厚生労働省によれば、働き方改革は「働く方々が個々の事情に応じた多様で柔軟な働き方を自分で『選択』できるようにするための改革」と紹介されています。そしてこれを実現すべく、労働時間の適正化や女性管理職の登用、出産育児介護等の福利厚生制度の充実、業務効率化に向けたITツールの導入などの労働環境の改善を目的とした、様々な関連法案の改正が行われました。

しかし中小企業に目を向けてみると、思ったような働き方改革は進んでいません。「業務量と人員のバランスが取れていない」「繁忙期の業務が多すぎる」といった声が聞かれ、中小企業が抱える人手不足の問題は非常に深刻です。国内雇用の約7割を担っている中小企業や小規模事業者における人手不足の解消なくして、日本の働き方改革はありえないといって過言ではありません。

構造的な人手不足の問題を解決するためには、限られた人材を最大限に活用して業務の生産性を高めるしかありません。そうした中で注目されているのが、次のような新しい働き方のトレンドです。

1 ワークプレイスの多様化

コロナ禍での出勤抑制の要請などにより、中小企業の間にもテレワークが拡大しました。しかし、在宅での勤務を認めることだけが働き方改革ではありません。IT インフラが整ったシェアオフィスやサテライトオフィスなど、サードプレイスの活用なども選択肢の1つとなるでしょう。

2 ABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）の推進

働く場所を固定することなく、その時々の仕事の内容に合わせて場所を自由に選択する働き方がABWです。例えば1人で集中して作業したいときには周囲から隔離されたワークスペースを利用し、チームでアイデア出しを行うときはコラボレーションに適したエリアを使うといったスタイルです。

従業員が自ら考えながら働く環境を選ぶことで業務効率が向上するほか、オフィススペースの削減によるコストダウンも図ることができます。

3 ITツールを活用したコミュニケーションの活性化

コミュニケーション不足は従業員同士の連携の阻害など、業務の生産性に大きな影響を与えます。Google Workspace やMicrosoft 365など、クラウドベースのITツールを活用することで、ABWやテレワーク環境で働く従業員も含めたコミュニケーションを活性化させます。

トレンドに沿ったIT活用により、企業における働き方は大きく変わります。現在のワークスタイル変革は大企業が先行している状況にありますが、今後は次に示す3つのステップで中小企業にも波及していくと考えられます。

ステップ1：コミュニケーション変革

これまでの対面や電話、メールといった1対１のコミュニケーションだけではなく、グループチャットやWeb会議などのツールを活用することで異なる場所で働いている複数名のコミュニケーションが可能となり、組織内の会話がオープンになります。結果として各自の仕事の進捗状況や課題も可視化され、お互いにサポートしやすくなります。

さらに Google Workspace やMicrosoft 365といったクラウドアプリケーションを活用すれば、さまざまな資料を共同編集・利用することも可能となり、組織内での情報やノウハウの共有化が進みます。

ステップ2：業務・業務プロセス変革

これまで紙の書類を用いて行われていたプロセスが電子化（ペーパーレス化）され、業務効率が大きく向上します。また電子化された情報ならではシステムで保管し、検索や分析も容易に行えるようになります。

ステップ3：データドリブン経営の実現

経営者や各部門のマネージャーは、システムに入力・蓄積されたデータに基づいてビジネスの現状をより正確に把握し、迅速な意思決定を行うことが可能となります。

そして上記の3つのステップを通じて目指すのが、一人ひとりの従業員が「自ら働き方をデザインできる環境づくり」です。

ビジネスを取り巻く環境が急激に変化していく中で、企業は市場から求められる新たな価値をどうやって生み出していくのか。その源泉は従業員にほかなりません。したがって会社そのものが、従業員から選ばれる存在とならなくてはなりません。

ITを積極的に活用し、オフィス環境やリモートワーク環境、さらに人事制度を含めたトータルな観点から生き生きと働ける環境をつくり出すことが、従業員エンゲージメントの向上や優秀な人材の確保にもつながっていきます。

コロナ禍以降、日本企業の働き方は大きな変化を遂げており、この流れは今後もとどまることはないでしょう。そして中小企業も決して無縁ではいられません。非常に厳しいことを言えば、働き方改革を推進できるかどうかが、今後自社が存続していけるかどうかの分かれ目となります。だからこそ早期に変革に向かうことが肝要です。