大分合同新聞社さま

「Google Workspace」の導入によって、まず個人との連絡が容易になり、どこからでもメールの確認や情報共有ができる、スマートフォンでテザリングすれば出社しなくても業務が行えるといった、大幅な業務効率の改善を実現できました。産休中の社員が会社の情報に触れることで距離を感じずに済むといった効果も見られます。また、導入がコロナ禍以前だったことから、テレワークやオンライン会議もスムーズに実践できました。

各部署の働き方改革も進んでいます。人事・総務部では、電話と書面で管理していた会議室や備品の予約管理業務を「Google スプレッドシート」と「Google カレンダー」で大幅に効率化しました。社内外に向けたアンケートも、「Google フォーム」で簡単に収集できるようになっています。

勤怠管理も効率化しています。出社とテレワークが混在し、取材による頻繁な外出がある状況でも、「Google Chat」で情報共有を常に行うことで、今、誰が、どのように働いているのか簡単に把握できるようになりました。

人事においても、採用の面接や試験をオンライン化して移動の手間を減らした結果、辞退者が減少。筆記試験では「Google ドキュメント」を使って解答を書き込む様子を把握できるようにし、公正な試験を実施できました。

紙面づくりの効率化も大いに進みました。「大刷り」と呼ばれる完成直前の試し刷りの確認は、これまでは出力した大刷りをデスクに手渡しし、デスクがスマートフォンで撮影したものをグループチャットで共有していたのですが、大刷りのPDFデータを自動的に「Google ドライブ」で共有するシステムを構築。フローの簡素化、迅速化とともに、ペーパーレス化や非接触運用といった効果も得ることができました。また、本紙に折り込んで配達される「GX PRESS」は「Google Workspace」導入後に創刊した媒体です。最初から「Google Workspace」の利用を前提としたフローで運用されており、テレワークや分散勤務が当然の環境で制作されているため、会議室に全員集合するような会議は、おそらく一度も開催されていません。
ドコモには、導入から運用までの課程で、親身になって相談に乗っていただき、おかげで当社では現在も各部署で着々と働き方改革が進んでいます。今後も「Google Workspace」の機能をすべて使い切るくらいの情熱を持って、改革に臨みたいと思っています。