文部科学省が主導するGIGAスクール構想の下で、児童・生徒に対して1人1台の学習用端末の整備が急ピッチで進められました。

しかし教職員が利用する校務用端末の整備状況はどうでしょうか。全国平均で見れば1人1台を上回る端末の配備が達成されているものの、自治体ごとにまだ大きな格差が残っているのが実情です。そもそも校務そのものの電子化が不十分であり、学校現場では次のような課題が顕在化しています。

校務処理の多くが職員室に限定される

多くの教育委員会では、校務支援システムをオンプレミス環境に構築し、職員室に固定された校務用端末からのアクセスを前提として運用しています。このため感染症のパンデミックや大規模災害など緊急時に校務を継続することが困難です。また、決裁処理も校外で行うことができないため、管理職の出張中は校務が停滞してしまいます。

紙ベースの業務が主流

校務分掌に基づく様々な文書や通知表所見などを校務用端末で作成した後、印刷して決裁を受け、手書きでの修正指示をふたたび反映しているなど、非効率な業務が多くの学校で散見されます。職員会議や分掌会議でもペーパーレス化が十分に進んでいません。

帳票類の標準化が道半ば

指導要録や健康診断票など一部のデータについては標準化が進められたものの、出席簿や学校日誌、通知表などの帳票類は依然として教育委員会や学校ごとのカスタマイズが行われています。システム間の互換性が失われ、転校・進学時に児童・生徒のデータを引き渡すことが困難なケースが生じています。

学習系データと校務系データとの連携が困難

GIGAスクール構想に基づいたICT環境の整備によって膨大な学習系データが生成されつつありますが、校務系ネットワークとの連携が十分に進んでいません。円滑なデータのやり取りができず、教育の高度化も停滞しがちです。

上記のような課題を踏まえつつ文部科学省は、2023年3月8日に「GIGAスクール構想の下での校務DXについて～教職員の働きやすさと教育活動の一層の高度化を目指して～」というレポートを公表しました。

そこでは次世代の校務DXの方向性を、次の3つの観点から示しています。

１つめは、「働き方改革」の観点。汎用のクラウドツールの積極的な活用により、教職員や校内・校外の学校関係者、教育委員会職員の負担軽減・コミュニケーションの迅速化や活性化を図ります。また、校務支援システムのクラウド化と教職員用端末の一台化を組み合わせることで、ロケーションフリーで校務系・学習系システムへ接続可能な環境を整備し、教職員一人ひとりの事情に合わせた柔軟かつ安全な働き方を目指します。

２つめは、「データ連携」の観点。校務系・学習系システムを円滑に接続させることで、各システムが持つデータを低コスト・リアルタイムで連携させます。さらにこれらのデータをダッシュボード機能により統合的に可視化し、学校経営や学習指導、教育政策の高度化を支援します。

３つめは、「レジリエンス」の観点。校務に関する主要なシステムをクラウド化することで、感染症のパンデミックや大規模災害などが起きた場合にも校務の継続性を確保します。

地方の小中学校においても、すでにICTを活用した校務改革・働き方改革の取り組みが始まっています。

参考：文部科学省　「全国の学校における働き方改革事例集（令和５年３月改訂版）」（2023年3月）

①Google Workspace for Education を用いた校務改革

九州のある私立小学校は Google Workspace for Education を活用し、校務に関する働き方改革に取り組んでいます。

以前は教職員の個人PCで管理されていた行事予定などのデータを Google スプレッドシートに移行。直近の予定連絡はクラウド上で共有し、修正もリアルタイムで行えるようになったことで、教職員はどこでも最新情報を確認できるようになりました。

また、付箋メモや口頭で行われていた教職員間の情報伝達に Google チャットを活用し、必要な人に必要な情報がタイムリーに届くようにしました。

さらに特別教室の利用予約なども、手書きでの予約から Google カレンダーへ移行し、予約漏れやダブルブッキングなどのトラブルを減少させています。

②Microsoft Teams for Educationを用いた校務改革

中部地方のある中学校は、コロナ禍でも生徒の学びを止めないことを目的に授業で活用していたMicrosoft Teams for Educationを校務改革のツールとしても活用しています。

これまで紙に印刷して配布していた会議資料をTeamsのフォルダ内で共有し、ペーパーレス化を実現。ゆとりをもって資料作成ができるようになるほか、直前や会議中の変更にもその場で対応できるため、教職員は時間を効率的に使えるようになりました。

また生徒向け、教師向けなど各種アンケートにFormsを活用。アンケート用紙の配布、回収、結果のパソコン入力といった煩雑な手間はなくなり、データを自動的に集計できるようになりました。

さらに口頭やメモで行われていた教職員間の連絡事項をタブレット上で確認できるようフローを整備。出張なので校内にいない教職員にも容易に連絡できるほか、履歴が残ることから回答期限がある連絡もおざなりにならなくなりました。

教育の質の向上を図るためには、まず教職員を取り巻く労働環境を見直し、ICTを積極的に活用することで負担を軽減するなど、時代の変化に合わせて学校現場における校務のあり方を変革していくことが必要です。これが結果として、教職員が一人ひとりの児童・生徒と向き合える時間を増やすことにつながります。