社会福祉法人 ことの海会さま

急務の課題だった請求業務を「WinActor」によって自動化できたことは大きな成果でした。これまで、月初に集中していた膨大な請求業務を総務課の担当職員10名が専用ソフトに手入力するという膨大な作業を行っていましたが、「WinActor」では、元となるデータを各施設の職員がそれぞれエクセルに入れ込むだけで、自動で請求業務の専用ソフトに入力できるようになりました。このおかげで年間550時間もの業務が削減され、担当者の負担が大幅に減っただけでなく、繁忙期にも余裕をもって業務にのぞめるようになりました。自動化のシナリオ作りに関しても、「WinActor」は完全日本語対応でメニューも見やすく、作り込みがしやすかったのでとても助かりました。シナリオ作りの担当者はプログラミングの知識がまったくなかったのですが、困ったらいつでも電話やメール・デスクトップ共有などの遠隔で技術相談ができるというサポート体制が整っていたことは心強く、スムーズな運用へとつながりました。

また、その後、ドコモから「Streamline」を組み合わせた活用方法の提案を受け、承認と決裁が必要な稟議書の電子化も実現しました。当会では、それまで、手書きの休暇申請や決裁が必要な支出申請などの書類を紙で回覧していたのですが、「Streamline」で申請内容をデータ化し、各々のタブレットで「見える化」したことで決裁までのスピードが格段に上がりました。これまで2週間かかっていた稟議書の申請が3～4日で決裁できるようになり、全体の3分の2のペーパーレス化も実現できました。

職員たちからの評価も上々で、これを機に業務の関連性をより深めるため職員が利用している業務用のスマートフォンをすべてドコモに切り替えました。今後はさらにシナリオ作りができる人材を育て、「GoogleWorkspace」と「WinActor」を連携させて会計経理業務を処理していくなど活用の幅を広げることで、より利用者の方々への直接的なサポートにあたることができる環境を整備し、地域の方々に必要とされる法人経営に繋げていきたいと考えています。