大学職員の業務負担が増加傾向にある中で必要な業務効率化
公開日:2024/1/29
大学職員が対応しなければならない業務は多岐にわたります。例えば、学生の履修状況の管理や奨学金の処理、職業支援なども業務の一環です。また、国際交流の推進や教職員の採用・異動などの人事業務も行わなければなりません。
このように、業務範囲が広いことに加えて、近年は従来に比べてさらに業務負担が増加傾向にあるといわれています。実際に、なぜ業務が増えているのか知りたいという方も多いのではないでしょうか?
本記事では、大学職員の業務負担が増加傾向にある理由やそれに伴うリスク、業務効率化の具体的な方法について解説します。
大学職員の業務負担が増加傾向にある理由とは?
現在、大学職員の業務負担が増加している理由は、新型コロナウイルスの感染症拡大です。
東京大学教育学研究科の大学経営・政策研究センターが2021年2月に『第2回全国大学事務職員調査の大学事務組織の現状と将来』という調査を発表しました。その中のコロナ禍の影響についての調査では、コロナ禍を契機に業務量が増えたかという問いに27.6%が『とてもあてはまる』、37.8%が『あてはまる』と回答しています。つまり、6割以上の職員が新型コロナウイルス感染症拡大によって業務負担が増加したと感じており、コロナ禍が業務負担の増加につながっている可能性が高いことが明らかになりました。
一方、同調査で業務の効率化が進んだかという問いに対して『とても当てはまる』と回答した人はたったの5.4%という結果になっています。逆に、『あまりあてはまらない』が49.6%、『あてはまらない』が13.3%となっており、回答者の半数以上は大学の業務効率化が進んでいないと感じていることになります。
この調査の結果からもわかるように、コロナ禍によって大学職員の業務負担が増加する一方で業務効率化は進まず、職場環境が良好な状態になっていないことが理解できるでしょう。
出典:『第2回全国大学事務職員調査の大学事務組織の現状と将来』
大学職員の業務過多によるリスク
大学職員が業務過多に陥るとさまざまなリスクが発生する恐れがあります。ここでは、考えられるリスクを3つご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
生産性の低下
1つ目は、生産性の低下です。
大人が集中力を持続させられる時間は約15分といわれています。このように、集中力には限界があるため、業務過多に陥っていると集中力を継続できなくなり、注意散漫になってしまう可能性が高いです。この結果、生産性の低下が懸念されます。
生産性が低下すると同じ時間を使っても達成できる作業が少なくなるため、進捗率が悪くなりやすいです。また、残業しなければならない大学職員が増えるため、大学側の人件費は増大する可能性があるでしょう。
事故やミスが多くなる
2つ目は、事故やミスが多くなるという点です。
大学職員が業務過多に陥ると集中力の低下や疲労から事故やミスが多くなります。業務上のミスは周囲に迷惑をかけることも少なくありません。また、もう一度作業を見直さなければならなくなるなど非常に作業効率が悪くなります。
業務過多によって大学職員が事故を起こしてしまうと、その職員の命が危険に晒されます。また、大学側はその事故に対して責任を取らなければなりませんので、大学の信頼低下にもつながる可能性があるでしょう。
離職者や退職者が増加する
3つ目は、離職者や退職者が増加するという点です。
現在は、少子高齢化などにより人材不足という課題を抱えているところは少なくありません。それに加えて、業務過多に陥っていると離職者や退職者が増加するため、さらに拍車がかかる可能性があります。
業務過多に陥っている大学で離職者や退職者が増えると、残された大学職員はさらに業務負担が増大し、非常に悪循環となります。大学の存続すら危うくなる可能性もあるため、早急に解決する必要があるでしょう。
大学の業務効率化を実現するための7つの方法
このようなリスクを軽減するために、大学側は業務効率化を図り、大学職員の負担を軽減する取り組みを行わなければなりません。この見出しでは、大学の業務効率化を実現する具体的な方法をいくつかご紹介します。
オンライン授業の導入
1つ目は、オンライン授業の導入です。
オンライン授業を導入することで、講義を実施ためのスペースの確保を行う必要がなかったり、そこまで足を通うために必要な移動時間が削減できたりします。そのため、業務効率化を推進できる可能性があるでしょう。
オンライン授業は、ZoomなどのWeb会議システムを利用するのが一般的です。PCやスマホで授業を受けられるので、学生側にも多くのメリットがあります。
ウェビナーの導入
2つ目は、ウェビナーの導入です。
ウェビナーとは、インターネット回線とWebを利用して実施されるセミナーを意味します。ウェブとセミナーを合わせた造語です。
リアルタイム配信や録画配信が可能になるため、収録した講義を再利用することもできます。また、時間や場所に関係なく講義を行うことができるため、業務効率化の実現が可能です。
学習管理システムの導入
3つ目は、学習管理システムの導入です。
学習管理システムとは、学習の進捗や成績などを管理するためのシステムを意味します。大学組織全体の学習効果を高めるだけでなく、大学職員の業務効率化にもつながるため、非常に便利です。
出欠確認の効率化
4つ目は、出欠確認の効率化です。
大学によって出欠確認の方法はさまざまですが、一般的なものとして出席カードやICカード、オンラインなどが挙げられます。出欠確認は講義の度に行われるため、効率化させることで、業務負担を軽減することが可能です。
具体的に出欠確認を効率化する方法は、オンライン化です。オンライン化にすることで、出席カードの回収が不要になったり、発行・廃止作業が簡略化されたりするので、業務効率化を図れます。例えば、SmartMeなどの身分証サービスを利用することで、提供されるAPIを活用して開発することも可能です。出欠確認のオンライン化は大幅な業務効率化につながるので、活用している大学も少なくありません。
学生証の発行・廃止業務を効率化する
5つ目は、学生証の発行・廃止業務の効率化です。
学生証は、新年度にすべての学生へ発行しなければなりません。また、紛失してしまった学生がいるときは再発行の手続きを行う必要があるため、負担の多い作業のひとつです。そのため、これらの作業を効率化することで、大学の業務効率化につながる可能性もあります。
学生証の発行や廃止業務を効率化させるためには、学生証のデジタル化がおすすめです。例えば、SmartMeなどの身分証サービスを利用してWeb上で学生証を発行・廃止できるようにすれば、負担が大幅に軽減されます。特に、紙で学生証を運用している大学などは検討するのがおすすめです。
予約管理システムの導入
6つ目は、予約管理システムの導入です。
予約管理システムを導入すれば、オンライン上で予約の受付や管理ができるようになります。例えば、オープンキャンパスの参加受付などさまざまなイベント開催時に活用することが可能です。実際に、新型コロナウイルス感染症拡大による影響でイベントの人数制限を設けるために予約管理システムを導入している大学が多いです。
チャットボット導入によるカスタマーサポート業務の負担軽減
7つ目は、チャットボットの導入です。
チャットボットを導入することによってカスタマーサポート業務の負担が大幅に軽減されます。これにより、大学職員はほかの業務に集中することができるようになるので、大学の業務効率化につながるでしょう。
まとめ
今回は、大学職員の業務負担が増加傾向にある原因や業務効率化を図るための具体的な方法について解説しました。大学職員は新型コロナウイルス感染症拡大による影響でオンライン授業などを導入しなければならなくなり、それに伴い業務負担が増加しているところが多くなっています。しかし、学生証のデジタル化や予約管理システムの導入などによって業務効率化を図ることもできるので、業務負担に課題を抱えている企業は、ぜひ導入を検討してみてください。
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