電話やメールではなくビジネスチャットが求められる理由

これまで社内のコミュニケーションでは、電話とメールが主に使われてきました。

しかし電話は、そのときに相手がどんな状況にあるのかわからず、場合によっては重要な仕事を中断させてしまうなど、時間や集中力を収奪してしまうおそれがあります。

また、電話は基本的に1対1のコミュニケーションの手段であるため、複数メンバーへの連絡や情報共有の手段としては適していません。全員に順番に電話をかけて同じ要件を伝えていくのは、あまりにも非効率です。

そこで一般的に使われるようになったのがメールですが、こちらにもデメリットはあります。メールを送る際には、きちんと情報を整理し、文面も整える必要があります。また、社外の相手に「いつも大変お世話になっております」「何卒よろしくお願いいたします」などの定型句を入れるのと同様に、社内の相手であっても「お疲れ様です」といった挨拶を入れるのがマナーとなっています。

このようにメールの利用には、かなりの手間と時間がかかってしまいます。さらに何度もやり取りを繰り返すうちに、本文中に引用（＞）が何重にも重ねられるなど、どんどん読みづらくなり、ストレスを感じる人は少なくありません。

そんなメールに代わって利用が増えているのがビジネスチャットです。

ビジネスチャットとは、日常生活においてスマホのLINEで行っているのと同じような短文のやりとりを、業務でも可能とするコミュニケーションツールです。メールのような挨拶文やルマナーをあまり気にする必要はなく、単刀直入に要件を伝えられることから、コミュニケーションの円滑化が期待できます。

ビジネスチャット導入のメリット

ビジネスチャットのメリットは、前述したような手軽さにあります。誰に対しても“タメ口”でよいわけではありませんが、メールのようなビジネス文書としての体裁を整える必要はなく、対面での会話と同程度の基本的なマナーさえ守れば問題ないのが一般的です。

しかも入力したメッセージはプッシュ送信され、相手方の端末の画面に即座に通知されるため、相手が手の空いた状態にあれば、まるで会話しているかのようなリアルタイムのやりとりが可能となります。

グループチャットと呼ばれる機能を利用すれば、特定の相手だけではなく、複数人で同時にやりとりできることもメリットの１つです。

また、過去のやりとりの履歴もスレッドに記録されているため、ページをスクロールするだけで簡単にこれまでの議論の流れを振り返ったり、重要事項を確認したりすることができるなど、無駄な会話の手戻りを防いでコミュニケーションを効率化します。

主要なビジネスチャットツールを比較

広く企業で使われている主要なビジネスチャットツールを取り上げ、それぞれの特徴を見てみましょう。

・Google Chat
Google のグループウェアである Google Workspace のサービスの1つとして提供されているビジネスチャット機能です。単体としても利用できますが、やはり Google Workspace の他のサービスとの連携によって真価を発揮します。

たとえば Gmail の画面（受信箱など）から Google Chat を起動することが可能です。最初はメールでやり取りしていたけれど、もっとテンポよくお互いに意見を交わしたいとなった際に、ビジネスチャットに切り替えることができるのです。

さらに Google Chat で Google Meet のリンクを送ってWeb会議に移行したり、逆にWeb会議中に Google Chat でメッセージを送ったりといった形で、複数のコミュニケーションツールを臨機応変に使い分けることができます。

・Microsoft Teams
マイクロソフトのグループウェアであるMicrosoft 365のサービスの1つとして提供されているビジネスチャット機能です。やはり単体としてではなく、他のサービスと連携利用することで、より大きなメリットを得ることができます。

そもそもMicrosoft Teams自体がWeb会議や音声会議などのコミュニケーションツールを包含しており、これらの機能とビジネスチャットのスムーズな連携は大きな特徴となっています。また複数名でやりとりする場合も、Microsoft Teams上でチームの作成からメンバーの招待まで簡単に行うことができます。

・LINE Works
Google Chat やMicrosoft Teamsと違って、WORKS MOBILE JAPANが提供しているビジネスチャットの専用ツールです。その名が示すとおり、業務版LINEと言うべきビジネスチャットで、セキュリティを担保した上で一般用のLINEともつながる、すなわち相互にメッセージをやりとりできることを最大の特徴としています。このため社内だけでなく、社外の相手とも比較的簡単にチャットでやりとりできます。LINEでおなじみのスタンプなどを利用することも可能です。

さらにメールやアドレス帳、掲示板、カレンダー、ファイル共有など、グループウェアに相当する機能も揃っています。

・WowTalk
WowTech社が提供しているビジネスチャットの専用ツールです。

特筆すべきは、英語、中国語、韓国語をはじめ22ヵ国語に対応した翻訳機能です。メッセージ（トーク）ごとの随時翻訳はもちろん、設定により母国語でトークをすると自動的で相手の言語に合わせて翻訳することも可能です。海外拠点などグローバルなコミュニケーションが多い企業にとって、これは非常に便利です。

さらに無料通話・ビデオや情報共有（掲示板）、タスク管理、メンバーリスト、ファイル送受信といった周辺機能も充実しているため、グループウェア的な活用も可能です。
また、社員のアカウントを一括管理し、各機能の利用できる範囲を個人単位に設定できるなど、セキュリティやガバナンスにも配慮がなされています。

まとめ

リモートワークなど働き方が多様化する中、組織内のコミュニケーション/コラボレーションを補完するツールとしてビジネスチャットを活用してみてはいかがでしょうか。すでに多くの従業員は日常生活でLINEや各種SNSのメッセンジャーなどを利用しておりチャットの活用には慣れているため、比較的スムーズに導入も進むでしょう。