策としても有効でしょう。
働き方の多様化によって、すでに電話とメールだけのコミュニケーション手段では非効率になってきています。Microsoft Teams、さらにDirect Calling for Microsoft Teamsを導入すれば、従来の電話やメールといったコミュニケーションツールの課題を解決し、より効率的な業務環境を整えることが可能です。ぜひ導入をご検討ください。
