メールや電話を使った従来型コミュニケーションの問題

メールや電話を使ったコミュニケーションは手っ取り早くも思えますが、肝心なときに連絡がつかなかったり、見逃しが生じたり、さまざまな問題が起こります。

特に大きな混乱が生じるのが、離れた場所で活動している複数のメンバーで会議を招集する必要が生じた場面です。そうしたとき以前であれば、たとえば電話会議システムが使われてきました。しかし、システムや専用端末などの設備を予約するとともに、すべての参加者と個別に連絡をとり、スケジュールを調整しなければなりません。さらに、会議当日には総務部などから予約した専用端末を借りてきて、設置・設定しなければならないなど、煩雑な手間が生じていました。急いで物事を決めないといけないにもかかわらず、こうして貴重な時間をどんどんロスしてしまうのです。

では、現在はどうでしょうか。電話会議システムではなく、Web会議が広く普及して当たり前のように使えるようになったにもかかわらず、相変わらず混乱は解消されていません。たしかに専用端末などを手配する手間はなくなったかもしれませんが、参加者のスケジュール調整や確認は依然としてメールや電話で行っている企業が少なくありません。

これではせっかくのWeb会議も、単に相手の顔が見えるだけの電話とほとんど変わらず、コミュニケーションを抜本的に改善することはできません。

リモート環境をよりスマートにする鍵は共有にあり

Web会議を有効に使うためのコツは、さまざまな情報共有をサポートする機能の活用にあります。多くのWeb会議では、次のような機能が用意されています。

・スケジュール共有
多くのWeb会議はグループウェアの一環として提供されているため、周辺のさまざまな機能を連携利用することができます。その１つであるカレンダー（スケジュール管理）機能を活用することで、複数のメンバーと予定を共有することができます。集めたいメンバーの空き時間を確認し、その場から招待メッセージを一斉送信することが可能なものもあり、これまで大きな負担となっていたスケジュール調整が楽になります。

・画面共有
Web会議に参加しているメンバーの端末に表示されている画面を全員で共有することができます。たとえば自分のパソコンの画面に映しているPowerPointのスライドを他の参加者の画面にも同時に映して、プレゼンテーションを行うといったことが可能です。もちろん他のアプリケーションの画面やWebブザウザに表示されたページ、デスクトップ画面全体なども共有することができます。全員で同じ画面を見ながら話しえるため、会議がスムーズに進みます。

・ファイル共有
Web会議に参加している全員または任意のメンバーにファイルを配布し、共有することができます。上記に紹介した画面共有との違いは、単に内容を閲覧するだけでなく、ファイルを共有したメンバーがそれぞれ編集することが可能となることです。

Web会議で話し合った内容をその場で反映することができるなど、チームやプロジェクトの共同作業を効率的に進めることができます。

Google Workspace を活用したコミュニケーションの実践例

Google Workspace を例にとり、Web会議を中心にさまざまな情報共有機能を活用することで、コミュニケーションがどのように変わるのかを見てみましょう。

Google Workspace とは、Google が提供しているクラウド型のグループウェアで、Web会議（ Google Meet ）のほか、メール（ Gmail ）、スケジュール管理（ Google カレンダー ）、オンラインストレージ（ Google ドライブ ）、資料作成（ Google スライド ）、ビジネスチャット（ Google Chat ）など、仕事に必要な機能のすべてが1つにまとめられています。

会議の準備
Google カレンダーへ入力するだけで準備が整います。メンバーと共有しているスケジュールを確認し、会議の予定を入れます。参加者を登録してGoogle Meetを設定すると、参加者全員に通知（招待メール）が送られます。

さらに通知を受け取ったメンバーからの返信も集約されるので、会議の主催者は参加者を一目で確認することができます。

会議の実施
主催者の画面を共有しながら、スムーズに会議を進めることができます。また皆で内容を検討したい資料を Google ドライブで共有することができます。

共同作業
１つの資料を Google スライドで共有して文章を修正したり、画像を差し替えたり、複数人で同時に共同編集できるので、作業効率が劇的に向上し、時間短縮につながります。

参加者が持ち合わせている情報だけで足りない場合、思い当たった他の関係者にその場から Google Chat で問い合わせて意見や資料を依頼するなど、会議に参加していない人ともスピーディに連絡をとることができます。

大事なプレゼンまであと1日。Google Workspace 導入前と導入後の違いを見てみよう！

まとめ

上記のように Google Workspace を使えば、緊急会議の招集が必要になった際にも早急に準備して必要なメンバーを集め、Web会議を実施し、会話をしながらその場で共同編集を行うことができ、業務の生産性は一気に向上します。

コロナ禍を機に急速に浸透したWeb会議は、今後もビジネスに欠かせないコミュニケーション手段として活用が広がっていくでしょう。そうした中で、今一度Web会議のあり方について見直す必要がありそうです。