一般財団法人石川県予防医学協会

 

　一般財団法人石川県予防医学協会は、総合健康支援機関として70年以上にわたり、健康診断事業、クリニック事業、環境検査事業といった県民の健康維持増進にかかわる事業を展開している。「次は健康100年時代へ」を目標に、健康を起点にした「お客さまの夢」と「幸せを実感できる社会」の実現への貢献を目指している。昨今の人口減少や少子高齢化に伴う働き手の減少に備えるべく、同協会ではITを活用した協会内の業務効率化を見据えていた。その1つがバックオフィス業務のペーパーレス化だった。

「業界ではまだ紙ベースでの業務運用が主流ですが、かねてからITを活用して紙をデータに置き換え、働き手減少への対策として業務効率化の取り組みを推し進めてきました。私は協会全体の課題を調査し、デジタル化やDXに資するサービスの導入を担当しています。今回は2023年10月に施行されたインボイス制度で請求書のフォーマット統一が必要になることを受け、請求書業務のペーパーレス化を考えていました」と、情報管理部 システム担当統括リーダーの桑下駿一氏（以下、桑下氏）は語る。

同協会の請求書業務は、発行は情報管理部、受領は総務部と担当が分かれている。これは健康診断のデータ管理を手がける情報管理部が、健康診断の結果に請求書を同封して送付するためだ。従来、同協会では請求書を送付する側、受領する側ともに課題があったという。「毎月2,000件ほどの請求書を紙で発行し、手作業で封入して送付するという大きな負荷がかかっていました。さらに、郵送料の値上げでコスト負担が増えることもあり、環境にも配慮できるペーパーレス化が急務となっていたのです」と、情報管理部 部長 加藤美有紀氏（以下、加藤氏）は発行側の課題を挙げる。

続けて、総務部 経理グループ サブリーダー 中林麻莉絵氏（以下、中林氏）も「毎月平均150 ～ 200 件ほど請求書を受け取っています。その大半が紙のため管理に手間がかかり、過去の請求書を確認する際にも膨大な紙のファイル群から探す必要がありました。しかも複数人での同時作業が難しいため、1 人に業務が集中していたのです。インボイス制度の施行後はインボイス番号を1 枚ずつ確認する新たな手間も発生し、この属人化した煩雑な業務をどうにかしたいという思いがありました」と語る。

 

請求書業務のペーパーレス化、デジタル化に向けて、同協会では各種サービスの比較検討をスタート。発行と受領の両方ができるサービスは限られていたため、選択肢は絞られていった。「業務に最適なサービスを選択するためには、じっくりと打ち合わせを重ねて検討 する必要がありました。その条件を満たしていたのが、ドコモビジネスの『経理・会計業務おたすけパック』だったのです。当協会の業務環境を共有して一緒にパッケージを組み上げ、導入後もサポートしてもらえるところを評価しました」（桑下氏）

経理・会計業務おたすけパックは、インボイス制度の対応に加えて請求書の発行・受領といった経理業務をトータルで効率化できるプランをそろえている。導入前の緊密なヒアリングによる業務に最適なパッケージの選定、初期設定の代行、さらには最適なマニュアルの提供や説明会開催などの使いこなしサポートも充実。しかも導入後には年中無休のサポートデスク、IT 資産管理の代行といった運用業務をサポートするメニューも用意されている。つまり、業務に応じた“ぴったり” なプランを“お得” に導入でき、“使いこなせる” までサポートするオールインワンのソリューションだ。

同協会が経理・会計業務おたすけパックで選定したサービスは、あらゆる請求書をオンラインで受け取り、企業全体の請求書業務を加速するインボイス管理サービス「Bill One」だった。

「まず、お客さまが使いやすい利便性を重視して選定しました。お客さまにBill One ユーザーが多かったことも追い風でした。加えて発行側としては、これまでのようなCSV 変換などの手間がなく、PDF で簡単に請求書をアップロードできるところに魅力を感じました」（加藤氏）

　「ほかのサービスは、紙で送られてきた請求書を手作業でPDF などに変換してデータ化する手間がありました。一方でBill One には代理受領した紙の請求書をデータ化、アップロードしてもらえる代行メニューがありました。すぐに使えそうな分かりやすい画面も好印象でした」（中林氏）

こうして、同協会に経理・会計業務おたすけパックで選定したBill One が一斉導入された。

 

同協会にBill Oneが導入されてから、1年が過ぎようとしている。「そもそもの目的だったインボイス制度への対応に加えて、全体的に請求書の発行・受領業務が効率化されたことで、情報管理部と総務部のメンバーが本来の業務に注力できるようになったことが最大の効果だと感じています」（桑下氏）

発行側のデジタル化はまだ2割程度にとどまっているものの、徐々に業務の負荷が低減され、コスト削減効果が出始めているという。「お客さまからのアンケートでは、デジタル化してくれてよかったという声をいただいています。お客さまにメリットがあるシステムは必ず拡大すると考えており、今後も繰り返しデジタル化の案内をして利用率を高めていく方針です。これにより、さらなる業務効率化や郵送費などのコスト削減効果を目指していきたいと思っています」（加藤氏）

「現在、Bill Oneで受領している請求書は全体の8割ほどで、大半の請求書がデジタルで管理できるようになりました。それにより業務のシェアがしやすくなり、個人の負担が軽減されています。しかも、適格請求書に必要な条件をすべてBill One上で自動判定してくれるため、これまで時間がかかっていた確認作業も軽減されましたね」（中林氏）

最後に、経理・会計業務おたすけパックの総合評価を桑下氏に聞いてみた。「ドコモビジネスが主導権を持って定期的に打ち合わせを設定し、課題を解決する議論を進めていただけたことは、当協会としてありがたかったです。おかげで最適なサービスが導入でき、請求書業務のデジタル化が実現できました。とはいえ今回のデジタル化は氷山の一角で、まだまだ協会内には紙ベース、Excelベースのバックオフィス業務が多くあるため、今後もドコモビジネスに協力していただきながらペーパーレス化を進めたいと考えています」