鹿児島県奄美市さま

特別定額給付金を対象世帯すべてにお届けするためには、約20名もの追加職員を動員して、申請書類の開封や仕分け、チェック、入力などの単純作業にあてる必要があり、最低でも2か月はかかるという試算でした。しかし、「WinActor」を活用することで、1日最大3,900件の申請を処理することができ、当初に追加動員した職員を1週間で5名にまで減らし、開始11日目には完全になくすことができました。合わせて導入した「NaNaTsuAI-OCR」が、住民から届く大量の手書きの申請書を自動で補正したり、ズレや傾きなども読み取ってくれたおかげで、「WinActor」にスムーズにテキストデータを渡すことができました。あとは「WinActor」が市の給付金システムへ自動入力していくという流れですが、この時にとても助かったのが、「『WinActor』が『NaNaTsu』への読み取り指示をし、テキストファイルに置き換えてダウンロードする」というシナリオを提示してくれたことです。AI-OCRのシステム登録・抽出作業を自動化できるシナリオがあらかじめ提供されたことで、奄美市では給付金システム用のRPAシナリオ作成に注力することができました。

また、Webと手書きの重複申請という問題も発生していたのですが、「WinActor」が自動でチェックするシナリオで重複給付を防止することもできました。このような突発的な事案の際にRPAの最適な組み合わせを提供していただけたことはとても心強く、結果として振込開始から3週間で、対象世帯の86％にあたる20,619世帯に振込みを完了することができました。住民の皆さまからも早い給付を喜ばれ、鹿児島県内の複数の市町村からも、「今後同じことがあれば、ぜひシステムを使わせてほしい」という相談が寄せられました。

奄美市ではこれをきっかけに、庁内全体で幅広く「WinActor」の運用を開始しており、今後も、新型コロナワクチンの接種情報の自動化などに活用していけるのではないかと考えています。庁内全体の働き方改革にもつながりましたし、手の空いた分を人間にしかできない業務に集中することで、よりていねいで質の高い住民サービスが提供できるようになったことが、何よりも大きな成果だと感じています。